Experten und Freelancer der Bereiche IT, Engineering und Life Science vermitteln wir ab sofort unter unserer Spezialisierung Randstad Professional.
Mehr Informationen
Steuertipps für IT-Freiberufler
Unsere Steuertipps beschäftigen sich mit Gründungs-Vorlaufkosten, Eigenbelegen, der steuerlichen Berücksichtigung von Privatgegenständen, Umsatzsteuerfallen, optimierten Voranmeldungen und der neuen GWG-Freiheit.
Ja, das Steuerrecht ist kompliziert und ja, das Finanzamt nervt. Manchmal machen wir uns das Geschäftsleben aber auch unnötig schwer, vergessen legale Abzugsmöglichkeiten und verschenken Geld. Die „Steuertipps für IT-Freiberufler“ liefern bewährte Empfehlungen aus der Steuerpraxis.
Bitte beachten Sie dennoch: Die folgenden Tipps und Hinweise dienen der Orientierung und Anregung: Die konkrete Umsetzung besprechen Sie am besten mit einem Steuerberater oder fragen die Steuerexperten Ihres Berufs- oder Branchenverbands. Sie können sich mit den Details Ihres Einzelfalls im Zweifel aber auch direkt ans Finanzamt oder die Industrie- und Handelskammer wenden.
Gründungs-Vorlaufkosten nicht vergessen!
Die Vorbereitung einer selbstständigen Tätigkeit dauert ihre Zeit und geht ins Geld: Gründer lassen sich beraten, kaufen Fachbücher, besuchen Seminare und Messen, betreiben Marktforschung, besichtigen Büroräume, erstellen Werbematerialien, Websites und Weblogs. Dabei fallen Kosten für Reisen, Büromaterial, Porto usw. an – unter Umständen sind sogar Genehmigungen und Gutachten erforderlich.
Leider versäumen viele angehende Freelancer es, die dazugehörigen Belege zu sammeln. Gar nicht einmal aus Vergesslichkeit: Vielmehr gehen sie davon aus, dass nur solche Aufwendungen steuerlich anerkannt werden, die nach dem Gründungsdatum anfallen.
Das trifft jedoch nicht zu: Alle Kosten, die betrieblich veranlasst sind und in einem erkennbaren Zusammenhang mit dem Gründungsvorhaben stehen, erkennt das Finanzamt grundsätzlich als „vorweggenommene Betriebsausgaben“ an. Und die enthaltene Mehrwertsteuer gilt in voller Höhe als Vorsteuer.
Mehr noch: Sollte sich im Laufe einer Gründungsvorbereitung herausstellen, dass das geplante Vorhaben wider Erwarten doch keine Zukunft hat, können Sie die Ausgaben ebenfalls von der Steuer absetzen.
Quittung weg, Geld weg? Notfalls reicht ein Eigenbeleg
Sie haben versäumt, im Vorlauf Ihrer Gründung (oder auch danach) Rechnungen und Quittungen zu sammeln? Kein Grund, die Flinte ins Korn zu werfen und auf die Ausgabe zu verzichten. Den berühmten Buchhaltungs-Grundsatz „Keine Buchung ohne Beleg“ können Sie auch ohne Original-Zahlungsbelege befolgen.
Bei unbaren Zahlungsvorgängen ermöglicht der Kontoauszug Ihres Bank- oder Kreditkartenkontos eine weitreichende Plausibilitätskontrolle: Daraus gehen die wichtigsten Rechnungsbestandteile ja bereits hervor. Für die Gewinnermittlung genügt darüber hinaus ein unterschriebener „Eigenbeleg“, aus dem der Zahlungsempfänger, Art und Menge der gekauften Waren und Dienstleistungen, das Datum der Lieferung oder Leistung sowie der Rechnungsbetrag hervorgehen.
Besondere Formvorschriften für Do-it-yourself-Belege gibt es nicht. Mit Ihrer Unterschrift bestätigen Sie ausdrücklich, dass die Zahlung erfolgt ist und betrieblichen Zwecken gedient hat.
Lesen Sie in diesem Artikel mehr über das Thema Eigenbeleg und warum Sie diese wirklich nur als Notlösung einsetzen sollten.
Privatgegenstände von der Steuer absetzen
Der Investitions- und Kapitalbedarf der meisten IT-Freiberufler ist überschaubar. Nicht nur, weil sie die Projektarbeit oftmals bei Kunden vor Ort erledigen und ansonsten im Home Office arbeiten: Die wichtigste technische und sonstige Infrastruktur ist vielfach schon vorhanden – angefangen bei Hard- und Software, Mobiliar, Raumausstattung, Büromaterial und Kleinbedarf aller Art.
