Experten und Freelancer der Bereiche IT, Engineering und Life Science vermitteln wir ab sofort unter unserer Spezialisierung Randstad Professional.
Mehr Informationen
E-Rechnung Freiberufler: Tipps zur E-Rechnungspflicht
Seit 2025 ändert sich die Art und Weise, wie Selbstständige und Unternehmen Rechnungen schreiben und empfangen, grundlegend. Die E-Rechnung ist weit mehr als eine gesetzliche Vorgabe – sie ist eine Chance für Freiberufler, ihre Abrechnungsprozesse zu digitalisieren.
In Deutschland wird die Pflicht zur elektronischen Rechnung in mehreren Phasen eingeführt. Zunächst betrifft die Pflicht nur den Rechnungseingang. Bisher besagt die Vorschrift, dass eine elektronische Rechnung von Freiberuflern akzeptiert und verarbeitet werden können muss. Der verpflichtende Versand eigener E-Rechnungen tritt stufenweise in Kraft. Für manche Selbstständige bleibt das Erstellen von E-Rechnungen bis Ende 2027 freiwillig, für andere sogar dauerhaft.
Wichtig: Nicht jedes elektronische Rechnungsdokument ist eine E-Rechnung im Sinne des Umsatzsteuerrechts. Die klassische PDF-Rechnung ist damit nicht gemeint, ebenso wenig wie ein Rechnungsdokument in Form einer Word- oder Excel-Datei.
Einführung der E-Rechnung für Freiberufler und andere Selbstständige
Schon seit Jahresbeginn 2025 werden in Deutschland die von der EU beschlossenen Vorgaben zur elektronischen Rechnung umgesetzt. Die Einführung der E-Rechnung soll es einfacher machen, die Umsatzsteuerpflicht zu kontrollieren und die Umsatzsteuer einzuziehen. Die Regelung steht im Umsatzsteuergesetz (§ 14 UStG). Dort findet man auch die befristeten Übergangsvorschriften (§ 27 Abs. 38 UStG).
Die Pflicht zur E-Rechnung gilt generell nur für Umsätze, die nicht umsatzsteuerfrei nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG sind.
Der Versand einer elektronischen Rechnung ist für Freiberufler freiwillig, wenn sie:
- ausnahmslos umsatzsteuerfreie Lieferungen oder Leistungen erbringen, denn die Pflicht zur elektronischen Rechnung beschränkt sich auf umsatzsteuerpflichtige Umsätze
- nur Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto erstellen, diese sind von der E-Rechnungspflicht ausgenommen
- ausschließlich Verbraucher als Kunden haben, denn die E-Rechnungspflicht besteht nur zwischen Unternehmen (B2B)
- umsatzsteuerliche Kleinunternehmer sind, denn für diese Gruppe gilt eine dauerhafte Ausnahmeregelung.
Beachten Sie als Kleinunternehmer jedoch: Bei Aufträgen für öffentliche Auftraggeber kann eine E-Rechnungspflicht aufgrund gesonderter Verordnungen bereits jetzt bestehen.
In jedem Fall müssen Selbstständige jedoch die E-Rechnungen anderer Unternehmen akzeptieren. Das gilt selbst für Kleinunternehmer oder Teilzeit-Selbstständige.
Hintergrundwissen: Rechnung schreiben
Lesen Sie, wie Freelancer korrekte Rechnungen stellen und welche Pflichtangaben bei der Rechnungserstellung beachtet werden müssen. Erfahren Sie mehr zu den Regeln für Gutschriften und Kleinbetragsrechnungen.
Eine PDF-Rechnung ist keine elektronische Rechnung! Freiberufler sollten den Unterschied kennen.
Ein wichtiger Punkt bei der E-Rechnung, den Freelancer verstehen sollten, betrifft die zulässigen Formate. Längst nicht jede digitale Rechnungsdatei ist eine E-Rechnung gemäß der Gesetzesvorschriften. Als E-Rechnung im Sinne des Umsatzsteuergesetzes zählen nur strukturierte elektronische Formate, die der Norm EN 16931 entsprechen.
Rechnungen in Form einer reinen PDF-, Word- oder Excel-Datei oder einer E-Mail sind keine E-Rechnung, trotz des digitalen Formats. Alle diese Formate fasst das Gesetz mit Rechnungsdokumenten auf Papier unter der Bezeichnung „sonstige Rechnung“ zusammen. Es gibt also aus rechtlicher Sicht nur noch zwei Kategorien:
- Elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) deren Format die Anforderungen der EN 16931 erfüllen
- Sonstige Rechnungen – darunter werden alle anderen Möglichkeiten der Rechnungsstellung zusammengefasst – etwa auf Papier oder als reine PDF-Datei
Gängige E-Rechnungsformate: XRechnung und ZUGFeRD
Die technischen Anforderungen an eine E-Rechnung sind offen formuliert. Es gibt keine feste Liste erlaubter Formate. In der Praxis sind in Deutschland jedoch vor allem zwei E-Rechnungstypen üblich:
XRechnung
XRechnung ist ein reines XML-Datenformat. Um eine E-Rechnung in diesem Format lesen zu können, benötigt man eine entsprechende Software. Öffentlich-rechtliche Auftraggeber wie Behörden erwarten XRechnungen.
ZUGFeRD
ZUGFeRD ist ein Hybrid-Format. Es kombiniert in einer Datei den XML-Code der E-Rechnung mit einer PDF-Rechnung. Das hat den Vorteil, dass Menschen problemlos die Rechnung betrachten können. Sie benötigen nur einen PDF-Reader oder Browser. Gleichzeitig können Programme zur Rechnungsverwaltung direkt die strukturierten XML-Daten verarbeiten.
