Praktische Tools für Selbstständige und Freelancer

Sich als Freiberufler:in selbstständig zu machen, klingt erstmal gut: Man kann sich die Projekte und Kund:innen selbst aussuchen, den Stundensatz selbst festlegen und in Teilen auch die Arbeitszeit frei wählen. Doch wer den gut behüteten Schoß der Festanstellung verlässt, merkt sofort, dass er sich um vieles fortan selbst kümmern muss:

• Kranken-, Pflege- und Unfallversicherung sind zu regeln
• Der Aufbau einer privaten (oder staatlichen) Rente ist wichtig
• Das Thema Steuern und Finanzamt frisst gerade zu Beginn viel Zeit
• Die Buchhaltung macht sich nicht von allein
• Neue Kunden zu finden, ist eventuell mühsamer als gedacht
• Eine Projektverwaltung mit Zeiterfassung für das eigene Business ist mit Excel eher unhandlich
• Eine Rechtsabsicherung bei Vertragsverhandlungen fehlt

Einige Punkte davon sind einmalige administrative Vorgänge, etwa Versicherungen und Rente, mit anderen hat man sehr regelmäßig zu tun. Wer „eigentlich nur programmieren möchte“, den nerven Tätigkeiten wie Buchhaltung und Zeiterfassung auf Dauer.

Wir haben vier der regelmäßig auftretenden administrativen Tätigkeiten (Akquise, Verträge, Buchhaltung mit Steuer und Projektverwaltung mit Zeiterfassung) herausgegriffen und stellen praktische Hilfen und Lösungen vor.

Neukunden-Akquise und Selbstvermarktung

Wer sich für die Selbstständigkeit entschieden hat, liebt das, was er oder sie tut. Sich aber für die Akquise selbst anzupreisen und aktives Marketing für die Kundengewinnung zu betreiben, sind Bereiche, die nicht jedem liegen – nur zu ungern möchte man mehr versprechen, als man eventuell halten kann.  

Gilt es für das „Selbstanpreisen“ auch noch aktiv eine Webseite zu gestalten und im Business-Netzwerk auf sich aufmerksam zu machen, erscheint das manchem als zu große Hürde. Ist zeitgleich im aktiven Projekt auch noch Abgabephase (mit entsprechend hoher Belastung) kommt das Thema „Selbstvermarktung“ nicht selten zu kurz.

Doch viel Aufwand muss es nicht immer sein. Vielmehr geht es darum, zu wissen, wo die eigenen Stärken liegen. Oft ist es sinnvoll, sich gezielt zu spezialisieren. Aufschluss geben aktuelle Marktdaten, beispielsweise Studien.

Steht fest, was der Schwerpunkt des eigenen Angebots sein soll, gilt es auf einem passenden Freelancer-Portal das eigene Profil anzulegen und seine Fähigkeiten zu beschreiben. Im besten Fall reicht das schon aus, um Angebote zu erhalten – also ohne selbst aktiv zu werden.

Wollen Sie selbst suchen, können Sie selbst in den offenen Projekt-Angeboten für Freelancer stöbern und mit passenden Suchbegriffen ihr Wunschprojekt herausfiltern.

Vertragsgestaltung und Rechtssicherheit

Verträge verursachen so manchem Bauchschmerzen, weil die juristischen Kenntnisse im Gegensatz zu den fachlichen Fähigkeiten wenig ausgeprägt sind. Bei großen Firmen sieht man sich auch nicht selten einer ganzen Rechtsabteilung gegenüber.
Wer hier noch unerfahren ist, findet in unserem Artikel Freelancer werden, einen Einstieg, in dem die wichtigsten Begrifflichkeiten geklärt werden. Geht es nur darum, schnell einen Vertrag aufzusetzen, ist das Whitepaper Dienstleistungsverträge mit Freelancern ein guter Startpunkt. Es betrachtet das Thema zwar aus dem Blickwinkel des Unternehmens, ist für Freelancer deshalb aber auch besonders interessant. Nach der Lektüre kann man Verträge – die die beauftragenden Unternehmen in der Regel ja vorgeben – besser beurteilen und auch gezielt Änderungswünsche durchsetzen.

Wer Verträge prüfen lassen möchte, kann dafür natürlich einen niedergelassenen Anwalt einsetzen, der zu den üblichen (relativ hohen) Stundensätzen arbeitet. Eine Rechtschutzversicherung mit Arbeitsrechtsschutz greift hier in der Regel nicht, weil sie häufig nur für Angestellte gilt.

Eine gute Alternative sind Online-Rechts-Portale, die oft einen Vertragsprüfservice anbieten. Dazu zählen:

• Recht24-7: Bearbeitung in 24 Stunden, 119 Euro inklusive Umsatzsteuer (Festpreis)
• Juraforum: Vertragscheck, auch einfache Rechtsberatung online
• YourXpert: Vertragscheck ab 84 Euro und zu Festpreisen
• ARAG JuraCheck: für Gewerbetreibende, monatliches Abo ab 35,58 Euro

Steuer, Finanzamt und Buchhaltung

Das Thema Buchhaltung und Steuern ist allseits unbeliebt und wird gerne und schnell an eine Steuerberatung übergeben, die „alles“ regelt – ganz gleich wie chaotisch man ihm Unterlagen übergibt. Das ist sehr bequem und wer gar nichts mit den Themen Buchhaltung und Steuern am Hut haben möchte und das Geld für die Dienstleistung des Beraters gut aufbringen kann, sollte diesen Weg wählen. Allerdings ist diese Variante auch die kostspieligste.