Was vielen Selbstständigen zu Beginn ihrer Geschäftstätigkeit nicht klar ist: Sie dürfen ursprünglich privat angeschaffte Computer, Notebooks, Tablets, Smartphones, Drucker, Kopierer, Telefonanlagen, Büromöbel, Beleuchtung, Teppiche, Vorhänge, Dekorationsartikel und ähnliche Gegenstände als Betriebsausgaben geltend machen. Solche „Arbeitsmittel“ muss das Finanzamt sogar dann als Betriebsausgabe anerkennen, wenn Ihnen das häusliche Arbeitszimmer nicht zugestanden wird!
Voraussetzung: Die betreffenden Gegenstände wurden privat beschafft. Geräte und Einrichtungsgegenstände, die Sie in der Vergangenheit bereits einmal steuerlich geltend gemacht haben (zum Beispiel als Arbeitnehmer-„Werbungskosten“), dürfen Sie kein zweites Mal von der Steuer absetzen.
Lektüretipp:
Ausführlichere Informationen zu diesem Thema bietet der Beitrag „Gewinn-Gestaltung: Privatgegenstände von der Steuer absetzen“. Dort erfahren Sie auch, wie Sie den Einlagewert langlebiger, aber bereits gebrauchter Wirtschaftsgüter ermitteln und falls erforderlich abschreiben.
Vorsicht Umsatzsteuer-Falle: Ist-Versteuerung beantragen
Eigentlich ist die Umsatzsteuer ja nur ein „durchlaufender Posten“. Standardmäßig wird die fällige Umsatzsteuer gemäß § 16 UStG allerdings „nach vereinbarten Entgelten“ berechnet (= „Soll-Versteuerung“). Das bedeutet: Sie müssen die Umsatzsteuer in dem Monat ans Finanzamt melden und abführen, in dem Sie die Rechnung für Ihre Leistungen geschrieben haben. Ob und wann der Kunde die Rechnung tatsächlich bezahlt, interessiert das Finanzamt erst einmal nicht: So kann die Umsatzsteuer zu einer ernsthaften finanziellen Belastung werden.
Sollte sich eine Forderung später als nicht durchsetzbar und damit „uneinbringlich“ erweisen, können Sie den dazugehörigen Umsatzsteueranteil zwar vom Finanzamt zurückverlangen. Die zwischenzeitlichen Finanzierungskosten wälzt der Fiskus aber auf jeden Fall auf Sie ab.
Zum Glück bietet § 20 UStG aber ein Schlupfloch: Anstelle der Soll-Versteuerung können Sie auf Antrag zur Berechnung der Umsatzsteuer „nach vereinnahmten Entgelten“ übergehen. Bei der „Ist-Versteuerung“ müssen Sie die Umsatzsteuer erst dann ans Finanzamt melden und abführen, wenn der Kunde auch tatsächlich bezahlt hat.
Freiberufler sind auch hier klar im Vorteil: Sie dürfen die Ist-Versteuerung auf Dauer in Anspruch nehmen, ganz gleich, wie hoch ihre Umsätze sind! Alle anderen Selbstständigen und Unternehmer müssen folgende Voraussetzungen erfüllen, um in den Genuss der Ist-Versteuerung zu kommen:
- gewerblicher Jahresumsatz bis zu 500.000 Euro,
- kein Handelsregister-Eintrag und
- auch sonst keine Pflicht, „Bücher zu führen“ (= bilanzieren).
Vorsteuer aus unbezahlten Rechnungen absetzen!
Ganz gleich, ob Soll- oder Ist-Versteuerung: Sie dürfen die Umsatzsteuer aus Eingangsrechnungen bei der nächsten Umsatzsteuervorauszahlung auch dann bereits als Vorsteuer geltend machen, wenn Sie die Rechnung noch gar nicht bezahlt haben!
Diese wenig bekannte Großzügigkeit des Finanzamts ist in § 15 Abs. 1 Nr. 1 UStG festgelegt. Zulässig ist der Vorsteuerabzug auf Basis unbezahlter Rechnungen aber nur dann, wenn die dazugehörige Warenlieferung oder Dienstleistung tatsächlich bereits erfolgt ist.
