Betriebsausgaben als Freiberufler: von der Steuer absetzen, Steuerlast verringern

Was sind Betriebsausgaben?

Klären wir die größte Frage gleich zu Beginn: Was sind Betriebsausgaben? Unter diesen Begriff fallen grundsätzlich alle Anschaffungen und andere Ausgaben, die Freiberufler oder andere Selbstständige für ihren Betrieb tätigen. Zu den Betriebsausgaben zählen nicht nur die Kosten des neuen Firmen-Notebooks und die Büromiete, sondern auch Fahrtkosten, Bewirtungskosten, die Gehälter der Mitarbeiter und vieles mehr. 

Betriebskosten dürfen Freelancer vom Gewinn abziehen: Wer sie in der Körperschafts- oder Einkommensteuererklärung geltend macht, zahlt weniger Steuern. 

Allerdings gibt es dafür viele Regeln und Einschränkungen. So müssen in vielen Fällen Betriebsausgaben von Selbstständigen in Form von Abschreibungen erfolgen und über mehrere Jahre verteilt angesetzt werden. Manchmal gelten pauschale Betriebsausgaben für Freiberufler und Selbstständige. Und nicht immer handelt es sich um unbeschränkt abziehbare Betriebsausgaben. Dieser Beitrag liefert zum Thema Betriebsausgaben Beispiele und wichtige Informationen.

Betriebsausgaben als Selbstständiger: betrieblich veranlasster Aufwand

Betriebsausgaben sind die Aufwendungen, die bei Freiberuflern und anderen Selbstständigen anfallen, damit ihr Unternehmen seinen Zweck erfüllen kann. Entscheidendes Merkmal ist die betriebliche Veranlassung. Dadurch werden sie von den Ausgaben abgegrenzt, die der privaten Lebensführung dienen: die Kosten der Geschäftsreise gehören zu den Betriebskosten, die des privaten Urlaubs nicht.

Betriebsausgaben stehen auf der Soll-Seite der Einnahme-Überschuss-Rechnung einer Selbstständigkeit und damit den Einnahmen gegenüber. Sie verringern grundsätzlich den Gewinn, der unterm Strich herauskommt – und damit auch die Steuern, die auf die Höhe des Gewinns anfallen. 

Deshalb ist es wichtig, alle Betriebsausgaben zu erfassen, korrekt zu buchen und in der Einkommensteuererklärung anzusetzen. In vielen Fällen gelten dafür steuerrechtliche Sonderregelungen, etwa pauschale Betriebsausgaben, die Freiberufler und Selbstständige ansetzen können. Die Betriebsausgabenpauschale für Freiberufler ist eine wichtige Säule der Finanzplanung.

Ein besonderer Fall sind gemischte Aufwendungen: Ausgaben, die teils beruflich und teils privat veranlasst sind. Dazu gehören zum Beispiel die Kosten eines privat und beruflich genutzten Wagens oder Reisen, die teilweise für Geschäfte und teilweise zur Erholung dienen. Bei solchen gemischten Kosten achten die Finanzämter sehr genau darauf, dass keine privaten Ausgaben als Betriebsausgaben von Freiberuflern oder Selbstständigen angesetzt werden.

Arten von Betriebsausgaben: Typische Beispiele

• Ein typisches Beispiel für allgemeine Betriebskosten sind die Kosten für Waren und Rohstoffe, die zur Produktion beschafft werden müssen. 
• Ein weiteres typisches Beispiel sind die Ausgaben für Maschinen, Büroeinrichtungen, Computer, Software-Lizenzen, Büromaterial und anderes das für die Einrichtung des Betriebs notwendig ist.
• Dazu kommen als weitere Betriebsausgaben Aufwände für den laufenden Betrieb – wie Telefon- und Internetkosten, Mietkosten und Büromaterial. Wenn Freiberufler Miete absetzen, ist die Gewerbemiete betrieblicher Aufwand. Das gleiche gilt, wenn Freiberufler Arbeitszimmer absetzen: Ausgaben für ein häusliches Arbeitszimmer oder für das Homeoffice samt Reparatur- und Instandhaltungskosten stellen Betriebskosten dar.
• Die Kosten eines Geschäftswagens, beruflich veranlasste Reise- und Fortbildungskosten, geschäftliche Fahrtkosten, die Bewirtung von Geschäftsfreunden, die Ausgaben für Marketing und Werbung sowie Ausgaben für Fortbildung, Fachliteratur und Fachmagazine gelten ebenfalls als  betriebliche Posten.
• Wenn es Beschäftigte gibt, fallen die Personalkosten ebenfalls unter die Betriebsausgaben. Dazu kommen Rechnungen von Dienstleistern – von der Paketlogistik über die Steuerberatung bis zur Unternehmensberatung.
• Nicht vergessen: Auch die betrieblichen Steuern selbst sind Betriebsausgaben.