Die meisten Freelancer:innen dürfen für die Steuererklärung eine Einnahmeüberschussrechnung erstellen und über amtliche Portale einreichen, was – vereinfacht gesagt – nur eine Liste mit allen Einnahmen und Ausnahmen ist. Sind die Buchungen pro Monat oder Quartal überschaubar, bieten sich für die Buchhaltung Online-Lösungen an, die eine Einordnung nach Einnahme- und Ausgabearten wie Werbung, Fortbildung, Fachliteratur, Kfz, Reise- und Bewirtungskosten halbautomatisch unterstützen. Dies kann man selbst vornehmen oder delegieren.

Bei der Unterstützung von Buchungen muss man auch nicht immer gleich eine Steuerberatung einschalten, die oftmals 80 bis 100 Euro die Stunde verlangt, sondern kann auch die Dienste von freiberuflichen Buchhalter:innen in Anspruch nehmen, die ihre Dienste zwischen 20 und 40 Euro anbieten. Wenn diese die Buchungen in einem Online-System vornehmen, kann man selbst am Jahresende das Ganze an die Steuerberatung übergeben, die den Rest erledigt. Das kostet insgesamt deutlich weniger.

Interessant sind auch Online-Dienste wie Kontist.com, die ein Business-Konto mit Buchungsservice und Steuerberatung kombinieren und per App zur Verfügung stellen. Ein Beispiel: Nach einem Geschäftsessen zahlt man per Google Pay die Rechnung und scannt anschließend den Beleg per Smartphone. Die Zuordnung und Buchung übernimmt die App, inklusive Vorsteuer-Berechnung und Splitting in privaten und geschäftlichen Anteil.

Weitere Dienste für Freelancer, die das Buchen und die Steuersachen deutlich vereinfachen:

• SumUp – Cloud-Buchhaltung, Rechnungserstellung, 0 bis 8 Euro monatlich
• Meintagwerk – Online-Buchhaltung, Rechungserstellung, Stundensatzkalkulation, ab 7,50 Euro monatlich
• Papierkram – Online-Buchhaltung, Rechungserstellung, Steuerfunktionen, 0 bis 40 Euro monatlich
• Billomat – Online-Buchhaltung mit vielen Schnittstellen zu Shop-Systemen, ab 19 Euro monatlich
• LexOffice – Online-Buchhaltung, Rechnungserstellung, Steueranbindung, ab 6,90 Euro monatlich
• sevDesk – Online-Buchhaltung, auch für größere Unternehmen, ab 11,90 Euro monatlich

Projektverwaltung und Zeiterfassung

Mit den zuvor beschriebenen Buchhaltungs-Anwendungen lassen sich zwar Rechnungen, Angebote und finanzielle Transaktionen sehr bequem abwickeln, sie entlasten aber selten bei den Themen Projektverwaltung und Zeiterfassung.

Wer hier Hilfe benötigt, braucht eine Software, die die Arbeitszeiten für einen Auftraggeber flexibel erfasst und daraus automatisch Stundenauszüge und eventuell auch gleich Rechnungen erstellen kann. Bei zahlreichen kleinen Projekten und viele Einzelaufgaben, benötigt man auch hierfür ein Tool, das Überblick verschafft, am besten in Form eines Kanban-Boards.

Praktische Tools für Aufgaben und Projekte sind:

• Trello: einfaches Board-Tool (kostenlos für den Anfang), über Plug-ins erweiterbar
• Meistertask: (wie Trello, aber DSGVO-konform, Datenhaltung in Deutschland)
• Asana: umfangreiches Projektmanagement-Tool, für den Einstieg kostenlos
• Mocoapp: kleine Agentursoftware, sehr moderne, übersichtliche Oberfläche, auch für Freelancer:innen geeignet, 12 Euro pro Monat

Wenn die Projektmanagement-Software das Thema Zeiterfassung nicht schon mit abdeckt, lässt sich dies bequem mit Cloud-Angeboten erledigen, beispielsweise:

• Toggl: kostenlos für den Einstieg (reicht für Freelancer:innen)
• Harvest: kostenlos (aber sehr eingeschränkt)
• Clockify: kostenfrei mit unlimitierten Usern und Projekten

Die beiden erstgenannten glänzen dabei durch viele Plug-ins für die Anbindung an andere Cloud-Angebote.

Fazit

Einmal richtig eingerichtet, lassen sich fast alle lästigen administrativen Tätigkeiten über Online-Dienste und kostengünstige Software abwickeln und damit zeitlich deutlich reduzieren. Wer sich selbst mit einem „das nervt“ bei solchen Tätigkeiten erwischt, sollte aktiv werden und nach Lösungen suchen, die ihm diese Nervtöter abnehmen. So haben Sie mehr Zeit für das, was Ihnen Spaß macht und mit dem Sie Ihr Geld verdienen.