Ausgaben für Freiberufler und Selbstständige: Betriebsausgaben vs. Spesenabrechnung

Ganz allgemein haben Freiberufler und andere Selbstständige zwei Möglichkeiten, mit Ausgaben umzugehen, die bei der Ausübung ihrer Tätigkeit anfallen. 

• Sie können ihren Aufwand – etwa für den Geschäftswagen, die Büroausstattung, IT-Geräte oder Marketing – als Betriebsausgaben buchen. Dann werden diese Kosten vom Gewinn abgezogen und vermindern so die Steuerlast. (Mehr dazu steht im Beitrag „Betriebsausgaben als Freiberufler von der Steuer absetzen“).
• Bei Ausgaben, die direkt und voll für einen bestimmten Auftraggeber anfallen, gibt es noch eine vorteilhafte Alternative: man kann sie sich unter Umständen von diesem Auftraggeber bezahlen lassen.

Typisches Beispiel für Ausgaben, die als Auslagen oder Spesen von Freiberuflern geltend gemacht werden können, sind Reisekosten, die Freiberuflern im Rahmen eines Auftrags entstehen, zum Beispiel, weil Meetings mit dem Kunden vor Ort notwendig sind. Dafür kann der Kunde eine Reisekostenabrechnung von dem Freiberufler erhalten. Ein anderes Beispiel: Eine Selbstständige organisiert im Kundenauftrag ein Event. Dazu mietet sie einen Saal und die notwendige Veranstaltungstechnik. Sie wird diese Auslagen in Rechnung stellen, um nicht die Kosten des Kunden zu übernehmen.

Natürlich kann man nicht für alle geschäftlichen oder beruflichen Ausgaben Spesen auf der Rechnung ausweisen oder Auslagenersatz geltend machen. Den normalen Lunch in der Mittagspause können Freiberufler nicht als Essen absetzen oder auf eine Spesenabrechnung schreiben, selbst wenn sie an dem Tag die ganze Zeit für einen bestimmten Kunden tätig waren. Für Werkzeug oder eine Software, die sie für einen bestimmten Auftrag gekauft haben, können sie keine Auslagen in Rechnung stellen, wenn sie diese anschließend selbst behalten und für weitere Kunden verwenden.

Spesen und Auslagen

Der Begriff „Spesen“ wird bei Selbstständigen nicht immer einheitlich verwendet. Grundsätzlich bezieht er sich auf Ausgaben, die bei einer geschäftlichen Tätigkeit im Rahmen eines Auftrags für einen Kunden getätigt werden. Manchmal wird er auch nur auf Dienstreisen im Auftrag eines Kunden bezogen und umfasst die Reisekosten. Manche Leute meinen mit Spesen sogar ausschließlich die Verpflegungskosten bei einer Auswärtstätigkeit.

„Auslagen“ bezieht sich auf Ausgaben, die man für jemand anderen und im Namen dieser Person tätigt. Auslagenersatz ist die Erstattung dieser Kosten, für die man in Vorleistung gegangen ist. Dazu muss man dem Betreffenden die Auslagen in Rechnung stellen oder korrekter gesagt die Ausgabe als durchlaufenden Posten an ihn weiterreichen.

Wichtig: Im Steuerrecht gelten besondere Vorschriften für Reisekosten (Spesen), Verpflegungsmehraufwand und Auslagenersatz. Sie sind für Selbstständige wichtig, die für Reisekosten oder für ihren Verpflegungsmehraufwand als Freiberufler Betriebskosten in der Steuererklärung ansetzen. Sie gelten außerdem für Arbeitgeber, die Beschäftigten Spesen, Auslagen oder Reisekosten erstatten.

Zwischen Selbstständigen und ihren Auftraggebern gelten diese steuerrechtlichen Vorschriften dagegen nicht. Steuerlich können Selbstständige als Verpflegungsmehraufwand auf einer Geschäftsreise nur eine pauschale Summe geltend machen. In der an einen Kunden gerichteten Spesenabrechnung können Freiberufler dagegen den vollen Preis der Mahlzeiten berechnen, wenn das zwischen beiden Seiten so vereinbart war.

