Wichtige Steuern für Freiberufler: Die Umsatzsteuer

Mit den Grundzügen des Umsatzsteuerrechts sollten sich Selbstständige selbst dann auskennen, wenn sich ein Steuerberater um ihre Steuerpflichten kümmert: Anderenfalls kann es bei Kalkulationen und Liquiditätsplanungen zu falschen Entscheidungen kommen. Abgesehen davon kann der Steuerberater einem zwar die Arbeit abnehmen – verantwortlich bleiben die Steuerpflichtigen aber weiterhin selbst.

Was ist die Umsatzsteuer?

Eine echte finanzielle Belastung ist die Umsatzsteuer für Selbstständige und Unternehmer zum Glück nur in Ausnahmefällen. Denn getragen wird die Umsatzsteuer (= Mehrwertsteuer) letztlich von den Endverbrauchern. Die Unternehmen fungieren „nur“ als Geldeintreiber des Fiskus. Dabei verrechnen sie die selbst gezahlten Umsatzsteuern mit den von ihnen eingenommenen Umsatzsteuern. Voraussetzung dafür: Sie sind zum Vorsteuerabzug berechtigt, fallen nicht unter die sogenannte Kleinunternehmerregelung und üben keine umsatzsteuerfreie Tätigkeit aus, etwa einen Heilberuf.

Das Prinzip des Vorsteuerabzugs

Das Prinzip des Vorsteuerabzugs sieht so aus:

• In Ihren Ausgangsrechnungen schlagen Sie auf die Dienstleistungs-Honorare und Waren-Verkaufspreise den passenden Umsatzsteuersatz auf,
• kassieren bei Ihren Kunden die Brutto-Rechnungsbeträge (inklusive Umsatzsteuer),
• addieren am Ende des Monats oder des Quartals sämtliche Umsatzsteuer-Einnahmen,
• ziehen davon die im gleichen Zeitraum bei betrieblichen Einkäufen selbst gezahlten Umsatzsteueranteile ab (= „Vorsteuern“),
• informieren das Finanzamt in einer „Umsatzsteuervoranmeldung“ über Ihre Umsatzsteuer-Einnahmen- und -Ausgaben und
• überweisen den Differenzbetrag (= „Umsatzsteuer-Vorauszahlung“) unaufgefordert an die Staatskasse.
• Falls Sie ausnahmsweise einmal mehr Vorsteuer bezahlt als Umsatzsteuern eingenommen haben, bekommen Sie den Differenzbetrag vom Finanzamt erstattet.
• Außerdem ist einmal pro Jahr eine Umsatzsteuererklärung fällig: Von der ermittelten Jahres-„Zahllast“ ziehen Sie die Summe Ihrer Vorauszahlungen ab und überweisen eine eventuelle Abschlusszahlung wiederum unaufgefordert ans Finanzamt. Ergibt sich nach Abzug der Vorauszahlungen ein Erstattungsanspruch, bekommen Sie eine Rückzahlung.

Unterm Strich ergibt das im Regelfall – wenn alles mit rechten Dingen zugeht – ein Nullsummenspiel.
 

Was wird besteuert?

Umsatzsteuer fällt gemäß § 1 Abs. 1 UStG grundsätzlich auf alle Lieferungen und Leistungen an, die ein Unternehmer (in seiner Unternehmereigenschaft) im Inland verkauft. Freiberufler und andere Selbstständige gelten in Ausübung ihres Berufes ebenfalls als Unternehmer. Verkauft ein IT-Dienstleister hingegen als Privatperson ein geerbtes Schmuckstück oder seinen privaten Pkw, muss er auf diese Verkaufserlöse keine Umsatzsteuer aufschlagen.

Nur wenige Waren und Dienstleistungen sind generell von der Umsatzsteuer befreit: Dazu zählen vor allem die Heilbehandlungen von Ärzten, Krankengymnasten und Heilpraktikern. Auch Banken, Versicherungen, manche Bildungseinrichtungen und bestimmte Postdienste sind umsatzsteuerfrei. Dagegen gibt es unter den in § 4 bis § 9 UStG geregelten Steuerbefreiungen keine Ausnahme, etwa für die inländischen Leistungen von Freiberuflern.

