Freelancer-Stundensatz berechnen und verhandeln

Branchenschnitt? Ehemaliges Angestellten-Gehalt? Privater Finanzbedarf? Wunscheinkommen? Wir zeigen, wie Sie Ihr betriebliches Gewinnziel ermitteln und über den Planumsatz zum Stundensatz zurückrechnen.

Der Preis der Freiheit

„Was verlangst du eigentlich pro Stunde?“ Für viele Freelancer ist diese Frage der Moment, in dem das Selbstbewusstsein kurz ins Wanken gerät. Wer zu niedrig ansetzt, dem bleibt am Ende des Monats kaum mehr als bei einem schlecht bezahlten Angestelltenverhältnis übrig. Wer zu hoch pokert, muss befürchten, dass er den Auftrag an die Konkurrenz verliert.

Die Kalkulation des Stundensatzes ist kein Ratespiel, kein Wunschkonzert und auch kein Basar, auf dem das Talent zum Feilschen über den Endpreis entscheidet. Eine tragfähige Stundensatzkalkulation ist das Fundament Ihres wirtschaftlichen Überlebens. Ihre Selbstständigkeit muss genug abwerfen für den von Ihnen benötigten Lebensunterhalt. Andernfalls wird sie scheitern. Dabei geht es nicht nur darum, die Miete und die Alltagsausgaben zu decken, sondern auch genug Rücklagen für Steuern, Versicherungen, Krankheitsphasen und die Altersvorsorge zu ermöglichen.

Wenn Sie Freelancer werden wollen, erfahren Sie auf dieser Seite, wie Sie weg vom „Bauchgefühl“ kommen und stattdessen mit einer soliden Rechnung einen Stundensatz berechnen, der Ihren Wert und Ihren persönlichen Bedarf widerspiegelt und Ihr Business zukunftssicher macht. Auch wenn Sie den Schritt in die Selbstständigkeit schon lange gewagt haben, ist es sinnvoll, Ihre Stundensatzkalkulation regelmäßig zu überprüfen.

Freelancer-Stundensatz brutto/netto

Um Missverständnissen vorzubeugen: In diesem Beitrag geht es zunächst einmal nur um das Netto-Honorar. Die Umsatzsteuer (= Mehrwertsteuer) bleibt außen vor. Die Umsatzsteuer schlagen Sie immer erst bei der Rechnungsstellung auf – sofern es sich um eine umsatzsteuerpflichtige Leistung handelt und Sie nicht die Kleinunternehmerregelung anwenden. Ihr Kunde zieht den Umsatzsteueranteil gleich wieder ab und macht ihn als Vorsteuer geltend. Umsatzsteuer ist auf beiden Seiten nur ein durchlaufender Posten.

Auch die aus der Angestellten-Perspektive bekannten Brutto-Bestandteile (in Form der Arbeitnehmer- und Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung) tauchen in Freelancer-Honoraren nicht explizit auf. Allerdings müssen Sie diese Kosten in Form von Vorsorgeaufwendungen mit einkalkulieren. Ihre Honorare müssen auch Ihre persönliche Absicherung mit abdecken.

Außerdem bleiben die bei Auftraggebern so beliebten „All-inclusive“-Anteile zunächst außen vor. Spesen, Reise- und sonstige Nebenkosten, die Sie nicht einzeln in Rechnung stellen, kalkulieren Sie bei Bedarf für jedes Projekt neu, um sie dann auf Ihr All-exclusive-Netto-Honorar aufzuschlagen.

Ein bestimmter Brutto-Anteil spielt allerdings auch bei der Ermittlung von Netto-Stundensätzen eine Rolle: Den Gewinn, den Sie mit Ihren Kundenhonoraren erzielen, müssen Sie ja noch versteuern. Falls Sie Ihr Gewinnziel auf Grundlage Ihrer persönlichen Einkommenserwartung festlegen, kalkulieren Sie Ihren Einkommensteuer-Anteil mit ein, auch wenn das genau genommen eine private und keine geschäftliche Belastung ist.