Auslagen- und Spesenabrechnung für Selbstständige: drei Optionen

Grundsätzlich gibt es drei Möglichkeiten, wie Freiberufler Betriebskosten, Spesen und Auslagen, abrechnen können, beispielsweise Übernachtungskosten von Selbstständigen, die der Auftraggeber übernimmt.

• Auslagen im eigentlichen Sinn sind durchlaufende Posten: Der oder die Selbstständige bestellt oder kauft und bezahlt sie zwar, aber im Namen des Kunden. Das Geld wird gewissermaßen ausgelegt. Beispiel: eine Freiberuflerin wird von einem Unternehmen mit der Durchführung eines Seminars beauftragt. Dafür kauft sie Seminarunterlagen zum Verteilen an die Teilnehmer und mietet Seminarräume an. Die Rechnungen bezahlt sie, anschließend reicht sie die Belege oder Rechnungen im Original an ihren Kunden weiter. Dieser erstattet ihr daraufhin die verauslagten Beträge. Für die Freiberuflerin sind die Auslagen ein durchlaufender Posten, keine Betriebsausgabe.
  Auslagenersatz setzt voraus, dass in den Rechnungen der eigentliche Auftraggeber als Adressat erscheint. In unserem Beispiel sollten der Lieferant für das Material und der Vermieter der Veranstaltungsstätte ihre Rechnungen nicht auf den Namen der Freiberuflerin ausstellen, sondern auf den ihres Kunden.
• Die zweite Variante ist die Abrechnung von Nebenleistungen. In unserem Beispiel besteht die in Auftrag gegebene Hauptleistung in der Durchführung eines Seminars. Anreise und der Einkauf von Material für die Teilnehmer können als Nebenleistung abgerechnet werden. Die explizite Bezeichnung als „Nebenleistung“ ist nicht erforderlich.
  Natürlich sollte dieses Vorgehen mit dem Kunden abgesprochen sein beziehungsweise die Nebenleistungen bereits im Angebot erscheinen. Bei dieser Variante laufen die Rechnungen des Material-Lieferanten und des Vermieters auf den Namen der Freiberuflerin, sie bucht die Bezahlung als ihre Betriebsausgabe. Die Nebenleistung, die sie dann dem Kunden berechnet, führt bei ihr zu einer Betriebseinnahme.
• Eine dritte, für alle Seiten besonders einfache Möglichkeit besteht darin, von vornherein eine Spesen- beziehungsweise Aufwandspauschale zu vereinbaren, so dass eine gesonderte Spesenabrechnung überflüssig wird – etwa ein bestimmter Betrag zusätzlich für Seminar-Material. Natürlich kann die Selbstständige diesen Betrag auch von vornherein stillschweigend im Angebot einkalkulieren. Dann geht sie zwar mit einem entsprechend höheren Honorar ins Rennen, erspart sich aber mögliche Diskussionen mit dem Kunden.

Auslagen und Spesen: Umsatzsteuer auf der Rechnung ausweisen?

Je nachdem, welche der genannten Varianten gewählt wird, gelten unterschiedliche Regelungen für die Umsatzsteuer.

