Ihr Kunde zahlt die Rechnung nicht? Tipps gegen Zahlungsverzug

Der Auftrag wurde korrekt erfüllt, aber der Kunde bezahlt die Rechnung nicht? Zahlungsverzug bei Ausgangsrechnungen ist für Selbstständige ein ernsthaftes Problem. Schlimmstenfalls gerät man selbst in eine finanzielle Krise. Dazu kommt der Frust. Der Auftraggeber zahlt nicht – das löst Wut aus. Zum Glück gibt es bewährte Mittel zum Forderungsmanagement. Finden Sie hier heraus, welche Rechte bei Zahlungsverzug Ihnen zustehen.

Die richtige Reaktion bei ausbleibenden Zahlungen

Vielleicht haben Sie diese Erfahrung bereits gemacht: Sie haben als Freelancer gute Arbeit für Ihren Kunden geleistet, den Auftrag fristgerecht beendet und dann die Rechnung gestellt. Seither warten Sie. Ihr Auftraggeber zahlt nicht.

So etwas ist sehr ärgerlich. Zu den finanziellen Folgen des Zahlungsausfalls kommt das Gefühl, dass der Geschäftspartner seinen Teil der Vereinbarung nicht einhält. Trotzdem ist es wichtig, in dieser Situation überlegt vorzugehen. Lassen Sie sich nicht von Ihrem Ärger zu undurchdachten Reaktionen hinreißen. Ein Wutausbruch am Telefon oder Drohungen per E-Mail werden schnell zum Bumerang. Genauso falsch ist es, den Kopf in den Sand zu stecken und die unbezahlte Rechnung zu ignorieren.

Der Kunde zahlt nicht. Was tun?

Der Kunde zahlt die Rechnung nicht – aber woran liegt es? War der Zahlungsverzug ein Versehen? Dann ist die Sache nach einer Zahlungserinnerung erledigt. Der Zahlungsverzug kann aber auch viele andere Gründe haben. Diese Ursache herauszufinden, ist wichtig. Erst dann können Sie Ihr weiteres Forderungsmanagement strategisch planen.

Vielleicht neigt der Geschäftspartner generell zu Chaos und Durcheinander? Oder handelt es sich um ein großes Unternehmen mit langwierigen internen Abläufen? Möglicherweise hat der Kunde auch eine Beanstandung und überweist deshalb nicht. Unangenehm ist es, wenn ein ernsthaftes Liquiditätsproblem den Zahlungsverzug auslöst. Im schlimmsten Fall war der Zahlungsausfall von vornherein böse Absicht. Das ist zum Glück relativ selten.

Tipps für effiziente Mahnschreiben

Mit einer Zahlungserinnerung oder Mahnung weisen Sie Ihren Kunden darauf hin, dass er eine fällige Rechnung nicht bezahlt hat. Mit Zahlungserinnerungen erfüllen Sie keine rechtliche Pflicht. Mahnungen stellen jedoch ein wirksames, kostengünstiges und nützliches Mittel dar, um für Zahlungseingänge zu sorgen. 

Besondere Formvorschriften gibt es für eine solche Zahlungsaufforderung nicht. Das Gesetz schreibt nicht vor, wie Sie die Zahlungserinnerung schreiben sollen. Es ist auch nicht nötig, eine erste, eine zweite und schließlich eine dritte und letzte Mahnung zu verschicken.

Sie dürfen dem Schuldner für Ihren Aufwand angemessene Mahngebühren berechnen. Handelt es sich um ein Unternehmen, können Sie eine Mahnpauschale von 40 Euro berechnen. Dazu kommen die Verzugszinsen. Ob Sie diese einfordern, ist Ihre Entscheidung. Wenn Sie mehrere Zahlungserinnerungen versenden, können Sie zunächst Zinsen und Mahngebühren androhen und dann im nächsten Schreiben geltend machen.

Kommunikation als Schlüssel zum Erfolg

• Ein entscheidender Erfolgsfaktor ist kluge Kommunikation. Sicher: Sie ärgern sich, denn der Auftraggeber zahlt nicht. Doch wenn Sie den Kontakt abbrechen oder den Schuldner mit Vorwürfen und Wutausbrüchen verprellen, bleibt kein Ansatzpunkt für Lösungen unterhalb von gerichtlichem Mahnverfahren und Zwangsvollstreckung. Dabei zeigen im Umgang mit Zahlungsverzug viele Beispiele, dass ruhiges, nachdrückliches Verhandeln am schnellsten zum Forderungseinzug führt.