Gewinnziel vor Steuern ermitteln

Bevor Sie Ihren Stundensatz kalkulieren, können Sie sich für eine von drei Varianten entscheiden. Grundsätzlich sind für die Kalkulation drei Ausgangspunkte und Zielsetzungen möglich:

  • Sie können sich an branchenüblichen Stundensätzen orientieren.
  • Sie können Ihr bisheriges Angestelltengehalt zugrunde legen.
  • Sie gehen von dem Jahresgewinn aus, den Sie auf Basis Ihres privaten Konsum- und Vorsorgebedarfs und des voraussichtlichen Einkommensteueranteils benötigen.

Ausgangspunkt 1: Branchenübliche Stundensätze

Fangen wir mit den Branchenstandards an. Wenn Sie von vornherein vom Markt her denken, werfen Sie am besten einen Blick auf den GULP Stundensatzkalkulator für Freelancer. Dort erhalten Sie eine Übersicht über den Durchschnitts-Stundensatz für die gesuchte Qualifikation auf Basis der von Freelancern tatsächlich geforderten Honorare.

Der Titel „branchenübliche Stundensätze“ ist deshalb durchaus gerechtfertigt: Die Werte basieren auf den Honoraren, die IT-Freiberufler in ihren Profilen eingetragen haben. Natürlich können die tatsächlich gezahlten Stundensätze bei einzelnen Projekten von den ursprünglichen Forderungen abweichen.

Tipp

Wenn Sie sich mit dem Stundensatzkalkulator an branchenüblichen Stundensätzen orientieren, ersparen Sie sich Rechenarbeit. Die unten erläuterte differenzierte Stundensatz-Kalkulation können Sie dann überspringen. Allerdings verzichten Sie damit auch auf eine wirklich transparente und auf Ihren individuellen Fall bezogene Kalkulation. Oder Sie nutzen die unten genannten Aspekte, um einzuschätzen, ob die Einkommenserwartungen gemäß Branchenstandards für Ihren Bedarf ausreichen.

Ausgangspunkt 2: Bisheriges Angestelltengehalt

Bei Angestellten wird meist das Monatseinkommen betrachtet. Das ist für Selbstständige nicht sinnvoll, denn in der Regel schwanken ihre laufenden Einnahmen von Monat zu Monat. Deshalb steht bei Freelancern das Jahreseinkommen im Fokus.

Falls Sie Ihr bisheriges Angestelltengehalt als Vergleichsmaßstab heranziehen, dürfen Sie bei der Festlegung Ihres vorläufigen Gewinnziels nicht vergessen, dass bisher Ihr Arbeitgeber die Hälfte der Sozialversicherungsbeiträge getragen hat. Diesen Anteil müssen Sie jetzt selbst übernehmen. Außerdem gilt es zu bedenken, dass Sie als Selbstständiger viele weitere von Ihrem bisherigen Arbeitgeber übernommene Kosten selbst tragen müssen: die Büromiete zum Beispiel, Schreibtisch und Schreibtischstuhl, das technische Equipment für Ihre Arbeit oder auch Weiterbildungskosten und Fachliteratur.

Signifikant ist auch, dass ein Arbeitnehmer bezahlte Fehlzeiten wie Urlaubs- und Feiertage hat sowie bei Ausfällen wegen Krankheit weiter bezahlt wird. Selbstständige tragen ihr Unternehmerrisiko selbst. Sie erhalten kein Honorar für Tage, an denen sie nicht arbeiten (Urlaub/Feiertage). Gegenüber Kunden haben sie keinen Anspruch auf Lohnfortzahlung im Krankheitsfall. Eine Absicherung erfolgt hier höchstens privat oder über Krankentagegeld-Optionen der Krankenkasse.

Um Ihr Gewinnziel vor Steuern zu ermitteln, sollten Sie deshalb Ihr bisheriges Jahres-Bruttogehalt (mindestens!) mit dem Faktor 1,25 multiplizieren. Sie können auch einen etwas höheren Aufschlag nehmen, um auf der sicheren Seite zu sein. Das hängt von persönlichen Faktoren wie Ihrem Sicherheitsbedürfnis, den zu erwartenden laufenden Kosten der Selbstständigkeit sowie Ihrem individuellen Krankheitsrisiko ab.