Welcher Umsatzsteuersatz gilt?

Es gibt einen regulären und einen ermäßigten Umsatzsteuersatz. Der reguläre Steuersatz liegt bei 19 Prozent, der ermäßigte bei 7 Prozent. In seltenen Fällen gibt es noch den „Nullsteuersatz“, er gilt beispielsweise für kleine Photovoltaik-Anlagen.

Grundsätzlich gilt für eine Lieferung oder Dienstleistung der reguläre Steuersatz von 19 Prozent. Der ermäßigte Steuersatz darf nur verwendet werden, wenn das ausdrücklich vorgesehen ist. Das ist beispielsweise beim Verkauf bestimmter Grundnahrungsmittel und medizinischer Produkte der Fall. Der ermäßigte Satz gilt außerdem unter anderem für die Arbeit von Zahntechnikern, den Verkauf von Büchern und Zeitschriften sowie die Einräumung von Urheberrechten, beispielsweise an Texten, Fotografien oder Software. 

Abgrenzung zur Einkommensteuer

Umsatzsteuer und Einkommensteuer sind zwei getrennte Steuerwelten, die in speziellen Gesetzen geregelt sind. In der Praxis gibt es aber einige Überschneidungen. Deshalb ist es für Selbstständige nicht immer einfach, die beiden Steuerarten gedanklich auseinanderzuhalten.

Dass die beiden Welten häufig vermischt werden, kommt nicht überraschend. Schließlich werden die Besteuerungsgrundlagen in den meisten Steuer- und Buchführungsprogrammen gleichzeitig erfasst. Außerdem stellen die Umsatzsteuer-Zahlungsvorgänge zugleich betriebliche Einnahmen und Ausgaben dar. Daher finden sich 

• Umsatzsteuereinnahmen und
• Vorsteuer-Erstattungen durch das Finanzamt

bei den „Betriebseinnahmen“ der Einnahmenüberschussrechnung wieder, die für die Einkommensteuererklärung erstellt wird.

• Eigene Vorsteuerausgaben sowie
• Umsatzsteuerzahlungen ans Finanzamt

sind im Abschnitt „Betriebsausgaben“ der Einnahmenüberschussrechnung aufgeführt. Einfluss auf den einkommensteuerpflichtigen Gewinn ergibt sich daraus normalerweise nicht, weil wie oben beschrieben ein Nullsummenspiel ist. 

Die Jahresabrechnung sämtlicher Umsatzsteuer-Einnahmen und -Ausgaben erfolgt über eine separate Umsatzsteuererklärung, die unabhängig von der Einnahmenüberschussrechnung und der (privaten) Einkommensteuererklärung abzugeben ist.

Wer ist umsatzsteuerpflichtig?

Steuerpflichtig sind genau genommen die Endverbraucher. Die an der Wertschöpfungskette beteiligten Unternehmer dürfen die selbst bezahlte Umsatzsteuer (= Vorsteuer) verrechnen oder bekommen sie erstattet. Steuerschuldner (und damit verantwortlich für das Steuer-Inkasso) sind gemäß § 13a UStG jedoch die Unternehmer. Sie berechnen die Umsatzsteuer auf die von ihnen erzielten Umsätze und stellen sie ihren Kunden in Rechnung. Ob diese Umsätze haupt- oder nebenberuflich, freiberuflich oder gewerblich erzielt werden, spielt keine Rolle.

