Der erste Auftrag erledigt, jetzt noch schnell eine Rechnung schreiben und das Geld fließt auf das Konto! Doch wie schreibt man als Freiberufler eine Rechnung? Zum Glück ist es kein Hexenwerk, als Gewerbetreibender eine korrekte Rechnung zu stellen. Die Hauptsache: alle Pflichtangaben müssen enthalten sein. Außerdem sollten Gewerbetreibende und Freiberufler in der Rechnung die Umsatzsteuer korrekt ausweisen. Für Kleinunternehmer und Heilberufe gilt: eine Rechnung schreiben diese Freiberufler „ohne MwSt.“, dafür mit einem Hinweis, warum keine Umsatzsteuer anfällt. Und ab 2025 kommt die Pflicht zur E-Rechnung.

Wichtig: korrekte Rechnung erstellen als Freiberufler

Im Rahmen einer freiberuflichen Tätigkeit eine Rechnung zu stellen, gehört zum Berufsalltag in der Selbstständigkeit. Es gibt mehrere Gründe, warum dabei keine Fehler unterlaufen dürfen.

• Selbstständige sollten auch mit ihren Rechnungen eine gute Arbeit leisten. Es gehört zur Professionalität eines Freiberuflers, eine korrekte und ordentliche Rechnung zu schreiben. Mit einer Rechnung präsentieren Freiberufler sich und ihr Qualitätsbewusstsein genauso wie mit ihrer Arbeit, ihrer Website oder ihrem persönlichen Auftreten. Fehlerhafte oder unvollständige Rechnungsdokumente schaden dem Image.
• Darüber hinaus gibt es ganz handfeste rechtliche Gründe, als Freiberufler oder gewerblicher Selbstständiger eine korrekte Rechnung auszustellen. Nur wenn Freiberufler eine Rechnung mit Umsatzsteuer und den anderen vorgeschriebenen Angaben ausstellen, kann ihr Kunde den Umsatzsteueranteil als Vorsteuer beim Finanzamt geltend machen. Berechnen Freiberufler die Umsatzsteuer in der Rechnung falsch oder vergessen sie vorgeschriebene Rechnungsangaben, kann das den Kunden später viel Geld kosten. Entdeckt das Finanzamt dies, macht es den Vorsteuerabzug rückgängig.
• Außerdem gehören korrekte, nachvollziehbare Rechnungen zu den Anforderungen der GOBD – den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form“. Diese Verwaltungsanweisung des Finanzamts wird beispielsweise bei einer Betriebsprüfung wichtig. Eine korrekte und nachvollziehbare Rechnung zu schreiben als Freiberufler ist deshalb wichtig: Man vermeidet so, dass das Finanzamt aufgrund mangelhafter Belege die eigene Steuerlast oder die des Kunden schätzt. 

Als Freiberufler eine korrekte Rechnung zu schreiben, ist nicht schwer. Dennoch sollten Selbstständige diese Aufgabe nicht auf die leichte Schulter nehmen.

Pflichtangaben beim Rechnung stellen als Freiberufler

Welche Angaben eine Rechnung enthalten soll, gibt das Umsatzsteuergesetz vor (§ 14 Abs. 4 UStG). Die folgende Liste gilt für Rechnungen ab einem Bruttobetrag von 250 Euro. Für sogenannte Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro ist nur ein Teil der folgenden Rechnungsangaben erforderlich, dazu weiter unten mehr.

Sinnvolle Zusatz-Angaben auf einer Freelancer-Rechnung

• Nicht verpflichtend ist, dass Freelancer ihre Rechnung auch als „Rechnung“ betiteln. Dies ist jedoch üblich und sinnvoll, um Missverständnisse zu vermeiden. In manchen Fällen stellt der Kunde das Rechnungsdokument aus, dann muss es explizit mit „Gutschrift“ überschrieben werden.
• Ein Zahlungsziel („zahlbar bis“) und Zahlungsbedingungen (z. B. „2 % Skonto bei Barzahlung innerhalb von 10 Tagen“) sind ebenfalls sinnvoll und motivieren die Rechnungsempfänger zur raschen Zahlung
• Vergessen Sie nicht, die Bankverbindung mit Kontonummer anzugeben, ggf. auch andere Zahlungsmöglichkeiten wie z.B. ein PayPal-Konto etc.

Bis 250 Euro: eine Kleinbetrags-Rechnung schreiben als Freiberufler

Eine Ausnahme von den Pflichtangaben gilt für „Rechnungen über Kleinbeträge“ mit einem Brutto-Rechnungsbetrag von maximal 250 Euro. Dann beschränkt die Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung die Rechnungspflichtangaben (§ 33 UStDV) darauf:

• Name und Anschrift des „leistenden Unternehmers“ (d. h. des Selbstständigen, Freiberuflers oder Freelancers, der die Rechnung ausstellt)
• Rechnungsdatum
• Art und Menge oder Anzahl der gelieferten Produkte oder der Dienstleistung 
• Nettopreis, Umsatzsteuersatz, Bruttopreis
• Bei Steuerbefreiung Hinweis darauf, warum keine Umsatzsteuer anfällt

Diese Erleichterung gelten nicht bei Fernverkauf, innergemeinschaftlichen Lieferungen und bei Umkehrung der Steuerschuldnerschaft (reverse charge).

Rechnungs-Vorlage oder Rechnungs-Software nutzen?

Genügt für die Rechnung eines Freiberufler eine Vorlage im Word-, Excel- oder PDF-Format? Wer nur wenige Rechnungen schreibt, kann im Moment noch eine solche Muster-Rechnung benutzen und jeweils von Hand anpassen. Für die PDF- oder Papier-Rechnung von Freiberuflern eine Vorlage zu finden, ist nicht weiter schwierig. Es gibt sie zahlreich im Internet, oft sogar kostenlos.

Allerdings schließt sich das Zeitfenster für solche einfachen Lösungen bald. Ab dem Jahr 2025 müssen Freelancer eine Rechnung im XML-Format akzeptieren. Außerdem sollte man dann auch in der Lage sein, eine strukturierte elektronische Rechnung zu erstellen. Wer nicht gerade Programmierprofi ist, wird dazu auf eines der etablierten Rechnungsverwaltungs-Programme bzw. eine gängige Buchhaltungssoftware zurückgreifen müssen. Bei diesen Programmen ist die Möglichkeit, elektronische Rechnungen zu stellen meist schon jetzt implementiert. Natürlich können diese Anwendungen die XML-Rechnungsformate für Menschen lesbar darstellen.

Ein weiterer Vorteil: die Rechnungsvorlagen, die diese Programme enthalten, sind einerseits gut an den eigenen Bedarf oder an eigene Wünsche anpassbar. Auf der anderen Seite enthalten sie Felder für alle Pflichtbestandteile in der Rechnung oder füllen diese gleich selbst aus. Zum Beispiel hat man damit stets eine korrekte einmalige Rechnungsnummer.