Ausgangspunkt 3: Persönlicher Konsum- und Vorsorgebedarf

Die gründlichste Betrachtungsweise macht die meiste Arbeit, sie sorgt aber auch für die größte Transparenz. Basis des Gewinnziels bildet dabei der jährliche Konsum- und Vorsorgebedarf, den Sie als Selbstständiger haben, gegebenenfalls zusammen mit Ihren Angehörigen.

Um Ihren persönlichen Einkommensbedarf zu ermitteln, durchleuchten Sie am besten Ihre tatsächlichen Ausgaben im Vorjahr. Sie können auch ein anderes typisches Jahr heranziehen. Ergänzen Sie diese Beträge um Ausgabenpositionen, die nach aktuellem Stand zusätzlich zu erwarten sind. Dazu zählen zum Beispiel:

  • Wohnungsmiete und/oder Tilgung und Zinsen für Wohneigentum
  • Mietnebenkosten und/oder Erhaltungsaufwand eigener Immobilien
  • Energiekosten (Strom, Öl, Gas)
  • Private Vorsorge- und Versicherungsaufwendungen (Ausgaben für Unfall-, Kranken- und Pflegeversicherungen, Altersvorsorge, Hausrat, Haftpflicht, Sparverträge etc.)
  • Lebensmittel und Haushaltsbedarf
  • Private Mobilitätskosten (Privat-Pkw, Bus, Bahn, Taxifahrten)
  • Bekleidung, Anschaffungen und Geschenke aller Art
  • Unterhaltszahlungen, Ausgaben für Kinder und Unterstützung weiterer Familienangehöriger
  • Freizeitaufwendungen (Hobbys, Vereine, Urlaube, Restaurant-, Kino- und Theaterbesuche etc.)
  • Nicht zu vergessen: Ihre jährliche Rücklagen- und Vermögensbildung. Schließlich soll sich Ihre Selbstständigkeit für Sie lohnen.

Tipp

Planen Sie dabei nicht unrealistisch knapp, z. B. Ihren Freizeitbedarf. Wenn Sie wirklich belastbare Zahlen wollen, dokumentieren Sie Ihre tatsächlichen Ausgaben mit einem Haushaltsbuch. Gratisvorlagen gibt es als Web-Budgetplaner oder als App fürs Smartphone. Die Erfassung aller privaten Ausgaben macht einige Arbeit. Aber dafür wissen Sie anschließend recht genau, wie hoch der Gewinn aus Ihrer Selbstständigkeit mindestens sein sollte.

Die Einkommensteuer

Wohlgemerkt: Es geht um das zu erzielende Einkommen nach Steuern. Ihren privaten Konsum bestreiten Sie schließlich aus Ihrem Nettoeinkommen nach Abzug Ihrer individuellen Einkommensteuer. Bestimmte Posten wie private Vorsorgeaufwendungen, manche Ausgaben für Kinder und ähnliche Aufwendungen können Sie zwar im Rahmen Ihrer Einkommensteuererklärung als Sonderausgaben geltend machen. Zu optimistisch sollten Sie in dieser Beziehung aber nicht rechnen.

Um Ihr geschäftliches Jahres-Gewinnziel auf Basis des tatsächlichen privaten Finanzbedarfs zu ermitteln, addieren Sie zu Ihrem Bedarf den zu erwartenden Einkommensteueranteil hinzu. Angenommen, Sie peilen ein Nettoeinkommen (nach Steuern) von 60.000 Euro an:

  • Als Verheirateter mit Lohnsteuerklasse III wäre dafür im Jahr 2026 ein zu versteuerndes Einkommen in Höhe von etwa 72.000 Euro erforderlich.
  • Ein Single mit derselben Einkommenserwartung müsste schon mehr als 85.000 Euro Gewinn vor Steuern erzielen.

Ihre persönliche Steuerbelastung können Sie zum Beispiel mithilfe des BMF-Steuerrechners für die Einkommensteuerberechnung überschlägig ermitteln. Genaue Auskunft bekommen Sie auch von Ihrer Steuerberatung.