Umsatzsteuerbefreiung für Freiberufler: Kleinunternehmerregelung

Wer im Vorjahr weniger als 22.000 Euro eingenommen hat (steuerpflichtiger Umsatz, nicht Gewinn!) und im laufenden Jahr voraussichtlich nicht mehr als 50.000 Euro einnehmen wird, gilt als Kleinunternehmer im Sinne des § 19 UStG. Gründer, bei denen es noch keinen Vorjahresumsatz gibt, dürfen den voraussichtlichen Umsatz ihres ersten Geschäftsjahres ebenso schätzen wie den des Folgejahres. 
Bitte beachten Sie:

• Nimmt ein Freelancer seine selbstständige Tätigkeit nicht im Januar auf, handelt es sich um ein Rumpfjahr. Die Umsätze eines Rumpfjahres müssen auf das Gesamtjahr hochgerechnet werden. Wer seine Tätigkeit im Mai aufnimmt und voraussichtlich „nur“ 16.000 Euro Umsatz macht, liegt nur scheinbar unter der 22.000-Euro-Grenze: Aufs Jahr hochgerechnet ergibt sich jedoch ein Gesamtumsatz von 24.000 Euro (16.000 / 8 x 12). Die Voraussetzungen für die Kleinunternehmer-Regelung sind damit nicht erfüllt.
• Die Kleinunternehmer-Regelung erstreckt sich auf sämtliche Umsätze aus selbstständigen Tätigkeiten und Gewerbebetrieben eines Selbstständigen oder Unternehmers. Die Kleinunternehmer-Regelung kann also pro Person nur einmal in Anspruch genommen werden. Wer im Vorjahr 15.000 Euro als Freiberufler und weitere 10.000 Euro als gewerblicher Ebay-Händler eingenommen hat, ist kein Kleinunternehmer mehr.

Kleinunternehmer müssen (und dürfen) keine Umsatzsteuer in ihren Rechnungen ausweisen. Im Gegenzug bekommen sie keine Vorsteuer erstattet. Wer die Kleinunternehmer-Regelung in Anspruch nimmt, spart sich etwas Verwaltungsarbeit (zum Beispiel die regelmäßigen Umsatzsteuervoranmeldungen). Außerdem sind Kleinunternehmer bei Geschäften mit privaten Endverbrauchern gegenüber anderen Unternehmern im Vorteil: Kleinunternehmer können etwas günstiger anbieten oder den (nicht erhobenen) Umsatzsteueranteil in die eigene Tasche stecken.
Die Kleinunternehmer-Regelung eignet sich daher vor allem für nebenberufliche Kleingewerbetreibende, die vorwiegend mit Privatleuten Geschäfte machen. Für hauptberufliche Freelancer, die vor allem mit Geschäftskunden zu tun haben, ist die Kleinunternehmer-Regelung hingegen normalerweise nicht vorteilhaft:

• Eine Umsatzsteuererklärung müssen ohnehin alle Unternehmer abgeben.
• Die Befreiung von den Umsatzsteuervoranmeldungen wird mit der fehlenden Möglichkeit des Vorsteuerabzugs teuer bezahlt.
• Außerdem geben Sie durch den fehlenden Umsatzsteuerausweis ungewollt zu erkennen, dass Sie nur begrenzte Umsätze erzielen.
   

Umsatzsteuererklärung: Melde- und Zahlungsfristen 

Sie müssen regelmäßig elektronische Umsatzsteuervoranmeldungen ans Finanzamt übermitteln, die ermittelte Zahllast unaufgefordert ans Finanzamt abführen und einmal pro Jahr eine elektronische Umsatzsteuererklärung übermitteln:

Umsatzsteuervoranmeldungen

• Die Umsatzsteuervoranmeldung muss entweder monatlich oder quartalsweise erfolgen.
• Monatliche Umsatzsteuervoranmeldungen sind erforderlich, wenn die Umsatzsteuer im Vorjahr mehr als 7.500 Euro betragen hat, oder die voraussichtliche Umsatzsteuer bei Gründern aufs Jahr hochgerechnet diesen Betrag überschreitet.
• In anderen Fällen genügt die quartalsweise Abgabe von Umsatzsteuervoranmeldungen. Das gilt seit 2021 auch bei Gründern, und zwar zumindest noch bis 2026. 
• Bis zu einer Zahllast von 1.000 Euro verzichtet das Finanzamt in der Regel ganz auf Umsatzsteuervoranmeldungen: Es genügt die jährliche Umsatzsteuererklärung.
• Bei monatlicher Voranmeldung muss diese bis zum 10. des Folgemonats abgegeben werden. Die Fälligkeitstermine von Quartalszahlern sind standardmäßig der 10. April, 10. Juli und 10. Oktober sowie der 10. Januar (des Folgejahres).
• Monats- und Quartalsmelder können gemäß § 46 UStDV eine „Dauerfristverlängerung“ beantragen: Dadurch verschiebt sich der Voranmeldezeitpunkt um einen Monat nach hinten. Monatsmelder sind in dem Fall jedoch verpflichtet, eine jährliche Sondervorauszahlung in Höhe von 1/11 der Vorjahres-Umsatzsteuervorauszahlungen zu leisten.
• Umsatzsteuervoranmeldungen, Anträge auf Dauerfristverlängerung sowie Anmeldungen von Sondervorauszahlungen müssen in authentifizierter Form elektronisch ans Finanzamt übermittelt werden.
• Die elektronische Übermittlung der Umsatzsteuervoranmeldung erfolgt über die Elster-Schnittstelle, die von allen gängigen Steuer- und Buchführungsprogrammen unterstützt wird. Sie können auch das ElsterOnline-Portal nutzen.
• Die Authentifizierung erfolgt mittels elektronischer Signatur. In den meisten Fällen genügt das kostenlose ElsterBasis-Zertifikat, das Sie direkt im ElsterOnline-Portal beantragen.

Umsatzsteuer-Vorauszahlungen

Eine Zahlungsaufforderung bekommen Sie nicht. Sie müssen die in der Voranmeldung eigenhändig ermittelte Umsatzsteuer-Vorauszahlung unaufgefordert ans Finanzamt überweisen. Sie können dem Finanzamt auch ein Lastschriftmandat erteilen. Dann wird die Vorauszahlung ein paar Tage später von Ihrem Konto abgebucht. Falls Sie einen Umsatzsteuer-Überschuss (= „Vorsteuerüberhang“) ermittelt haben, bekommen Sie das Guthaben normalerweise anstandslos erstattet. Vor allem in der Gründungsphase müssen Sie bei sehr hohen Vorsteuererstattungen allerdings mit Nachfragen des Finanzamts rechnen.

Umsatzsteuererklärung

• Einmal im Jahr ist die Umsatzsteuererklärung fällig. Stichtag ist der 31. Juli des Folgejahres. Wenn Sie einen Steuerberater hinzuziehen, haben Sie normalerweise bis Ende Februar des übernächsten Jahres Zeit.
• Auch umsatzsteuerliche Kleinunternehmer müssen eine Umsatzsteuererklärung abgeben. Es genügt eine sogenannte Nullmeldung: Damit bestätigen Sie, dass Sie keine Umsatzsteuer in Rechnung gestellt und eingenommen haben.
• Die elektronische Übermittlung der Umsatzsteuererklärung erfolgt über die Elster-Schnittstelle Ihrer Steuer- oder Buchführungs-Software. Sie können aber auch dafür das ElsterOnline-Portal nutzen.
• Die Authentifizierung erfolgt wiederum mittels elektronischer Signatur, die Sie bei Ihren Voranmeldungen genutzt haben. 

Praxistipps zur Umsatzsteuer

Ist-Versteuerung nutzen

Zu einer finanziellen Belastung kann die Umsatzsteuer dann werden, wenn ein Selbstständiger bei der Anmeldung seiner Tätigkeit im „Fragebogen zur steuerlichen Erfassung“ im Abschnitt „Soll-/Ist-Versteuerung der Entgelte“ die Berechnung der Umsatzsteuer „nach vereinbarten Entgelten“ (= Soll-Versteuerung) angekreuzt hat. Damit gilt für ihn die unvorteilhafte Soll-Versteuerung.

