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Steuern als Freiberufler
Praxistipps und Informationen für Freelancer zur Besteuerung
Brauchen Freelancer eine Steuerberatung? Was passiert bei einer Betriebsprüfung? Was kann alles von der Steuer abgesetzt werden? Zahlreiche Tipps rund um das Thema "Steuern" erhalten Sie in diesem Beitrag.
Für Freelancer sind Steuern ein Alltagsthema. Wer sein Geld als Arbeitnehmer verdient, denkt nur dann an das Thema, wenn die Einkommensteuererklärung ansteht. Für einen Freelancer ist das Finanzamt ständig präsent.
Belege sammeln, vorschriftsmäßige Rechnungen schreiben, bei Anschaffungen an die Abschreibung denken: das sind nur einige der Beispiele dafür, dass beim Freelancer Steuern den Geschäftsalltag prägen. Selbstständigkeit bedeutet, Unternehmer zu sein: Ertragspotenziale nutzen, während Sie Kosten auf das optimale Minimum senken. Und einer der Haupt-Kostenfaktoren für einen Freelancer in Deutschland sind die Steuern.
In vielen Fällen ist es sinnvoll, sich bei Buchhaltung und Steuern von einem Steuerberater unterstützen zu lassen. Andererseits ist es für viele Selbstständige kein Problem, die Steuern als Freiberufler selbstständig zu bewältigen. Es hängt von der individuellen Situation ab, ob ein Steuerberater sinnvoll ist.
Freelancer und Steuern: im Zentrum stehen die Ertragsteuern
Am wichtigsten unter den Steuern für Freelancer sind drei Steuerarten: die Einkommensteuer oder Körperschaftssteuer, die Umsatzsteuer sowie – bei Gewerbetreibenden, nicht bei Freiberuflern – die Gewerbesteuer. Diese Steuerarten gehören allesamt zu den Ertragssteuern: sie betreffen bei Unternehmen und Freelancern die Besteuerung des wirtschaftlichen Ergebnisses.
Freelancer und Finanzamt: Das gilt für die Registrierung und Anmeldung
- Wer als Freelancer in einem freien Beruf startet, muss sich beim Finanzamt anmelden und dessen Erfassungsbogen ausfüllen. Gründen Sie als Freelancer ein Gewerbe, machen Sie die entsprechenden Angaben im Rahmen der Gewerbeanmeldung.
- Zur Unterscheidung zwischen Gewerbe und freiem Beruf, und damit der richtigen Anmeldung: Ist meine selbstständige Tätigkeit ein freier Beruf?
- Die reguläre Steuernummer für das Unternehmen teilt das zuständige Finanzamt Selbstständigen nach der Anmeldung von sich aus zu. Umsatzsteuerpflichtige Freelancer müssen beim Bundeszentralamt für Steuern zusätzlich eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer beantragen, kurz USt-IdNr.
Steuererklärungen und Fristen
Zum Thema Steuern als Freiberufler gehört auch, die vorgeschriebenen Steuererklärungen und Steueranmeldungen rechtzeitig abzugeben.
- Das Finanzamt erwartet von Freelancern zur Besteuerung in jedem Fall eine Einkommensteuererklärung. Diese muss grundsätzlich bis Ende Juli des Folgejahrs, für Freelancer mit Steuerberater bis Ende April des Folge-Folgejahrs abgegeben werden. Zudem setzt das Finanzamt quartalsweise Einkommensteuer-Vorauszahlungen fest, die man ebenfalls nicht versäumen darf.
- Wer umsatzsteuerpflichtig ist, muss jedes Jahr eine Umsatzsteuer-Jahreserklärung abgeben, und unterjährig zusätzlich Umsatzsteuer-Voranmeldungen. Diese sind grundsätzlich quartalsweise fällig, bei einer jährlichen Umsatzsteuerlast von mehr als 7.500 Euro monatlich. Lag die Vorjahressteuer unter 1.000 Euro, kann die Pflicht zur Umsatzsteuer ganz erlassen werden.
- Auf Antrag wird die Abgabefrist für Umsatzsteuer-Voranmeldungen dauerhaft verlängert
- Das Finanzamt ist ein ungeduldiger Gläubiger. Wer als Freelancer die Steuern nicht rechtzeitig bezahlt, muss mit empfindlichen Säumniszuschlägen rechnen. Werden die Steuern gar nicht abgeführt, kommt es schnell zur Pfändung. Deshalb ist es ein wichtiger Steuertipp für Freelancer, von vornherein Steuerrücklagen zu bilden und Steuernachzahlungen nach Möglichkeit zu vermeiden.
Betriebsausgaben vom Gewinn absetzen: so verringern Freelancer Steuern
Grundsätzlich verringern sich bei einem Freelancer die Abgaben, wenn die Anschaffungen im Rahmen der Selbstständigkeit getätigt werden,. Sie stellen im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben Betriebsausgaben dar, die den Gewinn und damit die Einkommensteuern verringern.
- Vom Büromaterial bis zur großen Maschine: damit Betriebsausgaben die Steuern als Freiberufler senken, müssen sie durch eine Quittung oder Rechnung nachgewiesen werden.