Das ermittelte Gewinnziel enthält bis auf die angestrebte „jährliche Rücklagen- und Vermögensbildung“ noch keinen Risikoaufschlag. Bei Angestellten trägt der Arbeitgeber das unternehmerische Risiko. Selbstständige müssen dagegen sämtliche Risiken selbst schultern. Dazu gehören Ausfälle durch Auftragsflauten, Krankheiten oder schlimmstenfalls die Berufsunfähigkeit. Deshalb gehört zu einer seriösen Gewinnplanung auch ein Risikozuschlag, zum Beispiel von 10 Prozent.

Genau genommen kommt auch noch die angemessene Verzinsung des eingesetzten Kapitals hinzu. Da sich das Betriebsvermögen von freiberuflichen Dienstleistern im Regelfall in engen Grenzen hält, kann dieser Gewinnzuschlag vernachlässigt werden.

Vom Gewinnziel zum Planumsatz

Egal, in welcher Form Sie Ihren angestrebten Gewinn ermittelt haben: Im nächsten Schritt rechnen Sie sämtliche Betriebsausgaben hinzu, die Sie nicht einzelnen Projekten oder Aufträgen zuordnen können. Es geht um das, was in der Kostenrechnung als Gemeinkosten bezeichnet wird. Zu diesem „Overhead“ gehören insbesondere:

  • Raumkosten bzw. Miete
  • Anschaffung von Büromöbeln
  • Technisches und IT-Equipment
  • Lizenzen für Software, Marken etc.
  • Marketingkosten (Flyer, Website etc.)
  • Betriebliche Versicherungen
  • Beiträge zu Verbänden und Kammern
  • Geschäftliche Mobilitätskosten (Geschäftswagen und ÖPNV)
  • Kosten für Weiterbildung und Beratung
  • Telekommunikationskosten und Bürobedarf
  • Bewirtungen
  • Bankgebühren
  • etc. 

Ihre Kalkulation, Ihre Regeln

Wenn es um den Stundensatz geht, verwechseln viele Freelancer die betriebswirtschaftliche Notwendigkeit mit dem Steuerrecht. Ihr Finanzamt ist allerdings kein Maßstab für Ihren Lebensstil. Während der Fiskus genau vorschreibt, welches Mittagessen oder welches Hotelzimmer als „angemessen“ gilt, folgt Ihre interne Kalkulation einem ganz anderen Gesetz – nämlich Ihrer persönlichen Rendite.

Für Ihren Stundensatz ist es völlig unerheblich, ob das Finanzamt einen Strafzettel, den Aufpreis für das First-Class-Hotel oder das exzellente Abendessen als Betriebsausgabe anerkennt. Wenn bei Ihnen diese Kosten anfallen, dann zählen sie in Ihrer privaten Kalkulation schlichtweg zu Ihrem finanziellen Bedarf.

Ihr Stundensatz muss nicht dem Steuerberater gefallen, sondern Ihren individuellen Lebensstandard finanzieren. Hier geht es nicht um die Frage, was abzugsfähig ist, sondern darum, was Sie am Ende des Tages erwirtschaften müssen, um sich genau das Leben zu leisten, das Sie führen wollen.

Zwischenfazit

Nehmen wir an, Ihr Gewinnziel vor Steuern liegt bei 75.000 Euro. Ihre kalkulatorischen Betriebsausgaben haben Sie mit 15.000 Euro angesetzt (dieser Wert liegt vergleichsweise niedrig). Damit ergibt sich ein Planumsatz von 90.000 Euro.

Im nächsten Schritt ermitteln wir daraus Ihren All-exclusive-Stundensatz. Dazu verteilen wir Ihren Planumsatz auf die produktiven Stunden eines Jahres. Deren Anzahl ermitteln Sie nun im vorletzten Schritt der Stundensatz-Kalkulation.

Dreh- und Angelpunkt: Produktive Stunden

Freelancer leben von der Vermarktung ihrer persönlichen Arbeitskraft. Deshalb ist Produktivität zwangsläufig limitiert: Die Anzahl der abrechenbaren (= „fakturierbaren“) Arbeitsstunden eines Jahres kann nur in engen Grenzen beeinflusst werden. Sicher, notfalls lassen sich ständig Nacht- und Wochenendschichten einschieben. Die gehen aber schnell an die Substanz und sind kein dauerhaft tragfähiges Geschäftsmodell.