Beachten Sie bei hybriden eRechnungen: Steuerlich ausschlaggebend sind stets die Rechnungsinformationen im maschinenlesbaren XML-Teil. Ergeben sich Abweichungen zu den Angaben im PDF-Teil, trägt der Anwender das Risiko.
Weitere EU-Formate
E-Rechnungsformate aus anderen EU-Ländern entsprechen ebenfalls der EU-Norm, sind in Deutschland aber weniger verbreitet. Factur-X ist ein in Frankreich verbreitetes E-Rechnungsformat. FatturaPA stammt aus Italien und FacturaE aus Spanien.
E-Rechnungspflicht: Welche Freiberufler und Selbstständigen sind betroffen, welche nicht?
Unter bestimmten Voraussetzungen müssen Unternehmen und Selbstständige noch keine E-Rechnungen ausstellen. Sie können erst einmal weiterhin Rechnungen im PDF-Format oder auf Papier verschicken.
- Die E-Rechnungspflicht gilt nur im Inland. Bei Rechnungsadressaten im Ausland sind die deutschen Vorschriften nicht einschlägig.
- Außerdem betrifft sie nur Rechnungen im B2B-Bereich, das heißt zwischen Unternehmen beziehungsweise Selbstständigen. An Privatleute müssen keine eRechnungen ausgestellt werden.
- Für umsatzsteuerfreie Leistungen ist keine E-Rechnung erforderlich. Dazu gehören zum Beispiel Heilbehandlungen oder bestimmte Unterrichtsangebote.
- Wer nur Rechnungen oder Belege über Kleinbeträge mit einem Brutto-Gesamtbetrag von höchstens 250 Euro ausstellt, muss das nicht in einem strukturierten elektronischen Format tun. Kleinbetragsrechnungen gemäß § 33 UStDV sind von der E-Rechnungspflicht ausgenommen. Das Gleiche gilt für Fahrscheine.
- Kleinunternehmer müssen keine E-Rechnungen erstellen (Ausnahmen können bei öffentlichen Auftraggebern bestehen).
Übergangsfristen: Wann kommt die E-Rechnungspflicht für Freiberufler auch beim Versand?
In Deutschland wird die elektronische Rechnung Pflicht, sieht aber eine wichtige Übergangsphase vor. Während die Pflicht zum Empfang von E-Rechnungen bereits seit dem 1. Januar 2025 für alle Unternehmen (B2B) gilt, gibt es für den Versand (die Ausstellung) im Jahr 2026 noch Erleichterungen.
- Seit 1. Januar 2025
Seit diesem Datum sollten alle Freiberufler und Selbstständigen mit dem Empfang von E-Rechnungen zurechtkommen. - Ab 1. Januar 2027
Für Ausgangsrechnungen gilt eine generelle Übergangsfrist bis Ende 2026. In dieser Zeit ist die Abrechnung per elektronischer Rechnung für Freiberufler und Unternehmen freiwillig. Ab 2027 wird sie Pflicht, wenn der Vorjahresumsatz mehr als 800.000 Euro betragen hat. - Ab 1. Januar 2028
Wenn der Vorjahresumsatz bei 800.000 Euro oder weniger liegt, verlängert sich diese Übergangsfrist bis Ende 2027. Für diese Selbstständigen wird die E-Rechnung ab 2028 Pflicht. - Ebenfalls bis Ende 2027 gilt eine Ausnahme, wenn statt einer E-Rechnung eine EDI-Rechnung verschickt wird. EDI ist ein Business-Datenformat und steht für „Electronic Data Interchange“.
Die Übergangsfristen gelten nur, wenn der Rechnungsadressat mit einer sonstigen Rechnung einverstanden ist. Außerdem muss der Umsatz, um den es in der Rechnung geht, aus der Zeit der jeweiligen Übergangsfrist stammen. Das Ende der Übergangsregelungen darf nicht dadurch umgangen werden, indem man Umsätze aus der Zeit danach schon vorab in Rechnung stellt.
Für Ihre betrieblichen Einkäufe im Inland müssen Sie schon jetzt digital empfangsbereit sein.
Wie kann man E-Rechnungen auslesen, erstellen und archivieren?
Die gängigen kostenpflichtigen Rechnungs- und Buchhaltungsprogramme können mittlerweile alle E-Rechnungen sowohl einlesen als auch erstellen. Das gilt zumindest für die Formate XRechnung und ZUGFeRD. Angesichts der Pflicht zur elektronischen Rechnung sind Freiberufler gut beraten, über die Anschaffung einer Rechnungs- und Auftragsverwaltung nachzudenken. Die Programme sorgen für eine revisionssichere Speicherung gemäß GoBD und erfüllen damit auch diesen Teil der Buchführungspflicht für Freiberufler. Daneben gibt es eine ganze Reihe kostenloser Tools rund um die E-Rechnung, die Freiberufler nutzen können. Sie finden diese über eine Websuche.
Tipps bei Zahlungsverzug des Kunden
Was tun, wenn der Kunde nicht zahlt? Zahlungsverzug kann für Freiberufler und Selbstständige schnell zum Problem werden. Erfahren Sie, wie Sie sich vor Zahlungsausfällen schützen und welche Schritte Sie bei Zahlungsverzug einleiten können.
Bitte beachten Sie: Dieser Artikel dient lediglich einer ersten Information und ersetzt keine individuelle Beratung. Bei Fragen wenden Sie sich bitte an Ihren Steuerberater oder eine fachkundige Stelle.