Einkommensnachweis als Freiberufler

Einkommensnachweis für Freiberufler: Liquidität vor Vermietern und Kreditgebern belegen

05. Dezember 2024

Wer schon einmal eine Mietwohnung gesucht oder einen Kredit beantragt hat, weiß: Um sicherzustellen, dass Interessenten von dauerhaften, vertraglich gebundenen Leistungen langfristig und zuverlässig zahlungsfähig sind, wird in der Regel ein Einkommensnachweis verlangt. Wie Sie als Freiberufler oder Selbstständiger auch ohne festes und regelmäßiges Einkommen Ihre Liquidität belegen können, erfahren Sie hier.

Wer sich selbstständig macht, wird früher oder später einmal mit dem Thema “Einkommensnachweis” konfrontiert – spätestens dann, wenn ein Umzug in eine größere Wohnung, die Anmietung eines Büros oder die Aufnahme eines Kredits für eine größere Investition ansteht. Aber auch Versicherungen möchten regelmäßig einen Überblick über die finanzielle Situation von Freiberuflern erhalten, um die monatlichen Beiträge entsprechend festzulegen oder anzupassen.

Doch was genau ist ein Gehaltsnachweis für Freiberufler eigentlich – und warum ist er in manchen Fällen so wichtig?

Wann und weshalb sind Einkommensnachweise notwendig?

Hinter einem Einkommensnachweis verbirgt sich die Idee, möglichst zuverlässig belegen zu können, dass Sie jetzt und in Zukunft genügend Einkommen generieren, um eine bestimmte Leistung in Anspruch zu nehmen. Besonders relevant ist dies für Leistungen, die auf einen längeren Zeitraum ausgelegt sind und bei denen der Leistungsgeber ein gewisses Risiko eingeht, beispielsweise bei der Vermietung einer Wohnung.

Denn ist der Mietvertrag einmal geschlossen, profitiert der Mieter in Deutschland zunächst einmal vom Kündigungsschutz – auch dann, wenn er eine Monatsmiete einmal nicht sofort oder nicht vollständig zahlen kann.

Um solche Verdienstausfälle und damit einhergehende Streitigkeiten zu vermeiden, lassen Vermieter sich daher bereits vor Abschluss des Vertrags belegen, dass der Interessent ausreichend Geld verdient, um die monatlich anfallenden Mietkosten bestreiten zu können.

Einfordern darf ein Vermieter einen Einblick in Ihre Finanzen aus juristischer Perspektive übrigens nicht; schließlich sind Gehaltsnachweise sensible Dokumente und stehen unter Datenschutz.

Allerdings kann der Vermieter Sie bitten, ihm freiwillig einen Einkommensnachweis zur Verfügung zu stellen. Falls Sie dem nicht Folge leisten, wird er Sie meist bei der Auswahl eines geeigneten Mieters nicht weiter berücksichtigen. Insofern ist es immer sinnvoll, einen geeigneten Nachweis bei der Bewerbung mit einzureichen.

6 mögliche Einkommensnachweise für Freiberufler

Für Berufseinsteiger

Auftrags- und Projektverträge

Sie haben sich erst vor Kurzem selbstständig gemacht und können daher noch keine regelmäßigen Einkünfte oder Bilanzen als Freiberufler vorweisen? Dann machen Sie Ihren potenziellen Vermieter oder Kreditgeber auf Ihre Situation aufmerksam – und reichen Sie als Einkommensnachweis Ihre aktuellen Auftrags-, Projekt- oder Rahmenverträge ein.

Wurden Ihnen die Aufträge ohne entsprechenden Vertrag erteilt, bitten Sie Ihre Kunden, Ihnen eine schriftliche Bestätigung über Ihre Dienstleistungsbeziehung auszustellen.

Kontoauszüge und Zahlungsbelege

Die wohl schnellste Methode, als Freiberufler sein Einkommen und seine Liquidität nachzuweisen, ist die Offenlegung der eigenen Finanzen in Form von Kontoauszügen oder anderen Zahlungsbelegen.

Denn somit können Sie nicht nur nachweisen, dass in regelmäßigen Abständen Überweisungen in ausreichender Höhe auf Ihr Konto eingehen, sondern auch, dass Sie Ihren Zahlungspflichten – beispielsweise in Form von aktuellen Miet- oder Ratenzahlungen – pünktlich und zuverlässig nachkommen.

Für Selbstständige und Freelancer mit Berufserfahrung

Gewinn- und Verlustrechnung (GuV)

Eine Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) ist eine Gegenüberstellung aller betrieblichen Einnahmen und Ausgaben innerhalb eines Jahres. Mit einer GuV können Sie also nachweisen, wie Ihr letztes Geschäftsjahr als Freiberufler verlaufen ist und wie hoch Ihr Gewinn nach Jahresabschluss war.

Damit ist diese Variante als Einkommensnachweis bereits deutlich genauer, aussagekräftiger und professioneller als ein Kontoauszug. Denn dieser zeigt lediglich Ihre Umsätze an – und verrät somit nur bedingt etwas über Ihre tatsächliche wirtschaftliche Situation. Außerdem belegen Sie mit einer GuV, dass Sie bereits seit längerer Zeit erfolgreich als Freiberufler tätig sind.

Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR)

Als vereinfachte Variante der GuV gibt die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) ebenfalls Auskunft über den Jahresgesamtgewinn, ist allerdings weniger detailliert. So lässt sich aus der EÜR beispielsweise nicht ablesen, ob der Gewinn kontinuierlich erzielt worden ist oder ob es sich dabei beispielsweise um eine einmalige größere Summe gehandelt hat.

Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA)

Ein besonders gängiger und vor allem bei Mietangelegenheiten beliebter Einkommensnachweis für Freiberufler ist die sogenannte Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA). Diese lehnt sich an die GuV an, wird in der Regel aber monatlich erstellt. Zudem bezieht sie auch einzelne Posten wie Umsatzerlöse oder Materialausgaben mit ein und kann Auskunft über kurzfristige Erfolgsrechnungen, Soll-Ist- oder Branchenvergleiche geben.

Wichtiger Hinweis: Grundsätzlich können Sie Ihre BWA natürlich auch selbst erstellen, allerdings erwarten einige Vermieter einen offiziellen Nachweis vom Steuerberater. Falls Sie also nicht ohnehin steuerliche Beratung in Anspruch nehmen, kann es sich lohnen, sich einmalige professionelle Unterstützung bei der Erstellung einer aktuellen BWA zu suchen.

Steuerbescheide und Einkommensteuererklärungen

Ähnlich wie die GuV geben natürlich auch Steuerbescheide Auskunft über Ihren Jahresgewinn. Allerdings handelt es sich bei Ihrer Steuererklärung um ein sensibles Dokument, daher ist in jedem Falle davon abzuraten, diese etwa bei einer Wohnungsbewerbung mit einzureichen.

Anders sieht die Situation etwa bei Ihrer Krankenkasse aus, denn hier bildet die Abgabe der Steuererklärung in der Regel die Grundlage für Ihre Beitragszahlungen.

Dokumentation und Aufbewahrung Ihrer Unterlagen

Grundsätzlich sind alle der genannten möglichen Einkommensnachweise für Sie als Freiberufler ohnehin Teil Ihrer Buchhaltung – und im Falle von GuV bzw. EÜR, BWA und Steuerbescheiden sogar steuerlich relevante Dokumente. Daher sollten Sie diese Unterlagen stets aktuell halten und zehn Jahre lang sorgfältig aufbewahren – auch dann, wenn Sie gerade nicht auf der Suche nach einem geeigneten Mietobjekt oder einem passenden Kredit sind.