• Entscheidet sich die Freiberuflerin dafür, dem Auftraggeber Auslagen in Rechnung zu stellen, die sie bereits bezahlt hat, und lautet die Rechnung auf ihren Auftraggeber und nicht auf sie selbst? Dann kann sie die auf der Rechnung ausgewiesene Umsatzsteuer nicht selbst als Vorsteuer geltend machen. Ihr Kunde ersetzt ihr den Bruttobetrag und erhält den Umsatzsteueranteil vom Finanzamt erstattet. Es empfiehlt sich, solche Posten in eine eigene Abrechnung auszulagern und explizit als Auslagenerstattung zu kennzeichnen. Der Kunde hat Anspruch auf die Originalrechnung. 
• Nebenleistungen sind umsatzsteuerpflichtig. Dabei gilt eine Besonderheit: Nebenleistungen übernehmen den Umsatzsteuersatz, der für die Hauptleistung gilt. (Merksatz: „Die Nebenleistung teilt das Schicksal der Hauptleistung.“) Voraussetzung ist, dass die Nebenleistung eng mit der Hauptleistung zusammenhängt und üblicherweise in Folge davon erbracht wird – so wie das Bereitstellen von Seminarmaterial als Teil der Durchführung von Seminaren. Da die Veranstaltungs- beziehungsweise Seminarleitung je nach den Umständen umsatzsteuerfrei, umsatzsteuerermäßigt oder mit vollem Umsatzsteuersatz erfolgen kann, gilt dies auch für das eingekaufte Seminarmaterial, das dem Auftraggeber berechnet wird. Dass die Freiberuflerin ihrerseits dafür den ermäßigten Umsatzsteuersatz von sieben Prozent gezahlt hat, ändert daran nichts.
• Bei pauschal einkalkulierten Spesen von Selbstständigen gibt es keine Besonderheiten: sie berechnen ihr Honorar mit dem für die angegebene Leistung angemessenen Umsatzsteuersatz. Der Umsatzsteueranteil der tatsächlich angefallenen Spesen des Freiberuflers kann als Vorsteuer geltend gemacht werden.

Reisekosten bei Freiberuflern

Unter den Reisekosten werden eine Reihe verschiedener Kostenarten zusammengefasst. Dazu gehören:

• Fahrtkosten wie Flug- oder Zugtickets oder die Kosten, die durch die Anreise mit dem eigenen Fahrzeug entstehen.
• Übernachtungskosten von Selbstständigen auf Geschäftsreise, in der Regel sind das Hotelkosten.
• Verpflegungskosten beziehungsweise der Verpflegungsmehraufwand des Freiberuflers oder Selbstständigen, der beispielsweise durch die Notwendigkeit entsteht, Mahlzeiten im Restaurant einzunehmen
• Reisenebenkosten etwa fürs Taxi, die Gepäckaufbewahrung oder ein Parkhaus

Wenn Freiberufler Reisekosten in Rechnung stellen, müssen sie sich nicht an die vielen Vorschriften und Pauschalbeträge halten, die das Steuerrecht für die steuerliche Anerkennung von Reisekosten vorgibt. Für das Spesen abrechnen von Freiberuflern zählt vielmehr, was zwischen ihnen und dem Kunden vereinbart wurde. Man kann die entsprechenden Beträge als Nebenleistungen ansetzen, eine Spesenabrechnung in Höhe einer vorab vereinbarten Pauschalsumme stellen oder auch Auslagenersatz geltend machen. Die Abrechnung von Reisekosten ist eines der Themen im Beitrag „Entfernungspauschale und Reisekosten“.

Essen und Verpflegung für Freiberufler als Spesen abrechnen

Grundsätzlich gilt für die Verpflegungskosten auf Geschäftsreisen oder anderen durch den Kunden veranlassten Auswärtstätigkeiten das, was für alle Reisekosten gilt. Bei Arbeitnehmern kann Verpflegungsmehraufwand nur in vorgegebener, pauschaler Höhe vom Arbeitgeber steuerfrei ersetzt werden. Entsprechendes gilt, wenn nach einer Geschäftsreise Freiberufler Essen absetzen für die Steuer. Die steuerlichen Beträge hängen außerdem von der Dauer der Abwesenheit ab. Diese Grenzen müssen eingehalten werden, wenn der Steuerpflichtige selbstständig ist und Essen absetzen möchte. Weiter gilt der Steuerabzug nur für Auswärtstätigkeiten abseits der ersten Betriebsstätte. Ansonsten können Selbstständige für die Steuer noch Geschäftsessen absetzen, bei denen Geschäftspartner oder Angestellte aus geschäftlichem Anlass bewirtet werden. Auch dafür gelten strikte Regeln.

Bei der Spesenabrechnung als Freiberufler mit dem Kunden ist das anders. Hier können beide Seiten frei vereinbaren, wie viel und in welcher Form Spesen erstattet werden. Natürlich sollte das geschehen, bevor die Spesen entstehen.