Konservativ geschätzt bleiben von jährlich 365 Kalendertagen nach Abzug von …

  • 104 Wochenend-Tagen
  • ca. 9 bis 13 gesetzlichen Feiertagen
  • ca. 5 Weiterbildungstagen und
  • ca. 25 Urlaubstagen

… im Schnitt maximal rund 220 Arbeitstage. Angesichts einer Projekt-Wochenarbeitszeit von knapp 40 Stunden dauert ein durchschnittlicher Arbeitstag in der IT-Branche acht Stunden. Mit anderen Worten: 220 Arbeitstage à 8 Stunden ergibt eine Gesamtzahl von 1.760 Arbeitsstunden pro Jahr.

Bei einer 100-prozentigen Auslastung einer kerngesunden Fachkraft ließe sich ein angestrebter Planumsatz von 90.000 Euro demnach bereits mit einem durchschnittlichen Stundensatz von rund 51 Euro realisieren (90.000 : 1.760). Das ist jedoch eine Fantasierechnung – denn in diesem Fall müsste man alle „unproduktiven“ Geschäftsaktivitäten wie Marketing, Projektakquise, Verhandlungen, das Schreiben von Rechnungen, Recherche und Weiterbildung, den Einkauf von Bürobedarf sowie die Erledigung der Buchführung und Steuern nach Feierabend, an Wochenenden oder im Urlaub erledigen. Fahrtzeiten, Krankheitstage sowie unproduktive Flauten zwischen zwei Projekten, die sich kaum jemals ganz ausschließen lassen, werden dabei ebenfalls ignoriert.

Der tatsächliche Anteil der abrechenbaren Arbeitsstunden hängt sehr vom Einzelfall ab. Eine für viele selbstständige Dienstleister grundsätzlich machbare 80-prozentige Auslastung ergäbe noch rund 1.400 produktive Arbeitsstunden. Um auf einen Planumsatz von 90.000 Euro zu kommen, wäre demnach bereits ein durchschnittlicher All-exclusive-Stundensatz von rund 65 Euro ausreichend (90.000 : 1.400). Wer unter ansonsten gleichen Bedingungen einen Planumsatz von 120.000 Euro realisieren will, muss mindestens einen durchschnittlichen Stundensatz von 86 Euro aushandeln. Und dabei ist die Zahl der produktiven Arbeitsstunden in unserem Beispiel eher optimistisch angesetzt.

„All-exclusive“ goes „All-inclusive“

Bleibt noch die Frage nach dem bei Kunden beliebten „Rundum-sorglos-Honorarpaket“: Nicht zuletzt aus Vereinfachungsgründen fragen viele Auftraggeber von vornherein nach einem All-inclusive-Stundensatz, der Reisekosten und andere Aufwände mit abdeckt.

Dafür müssen Sie zunächst die zu erwartenden Spesen, Reise- und sonstigen Nebenkosten eines Projekts überschlägig ermitteln, auf die voraussichtlich fakturierbaren Projektstunden umrechnen und diesen Zuschlag auf Ihren zuvor ermittelten All-exclusive-Stundensatz aufschlagen. Bedenken Sie auch hier, dass Sie einen Aufschlag für die Einkommensteuer einkalkulieren müssen.

Falls eine solche Einzelfall-Kalkulation nicht möglich ist, können Sie alternativ die betreffenden Aufwandspositionen des Vorjahres durch die Gesamtzahl der fakturierten Projektstunden teilen und dann auf Ihren All-exclusive-Stundensatz aufschlagen. Ein auf diese Weise ermittelter nivellierter All-inclusive-Stundensatz führt im Ergebnis allerdings dazu, dass Sie aufwendige Projekte mit hohen Nebenkosten durch die weniger aufwendigen Projekte mitfinanzieren und letztere dadurch teurer werden.

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Nebenaspekte eines Projekts kalkulieren

Vermeintliche „Nebenaspekte“ eines Projekts lassen sich in harte Euro umrechnen, um die tatsächliche Attraktivität eines Auftrags zu bewerten. Ein klassisches Beispiel hierfür ist der unbezahlte administrative Aufwand, den etwa übermäßig viele Abstimmungstermine oder eine langwierige Einarbeitung verursachen.

