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Projektassistent (m/w/d)
Festanstellung
Happurg
Start ab 01.02.2025
Projektassistenz – Berufsbild und Jobs
Was macht eine Projektassistenz?
Dafür zu sorgen, dass sich die Kolleginnen und Kollegen, sich die Vorgesetzten und Projektmanager auf ihre eigentlichen Aufgaben konzentrieren können – nirgendwo sonst trifft dieser Anspruch so zu wie bei der Projektassistenz (PO). Im hektischen Alltag von Projekten, wo sich enge Terminvorgaben, häufig knappe Ressourcen, eine Vielzahl von administrativen Aufgaben. Meetings, Briefings und nicht zuletzt anspruchsvolle Auftraggeber die Hand geben, ist die erfahrene Projektassistentin und der umsichtige Projektassistent der Fels in der Brandung, der den Überblick behält und für den Projektmanager/ -leiter die organisatorischen Aufgaben übernimmt.
Ab einer bestimmten Projektgröße oder bei mehreren Projekten, die parallel abgearbeitet werden müssen, wird der organisatorische Druck/ Aufgabenbereich in Unternehmen mit moderner und professioneller Projektkultur meist in ein Projekt Management Office (PMO) mit mehreren Projektassistenten verlagert.
Im Multiprojektmanagement fungiert das Project Management Office als die Schnittstelle zwischen den Projekten eines Unternehmens. Hier erfolgt die Steuerung der verschiedenen Projekte, in der Regel ist ein PMO dauerhaft in die Struktur eines Unternehmens integriert – mit nachweisbaren positiven Folgen. Von der Unterstützung der Projektleitung und die Entlastung des Projektteams über die Verbesserung der internen Projektkommunikation und der Vereinheitlichung der Projektmethoden bis hin zur Nutzung von passenden Projektmanagement-Tools und Wissenstransfer (Best Practice): Ein PMO sorgt für die Professionalisierung des Projektgeschäft und die Effizienz von Projekten.
Aufgaben und Tätigkeiten einer Projektassistenz
Laut Definition der DIN 69905 ist die Projektassistentin bzw. der Projektassistent ein "Mitarbeiter, der nach Weisung der Projektleitung Aufgaben im Rahmen des Projektmanagements übernimmt, wobei die sachliche Verantwortung bei der Projektleitung liegt".
Unabhängig von Branche und Wirtschaftszweig (wo sie fast überall zu finden sind): Von der einfachen Projektassistenz bis zum unternehmensweit agierenden Project Management Office, entsprechend skalierbar sind die Tätigkeiten. Im Kern geht es dabei immer um die Unterstützung und Entlastung des Projektleiters bzw. Projektmanagers. Zu den vielfältigen Aufgaben gehören:
- Bearbeitung der eingehenden Korrespondenz und Projektablage
- Erstellung und Verteilung von Projektunterlagen (Vorlagen für das Budget, Meilensteinplanung, To-do-Listen und Protokolle) und Vorbereitung von Präsentationen
- Beschaffung und Management von Projektausstattungen und externen Dienstleistern
- Projektkommunikation und Betreuung der eingesetzten Tools; Projektmarketing über Intranet, Newsletter etc.
- Dokumentation
- Überwachung der Personalressourcen und Mitarbeiterverfügbarkeit
- Organisation, Durchführung und Nachbereitung von Besprechungen, Meetings und Workshops
- Organisation von Schulungen und Dienstreisen
- Unterstützung beim Aufbau und der Durchführung des operativen Projektmanagements: Beteiligung bei der Teamzusammensetzung und Struktur-Festlegungen; Hilfe bei Kostenplanung
- Statusreports und Projektcontrolling
- Konzernübergreifende Schnittstellenfunktion zur Informationsbeschaffung
- Vertretung der Projektleitung bei Abwesenheit sowie Unterstützung bei der Personalführung; "Sparringspartner des Projektleiters"
Zu den erweiterten Aufgaben eines PMO können zählen Projektportfoliomanagement (Bewertung der Projekte nach ihrem Nutzen für das Unternehmen), Multiprojektmanagement, Entwicklung und Implementierung von Methoden und Prozessen, Etablierung und Durchführung eines Ressourcenmanagements und Anforderungsmanagement.
Ausbildung und Studium einer Projektassistenz
Je komplexer ein Projekt, je größer Kosten- und Zeitdruck und je "gemischter" die Zusammensetzung in einem Projekt sind, desto wichtiger sind eine strukturierte Arbeitsweise und das Durchsetzungsvermögen der Projektassistentin bzw. eines Projektassistenten. Je nach Branche und Anforderungsprofil findet man in der Position der Projektassistenz sowohl erfahrene Fachkräfte, bevorzugt mit einer kaufmännischen Ausbildung, als auch studierte Betriebswirte, Wirtschaftsinformatiker etc. So oder so gehört die Fortbildung in Projektmanagement (u. a. Planung, Controlling) zur Grundlage der Tätigkeit.
