Was ist eine Gutschrift? Worauf muss ich beim Gutschriftsverfahren achten?

Was heißt Gutschrift eigentlich? Und was ist das Gutschriftsverfahren?

Es gibt viele Missverständnisse zum Gutschriftsverfahren. Einer der Gründe ist eine Begriffsverwirrung, denn die Antwort auf die Frage „Was heißt Gutschrift?“ hängt vom Kontext ab. Das sorgt besonders dann für Missverständnisse, wenn Wendungen wie „Gutschrift zur Rechnung“ auftauchen.

• Zum einen gibt es die Abrechnungsgutschrift: damit ist eine umgekehrte Rechnung gemeint. Der Empfänger der Lieferung oder der Dienstleistung, der den Rechnungsbetrag bezahlen muss, stellt darüber eine Gutschrift an den Lieferanten oder Dienstleister aus, der die Zahlung erhält. Die Gutschrift hat für die Buchhaltung und gegenüber dem Finanzamt dieselbe Belegfunktion wie eine Rechnung.
• Zweitens wird im Geschäftsalltag der Begriff der kaufmännischen Gutschrift als Synonym für Korrekturgutschriften oder Stornorechnungen verwendet: durch eine „Gutschrift“ in diesem Sinn wird eine Forderung oder Rechnung verringert oder auf null reduziert. In diesem Sinne wird die Gutschrift zum Beispiel zur Korrektur einer irrtümlich überhöhten Rechnung eingesetzt, oder um nach einer erfolgreichen Reklamation den Verkaufspreis zu mindern. Sie drückt aus, dass man den Betrag der Gutschrift von der Rechnung abziehen möchte.

Der Unterschied zwischen Gutschrift und Rechnung liegt (bezogen auf die Abrechnungsgutschrift) gewissermaßen in der Ausstellungsrichtung: Anstatt dass der Auftragnehmer oder Lieferant eine Rechnung als Beleg für seine Forderung ausstellt, erhält er vom Empfänger der Waren beziehungsweise dem Auftraggeber einen Gutschriftsbeleg.

Die Verwendung des Begriffs Gutschrift als Synonym für Stornorechnungen ist verbreitet, aber nicht ganz korrekt. Er führt dazu, dass der Unterschied zwischen Storno und Gutschrift unklar wird und es damit leicht zu Missverständnissen kommt.

Um weitere Unklarheiten auszuschließen: Manchmal wird von einer Bankgutschrift gesprochen. Damit ist ein Betrag gemeint, denn die Bank einem Konto als Guthaben dazurechnet, zum Beispiel nach Eingang eines Rechnungsbetrags.

Die Abrechnungsgutschrift: Selten, aber sehr praktisch!

Beginnen wir mit der in § 14 Abs. 4 Nr. 10 UStG vorgesehenen Gutschrift als Rechnungsersatz, die auch als Abrechnungsgutschrift oder „Rechnung mit vertauschten Rollen“ bezeichnet wird:

• Nachdem die Leistung erbracht ist, stellt der Leistungsempfänger (= Kunde!) eine Gutschrift aus,
• schickt sie an den Leistungserbringer (= Auftragnehmer) und
• bezahlt den in der Gutschrift eigenhändig ermittelten Rechnungsbetrag – inklusive Umsatzsteueranteil. 

Der Gutschrift-Aussteller darf die enthaltene Umsatzsteuer bei der nächsten Umsatzsteuervoranmeldung als Vorsteuer geltend machen. Der Gutschrifts-Empfänger muss die Umsatzsteuereinnahme ans Finanzamt melden und abführen.

Gutschriftsverfahren: Vorteile und Nachteile im Überblick

Das Gutschriftsverfahren hat Vorteile, etwa für größere Unternehmen, die mit vielen freien Mitarbeitern zu tun haben und dabei nach festen Einheiten abrechnen, wie Stunden, Seiten oder Stücke. Sie stellen mit einer Gutschrift zum Beispiel sicher, dass ihre Rechnungsdokumente den Umsatzsteuervorschriften entsprechen. Der Aufwand für die Rechnungsprüfung und das Einscannen von Papierrechnungen entfällt. Stattdessen können die Gutschriften intern direkt verarbeitet werden und sind genau an die eigene Buchhaltungssoftware angepasst.

Dagegen kann das Gutschriftsverfahren Nachteile aus Sicht des Gutschriftempfängers haben. Er kann die Rechnungsangaben und die Höhe der Beträge nicht steuern, deshalb muss er den Gutschriftsbeleg genau kontrollieren und bei Fehlern widersprechen. Gleichzeitig muss der Aussteller der Gutschrift sich auf die Angaben des Auftragnehmers etwa zur Umsatzsteuerpflicht oder zum Kleinunternehmerstatus verlassen. Deshalb erfordert das Gutschriftsverfahren ein angemessenes

Voraussetzungen und Pflichtangaben bei Gutschriften

Damit das Finanzamt Rechnungen mit vertauschten Rollen akzeptiert, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

• Die Gutschrift muss sämtliche Rechnungspflichtangaben des § 14 Abs. 4 UStG sowie § 14a UStG enthalten 
• Alle Beteiligten müssen mit dem Verfahren einverstanden sein