Beispiel

Nehmen wir an, zwei Projekte bieten nominell denselben Stundensatz von 90 Euro bei einem kalkulierten Projektumfang von 100 Stunden. Während Projekt A sehr strukturiert abläuft und lediglich zwei Stunden für ein kurzes Briefing erfordert, fallen bei Projekt B durch eine chaotische Organisation zusätzliche 20 Stunden für unbezahlte Meetings und Koordination an. Obwohl der Freelancer in beiden Fällen am Ende eine Rechnung über 9.000 Euro stellt, unterscheidet sich der reale Arbeitsaufwand massiv: In Projekt A investiert er insgesamt 102 Stunden, in Projekt B hingegen 120 Stunden.

Das Ergebnis in Euro ausgedrückt:

Während der effektive Stundenlohn bei Projekt A noch bei rund 88 Euro liegt, sinkt er bei Projekt B auf lediglich 75 Euro. Um diesen „Nebenaspekt“ der schlechten Organisation auszugleichen und auf denselben effektiven Verdienst wie in Projekt A zu kommen, müsste der Freelancer für Projekt B einen um 20 Prozent höheren Stundensatz – also 108 Euro – verlangen.

Freelancer-Tagessatz ermitteln

Die Berechnung des Tagessatzes basiert für Freelancer in der Regel auf einer einfachen mathematischen Grundlage, erfordert jedoch eine realistische Einschätzung der tatsächlichen Arbeitszeit. Wenn Sie wie oben beschrieben Ihren individuellen Stundensatz ermittelt haben, multiplizieren Sie ihn mit der Anzahl der produktiven Stunden. In der Regel wird in der IT- und Beratungsbranche meist mit einem Standardtag von 8 Stunden gerechnet.

Viele Selbstständige runden den resultierenden Betrag auf den nächsten glatten Zehner- oder Hunderterbetrag auf, um eine klare und professionelle Preisstruktur zu kommunizieren.

Stundensatz verhandeln

Sobald die interne Kalkulation steht und Sie Ihren persönlichen Idealwert kennen, folgt die entscheidende Hürde: der Wechsel vom Taschenrechner an den Verhandlungstisch. In dieser Phase geht es nicht mehr nur um blanke Zahlen, sondern um die Kunst der Argumentation und das Durchsetzungsvermögen gegenüber dem Kunden.

Viele Freelancer begehen den Fehler, ihr Honorar bzw. ihren Stundensatz fast schon entschuldigend zu präsentieren, anstatt ihn als faire Gegenleistung für einen spezifischen Mehrwert zu positionieren. Dieses Einstellungsproblem ist eine der häufigsten und schädlichsten Erfolgsbremsen für Einzelselbstständige überhaupt. Wenn Sie insgeheim daran zweifeln, dass Sie Ihre Stundensatzforderung wert sind, wird es schwierig, das Honorar gegenüber Kunden durchzusetzen. Auch deshalb lohnt es sich, Stundensätze individuell zu kalkulieren. Damit führen Sie sich vor Augen, dass Sie den geforderten Betrag nicht als unbescheidene Zufallszahl aus der Luft gegriffen haben, sondern dass dies Ihrem tatsächlichen finanziellen Bedarf entspricht. Selbstbewusstsein und Gefühl für den Wert der eigenen Arbeit sind gefragt.

Eine erfolgreiche Verhandlung setzt voraus, dass Sie Ihren Stundensatz nicht als Verhandlungsmasse, sondern als Ausdruck Ihrer Expertise begreifen.

Wer versteht, wie man den Fokus geschickt von den Kosten auf den Nutzen lenkt und auch in schwierigen Gesprächssituationen standhaft bleibt, sichert sich nicht nur sein Einkommen, sondern auch den Respekt seines Gegenübers.

1. Berechnen Sie Ihren Stundensatz bei jedem Projekt neu

Da Sie bei jedem Projekt andere Rahmenbedingungen haben, sollten Sie auch Ihren Stundensatz bei jedem Auftrag neu kalkulieren. Wenn Sie genau ermittelt haben, aus welchen Positionen sich Ihr Honorar zusammensetzt, können Sie Interessenten nicht nur eine Zahl nennen. Sie können auch erklären, wie diese zustande kommt. Transparenz ist immer ein stichhaltiges Argument.