Soft Skills und Fähigkeiten einer Projektassistenz
Neben den sogenannten Soft Skills "Selbstsicheres Auftreten, Kommunikationsstärke, Selbstorganisation, strukturierte Arbeitsweise, hohe Serviceorientierung, schnelle Auffassungsgabe und ausgeprägtes Organisationstalent" zeichnet sich eine erfolgreiche Projektassistentin bzw. ein Projektassistent aus durch:
- Kenntnisse in den gängigen MS Office- und Projektmanagement-Programmen
- Kenntnisse in CRM-Software
- in internationalen Projekten sehr gute Englisch-Kenntnisse in Wort und Schrift
- häufig Bereitschaft zu Reisen
- idealerweise bereits Erfahrung in der Mitarbeit eines PMO
Karriere und Weiterbildung als Biologielaborant
Da Biologielaboranten in einem Beruf arbeiten, indem neueste wissenschaftliche Erkenntnisse eine zentrale Rolle spielen, ist es für sie unerlässlich, dass sie sich regelmäßig weiterbilden. Deswegen gibt es für Biologielaboranten viele Möglichkeiten für Fortbildung in unterschiedlichen Forschungsbereichen, wie Biotechnologie oder Physikalische Messtechnik.
Es gibt auch Aufstiegsfortbildungen, die Biologielaboranten durch das Erlernen zusätzlicher Qualifikationen bessere Aufstiegsmöglichkeiten bieten. Nach längerer Berufserfahrung kann eine Weiterbildung zum Industriemeister für Chemie oder zum Techniker für Biotechnik, Chemietechnik oder Umweltschutztechnik gemacht werden. Zusätzlich gibt es auch die Möglichkeit, sich zum Ausbilder weiterzubilden, der selbst Azubis ausbildet oder den Weg in die Selbstständigkeit einschlägt.
Bessere Zukunftsaussichten im Job erhält ein Biologielaborant außerdem, wenn er sich auf ein bestimmtes Fachgebiet spezialisiert, wie beispielsweise für Abwasser, Umweltschutz oder Arbeitssicherheit. So hebt er sich etwas von der Masse ab und kann sich als Experte in einem bestimmten Gebiet etablieren, indem es weniger Fachkräfte gibt und verbessert so seine Jobchancen.
Zu guter Letzt können Biologielaboranten mit Abitur oder Fachabitur nach der Ausbildung noch zusätzlich studieren. Studiengänge, die sich für Biologielaboranten anbieten, sind beispielsweise Biotechnologie, Umwelttechnik, Biologie, Biowissenschaften, Life Sciences, Biomedizin, Molekulare Medizin oder Agrarbiologie.
Bei Randstad Professional ist der Umgang extrem freundlich und es fühlt sich fast familiär an.
Christian Hauck
IT-Administrator
Gehalt einer Projektassistenz
Ein Projektassistent verdient in Deutschland in der Regel zwischen 2.981 und 3.764 Euro brutto im Monat. Die Gehaltsunterschiede sind unter anderem auf die Branche und die Größe des Unternehmens zurückzuführen. Auch die eigenen Qualifikationen spielen eine Rolle. Mit steigender Berufserfahrung wächst beispielsweise auch das Projektassistenten-Gehalt. Letztendlich beeinflusst auch der Standort der Arbeitsstätte den Verdienst des Projektassistenten. Während im Bundesland Hessen mit einem durchschnittlichen Gehalt von 3.625 Euro brutto im Monat die besten Gehaltsaussichten bestehen, bildet Mecklenburg-Vorpommern mit 2.582 Euro das Schlusslicht.
[Quelle: gehalt.de | Stand: 10/21]
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Fragen und Antworten
Wie werde ich Projektassistenz?
Die Wege zum Projektassistenz Job sind vielfältig. Eine gute Voraussetzung ist eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein Studium mit betriebswirtschaftlichem Schwerpunkt. Zudem sorgen Fortbildungen im Projektmanagement für zusätzliche Chancen auf dem Arbeitsmarkt. Des Weiteren bietet der Job als Projektassistenz gute Aufstiegschancen zum Projektleiter.
Was macht man als Projektassistenz?
Die Projektassistentin bildet die Schnittstelle zwischen dem Projektleiter und dem Projektteam. Dabei übernimmt sie administrative Aufgaben und gewährleistet einen reibungslosen Ablauf der Kommunikation. Zu ihren Tätigkeiten gehören klassische Assistenzaufgaben wie Terminmanagement und Korrespondenz, aber auch die Projektplanung und -dokumentation.
Wie viel verdient eine Projektassistenz?
Das Projektassistenz Gehalt ist von verschiedenen Faktoren abhängig. So spielen der Standort und die Größe des Unternehmens eine Rolle, ebenso wie die eigene Berufserfahrung und die Qualifikationen. Je nachdem ist der Verdienst als Projektassistenz recht unterschiedlich. Vorausgesetzt, man arbeitet in einer 40-Stunden-Woche, so kann sich das monatliche Bruttogehalt in Deutschland zwischen 2.500 und 3.500 Euro bewegen.