Gutschrift und Umsatzsteuer

Das Umsatzsteuergesetz erlaubt ausdrücklich das Ersetzen der Rechnung durch die Gutschrift (§ 14 Abs. 2 UStG). Damit der Lieferant oder Dienstleister seine Umsatzsteuerpflicht erfüllt und der Auftraggeber sich die Vorsteuer erstatten lassen kann, müssen jedoch alle für eine Rechnung erforderlichen Pflichtangaben in der Gutschrift enthalten sein: die Bezeichnung als „Gutschrift“, das Gutschriftsdatum, eine fortlaufende Gutschriftsnummer (entspricht der Rechnungsnummer), der vollständige Name von Auftragnehmer und Auftraggeber, die Anschrift von beiden, Steuernummer oder UStID des Auftragnehmers, Menge und Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder Art und Umfang der Dienstleistung, das Liefer- oder Leistungsdatum, die anfallenden Umsatzsteuersätze sowie Netto- und Bruttobeträge samt Umsatzsteuerbetrag, alternativ ein Hinweis auf die Steuerbefreiung oder auf die Steuerschuld der Auftraggebers. 

Wichtig: Der Leistungsempfänger (= Gutschrift-Aussteller) darf nur dann in der Gutschrift Mehrwertsteuer ausweisen, wenn der Leistungserbringer (= Gutschrift-Empfänger) Mehrwertsteuer beziehungsweise Umsatzsteuer in Rechnung stellen darf, also nicht etwa Kleinunternehmer ist. Die Antwort auf die Frage „Gutschrift mit oder ohne MWSt?“ hängt davon ab, wie es bei Ausstellung einer Rechnung wäre. 

Der Leistungserbringer (= Gutschrift-Empfänger) meldet den Umsatzsteuerbetrag der Gutschrift per Umsatzsteuervoranmeldung ans Finanzamt. Bei Umsatzsteuerpflicht muss man bei einer Gutschrift die Umsatzsteuer abführen, und zwar unaufgefordert, genauso wie bei selbst ausgestellten Rechnungen.

Falls der Leistungserbringer der in der Gutschrift enthaltenen Umsatzsteuer oder einem anderen Gutschriftbestandteil widerspricht, wird die Gutschrift ungültig. Versäumt es der Dienstleister beziehungsweise Auftragnehmer, einem fehlerhaften Umsatzsteueranteil zu widersprechen, muss er ihn trotz Umsatzsteuerfreiheit ans Finanzamt abführen. Das gilt selbst dann, wenn er etwa als umsatzsteuerlicher Kleinunternehmer gar keine Umsatzsteuer ausweisen darf.

Weitere Informationen finden Sie im Beitrag „Wichtige Steuern für Freiberufler: die Umsatzsteuer“.

Die kaufmännische Korrektur-Gutschrift

Auch wenn Abrechnungsgutschriften die eigentliche Bedeutung des Begriffs darstellen: Nach wie vor wird unter Gutschrift im Geschäftsleben oft die kaufmännische Korrektur-Gutschrift verstanden, die dazu dient, fehlerhafte Rechnungen zu korrigieren. 

Zwar hat das Bundesfinanzministerium bereits 2013 in einem BMF-Schreiben klargestellt, dass die rechtlich unzutreffende Bezeichnung „Gutschrift“ für Korrekturgutschriften beziehungsweise Stornorechnungen noch kein Anhaltspunkt für einen unzutreffenden Steuerausweis im Sinne des § 14c UStG darstellt. Trotzdem: Wählen Sie bei Rechnungskorrekturen lieber die Überschrift „Korrekturgutschrift“ oder „Storno-Rechnung“, um Missverständnisse bei Kunden und Finanzamtsprüfern von vornherein zu vermeiden

In § 31 Abs. 5 UStDV finden sich die wichtigsten Vorschriften über Rechnungskorrekturen: Eine Rechnung kann beziehungsweise muss demnach berichtigt werden, wenn 

• in der Ursprungsrechnung nicht alle Pflichtangaben enthalten oder
• die Angaben in der Rechnung unzutreffend sind.

Besondere Formvorschriften gibt es nicht: Grundsätzlich genügt es, fehlende Informationen zu ergänzen oder unzutreffende Angaben zu korrigieren. Allerdings darf nur der Rechnungsaussteller nachträgliche Änderungen an Rechnungen vornehmen. Das gilt selbst dann, wenn der Leistungsempfänger die Abrechnung übernommen hat. Die Korrektur einer Abrechnungsgutschrift muss also der Empfänger dieser Gutschrift vornehmen.

Erst Korrekturgutschrift, dann neue Rechnung!

Sofern die Angaben „leicht und eindeutig nachprüfbar“ sind, darf eine Rechnung durchaus aus mehreren verschiedenen Dokumenten bestehen – darunter auch Korrekturbelege. Da Einzelkorrekturen jedoch zu teuren Fehlern führen können, empfiehlt es sich, Korrekturen in zwei „saubere“ Einzelschritte aufzuteilen:

• Zunächst erzeugen Sie eine „Korrekturgutschrift“ oder „Storno-Rechnung“, in der sämtliche Positionen der Originalrechnung enthalten sind – aber mit negativem Vorzeichen.
• Danach erstellen Sie eine völlig neue Rechnung mit einer neuen Rechnungsnummer und den vollständigen und richtigen Angaben aus.

Anschließend schicken Sie beide Dokumente an Ihren Kunden. Besondere Formvorschriften für Rechnungskorrekturen gibt es nicht. 

Fragen und Antworten zum Thema Gutschrift