2. Bereiten Sie sich gründlich vor

Bringen Sie in Erfahrung, wer genau Ihre Gesprächspartner sein werden. Informieren Sie sich in den sozialen Netzwerken oder fragen Sie in Ihrem Netzwerk nach Erfahrungen.

Eine fundierte Vorbereitung bedeutet auch, die Perspektive des Kunden einzunehmen: Welchen spezifischen wirtschaftlichen Nutzen generiert Ihre Arbeit für dieses Unternehmen? Identifizieren Sie Ihre Alleinstellungsmerkmale und legen Sie sich konkrete Erfolgsbeispiele zurecht, die Ihren Preis rechtfertigen. Wer seine Hausaufgaben gemacht hat und genau weiß, warum er jeden Euro wert ist, strahlt die notwendige Souveränität aus, um auch bei Gegenwind standhaft zu bleiben.

Recherchieren Sie zudem die marktübliche Spanne in Ihrer Branche und Region, um Ihren Stundensatz im Gespräch kontextualisieren zu können.

3. Legen Sie eine Untergrenze für Ihre Stundensatzforderung fest – und halten Sie sich daran!

Bevor Sie den Hörer abheben oder das Meeting betreten, müssen Sie Ihre eigene Schmerzgrenze und Ihren angestrebten Zielwert unmissverständlich definiert haben.

Schlagen Sie auf Ihren genau kalkulierten Stundensatz einen Verhandlungspuffer auf und legen Sie vor dem Gespräch eine Untergrenze für Ihr Honorar fest. Unterschreiten Sie diese auf keinen Fall! Ihre Schmerzgrenze finden Sie, wenn Sie sich die Frage stellen, was passiert, wenn Sie den Auftrag nicht bekommen. Fragen Sie sich auch, zu welchem Einsatz Sie bereit sind, um den Job zu bekommen.

4. Überlegen Sie, wo Sie Kunden entgegenkommen können

Da Ihr Stundensatz feststeht, können Sie mit einem Projektanbieter nur über die übrigen Konditionen verhandeln. Überlegen Sie sich daher, ob Sie einem neuen Kunden bei den Zahlungsbedingungen, Ihrem Verpflegungsmehraufwand oder der Zahl der fest und flexibel gebuchten Einsatztage entgegenkommen können.

5. Welche weiteren Vorteile bringen Ihnen der Kunde und das Projekt?

Ihr persönlicher Verhandlungsspielraum hängt auch davon ab, welche Vorteile Ihnen der angebotene Auftrag neben dem Honorar noch bringt. Können Sie etwa einen Stammkunden an sich binden, wenn Sie für diesen zu einem etwas geringeren Stundensatz arbeiten? Oder hat das Projekt eine verhältnismäßig lange Laufzeit? Dann gewinnen Sie Planungssicherheit, wenn Sie den Job annehmen. Zudem sparen Sie sich Zeit und Kosten, da Sie nicht so schnell wieder einen neuen Auftrag akquirieren müssen.

6. Rechtfertigen Sie nicht Ihren Preis, erklären Sie Ihre Leistung

In einer Verhandlung über Ihren Stundensatz verkaufen Sie nicht Ihren Preis, sondern Ihre Leistung – letztlich sich selbst mit all Ihren Fähigkeiten. Belegen Sie im Gespräch, dass Ihre Leistung den geforderten Preis wert ist. Bleiben Sie dabei selbstbewusst und stehen Sie zu Ihrer Forderung. Sobald Sie anfangen, Ihre Stundensatzforderung zu rechtfertigen, überlassen Sie Ihrem Gegenüber die Kontrolle über das Gespräch.

7. Verhandeln Sie hart aber herzlich

Je nach Beauftragungsweg werden Sie meist entweder mit dem Vertreter einer Personalagentur oder einem Einkäufer Ihres Kunden über Ihr Honorar verhandeln. Beiden ist gemeinsam, dass sie die Entscheidung für Sie als Freelancer gegenüber dem Kunden oder der Fachabteilung rechtfertigen, die das betreffende Projekt im Unternehmen durchführen. Ihr Gesprächspartner ist nicht darauf aus, den billigsten Dienstleister zu finden. Er sucht den am besten für das Projekt geeigneten Profi und möchte mit diesem zu marktgängigen Konditionen abschließen.