Voranmelde-Pause: Dauerfristverlängerung geschickt nutzen
Umsatzsteuerpflichtige Selbstständige und Unternehmer sind verpflichtet, in den beiden ersten Geschäftsjahren monatliche Umsatzsteuervoranmeldungen ans Finanzamt zu übermitteln. Die Meldung ist bis zum 10. Tag des Folgemonats fällig. Die vereinnahmte Umsatzsteuer muss – nach Abzug der selbst gezahlten Vorsteuer – anschließend unaufgefordert ans Finanzamt überwiesen werden.
Ab dem dritten Geschäftsjahr dürfen Unternehmen mit einer geringen Umsatzsteuer-Zahllast zu vierteljährlichen Voranmeldungen übergehen (Vorjahreszahllast < 7.500 Euro). In manchen Fällen (Vorjahreszahllast < 1.000 Euro) genügt sogar die jährliche Umsatzsteuererklärung.
Da die meisten IT-Freiberufler aber deutlich mehr als 7.500 Euro Umsatzsteuer einnehmen, bleibt es in der Regel bei der monatlichen Meldefrequenz. Damit zu Monatsbeginn keine Hektik aufkommt, bietet § 46 UStDV die Möglichkeit, eine „Dauerfristverlängerung“ zu beantragen: Dadurch verschiebt sich der Voranmeldezeitpunkt um einen Monat nach hinten. Wenn Sie die Dauerfristverlängerung in Anspruch nehmen, müssen Sie eine jährliche Sondervorauszahlung leisten (= 1/11 der Vorjahres-Umsatzsteuervorauszahlungen).
Soweit, so unspektakulär. An der Pflicht, monatliche Meldungen abzugeben, ändert die Dauerfristverlängerung zunächst einmal nichts. Sie können die Fristverlängerung aber nutzen, um nur noch alle zwei Monate Meldung machen zu müssen.
Beispiel: Wegen der Dauerfristverlängerung ist die Umsatzsteuervoranmeldung für März 2020 erst Anfang Mai 2020 fällig. Niemand hindert Sie jedoch daran, zu dem Zeitpunkt in einem Aufwasch auch die Voranmeldung für April zu erledigen. Anschließend haben Sie dann tatsächlich zwei Monate Ruhe – ehe Sie Anfang Juli die Voranmeldungen für Mai und Juni erledigen.
So heben Sie die GWG-Grenze auf über 1.300 Euro an!
Seit Anfang 2018 liegt die Wertgrenze für geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) bei 800 Euro (netto). Das ist in § 6 Abs. 2 EStG geregelt. Damit die Sofortabschreibung zulässig ist, muss es sich um abnutzbare, bewegliche und selbstständig nutzbare Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens handeln.
Die gute Nachricht: Mit dem Investitionsabzugsbetrag (IAB) gibt es ein flexibel einsetzbares Instrument, mit dem sich (unter anderem) die GWG-Grenze nach oben verschieben lässt. Dafür ist allerdings ein wenig Weitsicht erforderlich: Um Ihre persönliche GWG-Grenze des Jahres 2020 auf über 1.300 Euro anzuheben ...
- bilden Sie beim Jahresabschluss für 2019 einen IAB in Höhe der für 2020 insgesamt geplanten Investitionen (alle langlebigen Anschaffungen – inklusive GWG),
- mindern auf diese Weise bereits den steuerpflichtigen Gewinn des Jahres 2019 um bis zu 40 Prozent der geplanten Beschaffungskosten und
- verringern zugleich die für die GWG-Wertgrenze maßgeblichen Anschaffungskosten im Jahr 2020 um 40 %.
Mit anderen Worten: Rechnerisch liegt die GWG-Grenze bei vorheriger IAB-Bildung 1.333 Euro (800 Euro / 60 * 100).
Beispiel: Von den Anschaffungskosten eines Notebooks mit einem Ladenpreis von 1.547 Euro (= Netto-Einkaufspreis 1.300 Euro) bleiben nach dem IAB-Abzug im Jahr der Anschaffung (2020) nur noch 60 % (= 780 Euro). Damit liegen die Anschaffungskosten unter der GWG-Grenze von 800 Euro. Die Folge: Das Notebook kann im Jahr 2020 in voller Höhe abgeschrieben werden.
Lektüretipp:
Ausführlichere Informationen über die Voraussetzungen des Investitionsabzugsbetrags und die IAB-GWG-Connection können Sie im Beitrag „Grenze für geringwertige Wirtschaftsgüter großzügig verschoben“ nachlesen. Bitte beachten Sie, dass die dort genannten Zahlenwerte noch auf der alten GWG-Grenze vor 2018 beruhen.