Buchführung und Aufzeichnungen

Betriebsausgaben dürfen in der Steuererklärung grundsätzlich nur dann angesetzt werden, wenn sie entsprechend gebucht wurden und ein angemessener Beleg existiert. Dieser kann zum Beispiel aus einer Quittung, einer Rechnung oder einem Kassenzettel bestehen. In Fällen, in denen der Beleg fehlt, kann ausnahmsweise ein selbst ausgestellter Eigenbeleg die Buchung als Betriebsausgabe rechtfertigen.

Aus den Buchungen muss hervorgehen, wann die Ausgabe oder die Belastung angefallen ist – und wer die entsprechende Zahlung erhalten hat.

Für einige selbstständige Berufe existiert die Möglichkeit zu pauschalen Betriebsausgaben: Freiberufler wie Journalisten und freie Dozenten können feste Beträge als betrieblichen Aufwand ansetzen. Grundlage sind die amtlichen Einkommensteuer-Hinweise zu § 18 EstG.

Tipps zur Optimierung von Betriebsausgaben

• Steuervorteile nutzen:
  Durch entsprechende Gestaltungen lässt sich der Gesamtbetrag an abzugsfähigen Betriebsausgaben maximieren. Ein Beispiel ist der Investitionsabzug, – ein Betrag, der zur Anschaffung abnutzbarer beweglicher Wirtschaftsgüter im Folgejahr bereitgestellt wird, aber bereits im Jahr zuvor als Betriebsausgabe vom Gewinn abgezogen werden kann. Im Anschaffungsjahr wird der Betrag dem Gewinn wieder zugerechnet.So lassen sich Liquiditätsvorteile erzielen, denn ein Teil der Abschreibung wird gewissermaßen vorgezogen.
  Ein weiteres Beispiel ist eine Sonderabschreibung nach § 7g EStG, durch die bis zu 20 Prozent der Anschaffungskosten für bewegliches, zu mindestens 90 Prozent betrieblich genutztes Anlagevermögen frei über den Zeitraum von fünf Jahren verteilt werden können, falls das Unternehmen im Vorjahr nicht mehr als 200.000 Euro Gewinn erzielt hat. Beratung zur Nutzung solcher Gestaltungsspielräume bieten Steuerberater.
• Privatgegenstände von der Steuer absetzen:
  Freiberufler, die bislang privat genutzte Dinge wie einen Schreibtisch oder ein Tablet nun beruflich nutzen, können den Zeitwert dieser Dinge als Betriebsausgabe ansetzen – ganz so, als hätten sie diese Sachen gebraucht gekauft. Im Zweifelsfall kann der Preis angesetzt werden, der dafür auf Plattformen wie eBay Kleinanzeigen verlangt wird. Auch privat bezahltes Büromaterial, das dann doch im Büro und damit geschäftlich verwendet wird, lässt sich als Betriebsausgabe verbuchen.
• Vorweggenommene Betriebsausgaben und nachträgliche Betriebsausgaben:
  Gründerinnen und Gründer können Vorlaufkosten ihrer Existenzgründung als Betriebskosten ansetzen, auch wenn sie zum Zeitpunkt der Ausgabe noch nicht selbstständig waren. Solche vorweggenommene Betriebsausgaben beinhalten zum Beispiel zuvor beschaffte Büromöbel, kostenpflichtige Seminare, Fachbücher oder Ausgaben für Marktforschung. Auch nachträgliche Betriebsausgaben können anfallen und in der Einkommensteuererklärung geltend gemacht werden. Ein Beispiel wäre der Aufwand durch Gewährleistung für ein vor Betriebsausgabe verkauftes, fehlerhaftes Produkt.
• Kostenkontrolle und Budgetierung:
  Es macht in vielen Fällen Sinn, den möglichen Rahmen an Betriebsausgaben auszunutzen, um den steuerlichen Gewinn und damit die Steuerbelastung möglichst zu drücken. Trotzdem handelt es sich um Aufwendungen beziehungsweise Ausgaben. Ausgabenkontrolle ist ein wichtiger Teil der Unternehmensführung. Deshalb ist es sinnvoll, die Betriebskosten nicht nur zu buchen, sondern auch laufend zu kontrollieren – und für verschiedene Posten wie den Marketingaufwand ein festes Budget vorzugeben.
• Reduzierung nicht notwendiger Ausgaben:
  Ziel der Ausgabenkontrolle ist es, nicht notwendige Ausgaben zu vermeiden und das verfügbare Budget zweck- und renditeoptimiert zu investieren. Dass dazu auch die Nutzung der Betriebsausgaben zur Minimierung der Steuerlast gehört, liegt auf der Hand.

Fragen und Antworten zur Betriebsausgabe