8. Lassen Sie sich nicht „weichspülen“

Wenn Sie mit der beschriebenen Haltung in das Gespräch gehen, gelingt es Ihnen auch besser, Ihre Leistungen und Ihren Preis sprachlich selbstbewusst vorzustellen. Formulieren Sie Ihre Sätze in klarer und aktiver Sprache, nicht im Konjunktiv. Sagen Sie also nicht, „ich könnte Sie bei dem Projekt mit meiner Erfahrung unterstützen“. Entweder Sie können das, oder nicht.

9. Machen Sie keine Zugeständnisse ohne Gegenleistung

Ein- und Verkäufer werden jahrelang darauf getrimmt, Geschäftspartnern nur dann entgegenzukommen, wenn sie dafür eine Gegenleistung erhalten. Machen auch Sie selbst daher nur dann Zugeständnisse, wenn Ihnen Ihr Gesprächspartner entgegenkommt – etwa, indem er sich auf ein kürzeres Zahlungsziel einlässt, Sie für einen längeren Zeitraum bucht oder sich mit weniger Präsenztagen in seinem Unternehmen zufrieden gibt.

10. Lassen Sie die Katze nie zu früh aus dem Sack

Erfahrene Verhandlungspartner wissen, dass Preisverhandlungen zu Ende sind, sobald eine Seite ihre Vorstellungen offen auf den Tisch gelegt hat. Benennen Sie Ihren Stundensatz deshalb nicht schon zu Gesprächsbeginn. Auch dann nicht, wenn Sie Ihr Gegenüber danach fragt. Antworten Sie darauf vielmehr mit der Bitte, Ihnen zunächst mehr über das angebotene Projekt zu erzählen. So können Sie Ihrem Gesprächspartner anschließend darlegen, wie Sie ihn unterstützen können. Erst danach nennen Sie Ihre Preisvorstellung.

Tipp: Es gibt Verhandlungspartner, die Ihren Preis drücken wollen, indem sie von sich aus einen Stundensatz vorschlagen. In diesem Fall gilt der Grundsatz: „Silence is golden“. Schweigen Sie, genießen Sie die Stille und lassen Sie das Angebot auf sich wirken. Dann reagieren Sie mit einem Gegenangebot oder fragen Sie, wie Ihr Gegenüber auf den von ihm vorgeschlagenen Preis kommt.

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Stundensatz berechnen: Die wichtigsten Fragen und Antworten

Welche Ausgaben habe ich als Freiberufler?

Neben Ihrem privaten Finanzbedarf müssen Sie an die Gemeinkosten und die Steuern denken. Zu den nicht über einzelne Aufträge abrechenbaren Ausgaben, die in der Kostenrechnung als Gemeinkosten bezeichnet werden, gehören die Kosten für Ihr Büro, den Firmenwagen, Ihr Marketing und Ihre technische Ausstattung.

Anders als gegenüber dem Finanzamt können Sie auch Strafzettel, die Mehrkosten von guten Restaurants und Hotels sowie andere persönliche Ausgaben in Ihre Stundensätze einfließen lassen. Ob das Finanzamt diese Aufwendungen später als Betriebsausgaben anerkennt, ist für die Festlegung eines auf Sie zugeschnittenen individuellen Stundensatzes irrelevant.

Was ist Netto bei Selbstständigen?

Spricht man im Zusammenhang mit der Arbeit von Solo-Selbstständigen von einem Netto-Honorar, wird die Umsatzsteuer außer Betracht gelassen. Das ist anders als beim Nettogehalt von Angestellten, bei dem Sozialversicherungsbeiträge und Lohnsteuer bereits abgezogen wurden.

Wie hoch ist der Steuersatz für Freiberufler?

Ihre persönliche Steuerbelastung können Sie zum Beispiel mithilfe des BMF-Steuerrechners ermitteln. Genaue Auskunft bekommen Sie von Ihrer Steuerberatung.

Bitte beachten Sie: Dieser Artikel dient lediglich einer ersten Information und ersetzt keine individuelle Beratung. Bei Fragen wenden Sie sich bitte an Ihre Steuerberatung bzw. fachkundige Stelle.