- Für die Bewirtung von Kunden und Geschäftspartnern gelten besondere Regeln. Für den Betriebskostenabzug ist ein Bewirtungsbeleg erforderlich.
- Zu den Betriebskosten zählen auch die Kosten, die ein Geschäftswagen verursacht. Allerdings muss gleichzeitig der geldwerte Vorteil durch die Privatfahrten versteuert werden. Dazu gibt es zwei Alternativen: Das Fahrtenbuch oder 1-Prozent-Regelung.
- Ein Büro in der Wohnung – oder gar ein Laden oder eine Büroetage im Haus – sorgen ebenfalls für absetzbare Betriebsausgaben. Auch dafür gelten besondere Vorschriften: Wie Freiberufler Arbeitszimmer und häusliche Betriebsstätten absetzen.
- Gerade Freelancer nutzen für ihre Selbstständigkeit häufig Möbel, IT-Geräte und andere Dinge aus dem Privateigentum. Die Übernahme ins Betriebsvermögen führt zu einer Abzugsmöglichkeit.
- Zu den besten Steuertipps für Freelancer gehört der Investitionsabzugsbetrag in Kombination mit der Sonderabschreibung: Wenn ein Freelancer in einem der drei Folgejahre IT-Geräte, eine Maschine oder andere Investitionsgüter des Anlagevermögens anschaffen möchte, kann er sie bereits in der Steuererklärung fürs laufende Jahr zur Hälfte vom Gewinn abziehen. Im Jahr der Anschaffung oder einem der vier Folgejahre dürfen Sie zudem 40 Prozent der Kosten als Sonderabschreibung ansetzen.
Freelancer und Versteuerung: Buchführung und Aufzeichnungen
Voraussetzung für eine fehlerfreie Steuererklärung als Freelancer ist eine korrekte Buchführung.
- Bei Freiberuflern genügt eine Einnahme-Überschussrechnung. Das gehört zu den Vergünstigungen bei den Steuern als Freiberufler. Die EÜR reicht auch bei Freelancern mit Gewerbe, solange der Jahresumsatz maximal 800.000 Euro oder deren Jahresgewinn höchstens 80.000 Euro beträgt. Die Einnahme-Überschuss-Rechnung ist nicht sehr aufwendig.
- Bei einer Kapitalgesellschaft und bei Kaufleuten gilt Bilanzpflicht. Sie umfasst auch andere gewerbetreibende Einzelselbstständige, deren Jahresumsatz über 800.000 Euro oder deren Jahresgewinn über 80.000 Euro liegt. In diesem Fall ist doppelte Buchführung Pflicht, außerdem muss man dem Finanzamt als Teil des Jahresabschlusses eine vollständige Bilanz einreichen: Buchführungspflicht bei Einzelunternehmen: Wer muss doppelte Buchführung betreiben und eine Bilanz erstellen?
- In beiden Fällen erwartet das Finanzamt, dass sämtliche Geschäftsvorgänge durch Belege wie Quittungen und Rechnungen nachgewiesen werden können. Wenn im Einzelfall ein Beleg fehlt, darf man sich mit einem Eigenbeleg behelfen. Zur Regel sollte das jedoch nicht werden.
- Damit das Finanzamt die Steuererklärung anerkennt, muss die Buchführung zunächst einmal den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form“ genügen. Das ist einer der Aspekte, auf den Betriebsprüfer achten. Bei nicht ordnungsgemäßer Buchführung droht ein Schätzung des Betrags an Steuern, die der Freiberufler zu bezahlen hat. Das ist nur einer der Punkte, die bei einer Betriebsprüfung im Fokus stehen.
Fragen und Antworten zu Steuern als Freiberufler
Freelancer – ab wann zahle ich Steuern?
Das hängt vom Einzelfall ab. Grundsätzlich bleibt das Existenzminimum einkommensteuerfrei. Das gilt auch bei der Besteuerung als Freelancer. Dieser Grundfreibetrag soll 2024 auf 11.784 Euro steigen.
Welche Steuern muss ich als Freelancer zahlen?
Abhängig von Umsatz und Gewinn schulden Freelancer dem Finanzamt grundsätzlich Einkommensteuer, Umsatzsteuer und falls statt eines freien Berufs ein Gewerbe ausgeübt wird, auch Gewerbesteuer.
Wie viel darf man als Freelancer steuerfrei verdienen?
Der Grundfreibetrag für die Einkommensteuer soll 2024 auf 11.784 Euro erhöht werden. Er gilt auch für die Steuern als Freelancer. Dazu kommen je nach individueller Situation weitere Freibeträge, zum Beispiel der Kinderfreibetrag.
Was muss ich als Freiberufler beim Finanzamt angeben?
Das Finanzamt erwartet eine korrekte Einkommensteuererklärung. In der Regel ist bei Freelancern in Deutschland für die Steuer die Anlage EÜR auszufüllen. Darin sind neben allen Betriebskosten auch sämtliche Umsätze und Einnahmen anzugeben.