Soll-Versteuerung bedeutet: die Umsatzsteuer wird bereits zum Zeitpunkt der Leistungserbringung (!) fällig. Mit anderen Worten: Der Umsatzsteueranteil von Ausgangsrechnungen muss auch dann ans Finanzamt gemeldet und abgeführt werden, wenn die Kunden noch gar nicht bezahlt haben! Für den Zeitraum zwischen Rechnungsstellung und Bezahlung finanziert der Selbstständige die Umsatzsteuer gegenüber dem Finanzamt vor. Stellt sich irgendwann heraus, dass der Kunde die Rechnung gar nicht bezahlt, wird der Umsatzsteueranteil zwar wieder erstattet: Bis dahin muss das Geld aber zwischenfinanziert werden.

Zum Glück lässt sich dieses Problem in den allermeisten Fällen leicht vermeiden:

• Unternehmen, deren jährlicher Gesamtumsatz nicht mehr als 600.000 Euro beträgt, dürfen die Umsatzsteuer „nach vereinnahmten Entgelten“ (= Ist-Versteuerung) berechnen. In dem Fall kommt es von vornherein auf den Zeitpunkt der Bezahlung an. Diese Grenze liegt ab 2024 bei 800.000 Euro.
• Freiberufler sowie andere Selbstständige, die von der Buchführungspflicht befreit sind, dürfen die Ist-Versteuerung sogar unabhängig von der Umsatzhöhe in Anspruch nehmen.

Achten Sie also darauf, dass Sie bei der Anmeldung Ihrer Selbstständigkeit im Fragebogen unter dem Abschnitt „Soll-/Istversteuerung der Entgelte“ die Berechnung der Umsatzsteuer „nach vereinnahmten Entgelten (Ist-Versteuerung)“ ankreuzen. Falls Sie versehentlich für die Soll-Versteuerung optiert haben, können Sie den Übergang zur Ist-Versteuerung beantragen und sich dabei auf § 20 UStG berufen.

Korrekte Rechnungsstellung

Den Vorsteuerabzug dürfen Sie nur dann durchführen, wenn Ihre Eingangs- und Ausgangsrechnungen alle vorgeschriebenen Informationen enthalten. Das sind laut § 14 UStG:

• Name und Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers,
• Steuernummer oder UStIdNr. des Ausstellers
• Ausstellungsdatum,
• fortlaufende Rechnungsnummer,
• Menge und Art der Waren oder Dienstleistungen,
• Zeitpunkt der Warenlieferung oder Dienstleistung,
• Nettoverkaufspreis oder Nettohonorar, nach Steuersätzen und Steuerbefreiungen aufgeschlüsselt
• der Umsatzsteuersatz und der Umsatzsteuerbetrag sowie
• Gründe für eventuelle Steuerbefreiungen oder nicht erhobene Umsatzsteuer.

Für manche Unternehmen (z. B. aus der Baubranche) gelten zusätzliche Anforderungen.

Bei einer sogenannten Kleinbetragsrechnung bis zu einem Gesamtbetrag (= inklusive Umsatzsteuer) von 250 Euro genügen laut § 33 Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV) die folgenden Angaben:

• Name und Anschrift des Ausstellers,
• Ausstellungsdatum,
• Menge und Art der Waren oder Dienstleistungen,
• Rechnungs-Gesamtbetrag (inklusive Umsatzsteuer = brutto) sowie
• Steuersatz der darin enthaltenen Umsatzsteuer.

Umsatzsteuer bei Auslandsgeschäften 

Für Lieferungen und Leistungen ins Ausland und aus dem Ausland gelten zahlreiche Sondervorschriften. Kompliziert sind auch grenzüberschreitende Geschäfte innerhalb der EU. Zum Beispiel kommt es dabei oft zu einer Umkehr der Steuerschuldnerschaft: In diesem Fall muss der Leistungsempfänger die Umsatzsteuer entrichten. Um bei grenzüberschreitenden Lieferungen und Leistungen die Unternehmereigenschaft zu beweisen, ist eine Umsatzsteueridentifikationsnummer erforderlich.

Umsatzsteuer für Freiberufler: Die wichtigsten Fragen und Antworten