• In vielen Fällen sorgt bereits ruhiges, aber regelmäßiges Nachhaken für einen Sinneswandel. Nicht alle Nichtzahler sind ausgekochte Zahlungsverweigerer. 
• Besonders effektiv ist der direkte Kontakt per Telefon oder – bei Unternehmen und Selbstständigen – das Aufsuchen des Schuldners. Wichtig ist es, dabei durchweg höflich zu bleiben, um jeden Vorwurf der Nötigung zu entkräften. Gleichzeitig sollte man nachdrücklich auf eine Lösung des Zahlungsproblems bestehen.
• Der Kunde zahlt die Rechnung nicht, weil er etwas an der Lieferung oder Dienstleistung bemängelt? Auch das erfordert Kommunikation, um die passende Reaktion zu finden. Diese hängt vom Einzelfall ab, vom Angebot einer Preisminderung bis zum Beharren auf der Forderung.
• enn der Kunde in Zahlungsschwierigkeiten ist, kann Kommunikation ebenfalls weiterhelfen. Optionen sind zum Beispiel eine Stundung oder eine Ratenzahlungsvereinbarung gegen einen hieb- und stichfesten Vertrag mit abstraktem Schuldanerkenntnis. Dadurch erhält der Kunde den benötigten Spielraum. Sie als Freiberufler, der auf das Geld wartet, benötigen zwar zusätzliche Geduld. Aber Sie besitzen eine glasklare, vom Schuldner anerkannte Forderung, falls auch die Raten nicht bezahlt werden. Eine Mängeleinrede nutzt ihm dann nichts mehr.

Ihre Rechte bei Zahlungsverzug: Fälligkeit und Mahnverfahren

Zahlungserinnerungen hatten keine Wirkung? Der Auftraggeber zahlt nicht ohne weiteren Druck? Dann sollten Sie Ihre Rechte bei Zahlungsverzug und Zahlungsverweigerung durchsetzen.

• Sobald die Zahlungsfrist verstrichen beziehungsweise das Zahlungsziel vorbei ist, ist der Schuldner in Verzug. 
• Enthält die Rechnung kein Zahlungsziel und keine Zahlungsfrist, ist eine Mahnung erforderlich, um den Rechnungsadressaten in Verzug zu setzen.
• Sobald der Schuldner in Verzug gerät, dürfen Verzugszinsen berechnet werden. Außerdem ermöglicht der Verzug Maßnahmen wie ein gerichtliches Mahnverfahren.
• Der Mahnantrag an die Mahngerichte kann unter Online-Mahnantrag.de gestellt werden. Das Gericht führt keine inhaltliche Prüfung der Forderung durch. Es stellt der Gegenseite einen Mahnbescheid zu.
• Legt der Schuldner keinen Widerspruch gegen die Forderung ein, bezahlt sie aber auch nicht, werden Zwangsvollstreckungsmaßnahmen wie eine Pfändung möglich. 
• Widerspricht der Schuldner der Forderung, geht die Sache vor Gericht.

Ihr Kunde zahlt nicht? Dann nutzen Sie Ihre Rechte bei Zahlungsverzug! Wenn die Rechnung fällig und der Geschäftspartner in Verzug geraten ist, können Sie rechtliche Mittel einsetzen.

Ist Inkasso eine Lösung?

Wenn der Schuldner die Forderung nicht bestreitet, aber auch nicht zahlt, können Sie den Forderungseinzug einem Inkassounternehmen überlassen. Dieses kümmert sich um die Schritte, die für eine Zwangsvollstreckung notwendig sind. Es leitet Pfändungen ein und verhandelt mit dem Schuldner. Wenn die Forderung allerdings nicht vollstreckt werden kann, müssen Sie als Auftraggeber die Rechnung des Inkassounternehmens begleichen.

Als Alternative zum Inkassounternehmen können Sie auch einen Anwalt beauftragen. Bei einer strittigen Forderung führt daran ohnehin kein Weg vorbei.