Als Freiberufler Mitarbeiter einstellen: Tipps und Infos

Sie jonglieren mit E-Mails, Buchhaltung und Deadlines, während die Auftragsliste endlos wächst. Irgendwann kommt der Punkt, an dem Sie als Freiberufler Mitarbeiter einstellen wollen, um die Arbeit zu bewältigen und geschäftlich weiter zu wachsen. Als Freiberufler mit Angestellten nehmen Sie Verantwortung als Arbeitgeber auf sich. Sie können so aber Chancen wahrnehmen, die Ihnen ohne Personal verschlossen bleiben.

Dürfen Freiberufler Mitarbeiter einstellen, einfach so? Na klar!

Welche Voraussetzungen muss man erfüllen, um als Freiberufler Mitarbeiter einzustellen und Arbeitgeber zu werden? Das fragen sich viele Selbstständige, die zum ersten Mal über eigene Arbeitnehmer nachdenken. Die Frage ist leicht zu beantworten: Jeder Selbstständige hat das Recht, eigene Mitarbeiter zu beschäftigen. 

Die Rolle als Arbeitgeber ist mit vielen Aufgaben und Pflichten verbunden. Für die Einstellung eines Mitarbeiters müssen jedoch keine Voraussetzungen oder Qualifikationen nachgewiesen werden. Die Möglichkeit besteht zudem unabhängig von der Rechtsform: Einzelselbstständige im Nebenerwerb können ebenso gut Mitarbeiter beschäftigen wie eine GmbH oder Aktiengesellschaft.

Solo-Selbstständigkeit oder Selbstständig mit Angestellten?

In bestimmten Konstellationen hat es rechtliche Fragen zur Folge, als Freiberufler Mitarbeiter einzustellen. Das gilt zum Beispiel für Freiberufler, die in der Künstlersozialkasse versichert sind, wie selbstständige Journalistinnen, Texter, Designerinnen oder Fotografen. Sie dürfen maximal eine Person beschäftigen, sonst verlieren Sie die Voraussetzungen für die KSK-Versicherung. Dabei zählen Azubis und Minijobber nicht mit. Diese Regelung kann z.B. dann von Bedeutung sein, wenn ein kreativer Freiberufler seine Ehefrau anstellen möchte, aber bereits eine Arbeitskraft beschäftigt.

Erhalten Sie Unterstützung durch ein Förderprogramm? Es gibt bestimmte Förderprogramme, die nur auf Solo-Selbstständige ohne eigene Angestellte ausgelegt sind. Prüfen Sie daher vorher, ob das auch für Ihr Förderprogramm gilt, bevor Sie nach Personal suchen. 

Umgekehrt hat das Ende der Solo-Selbstständigkeit auch positive rechtliche Folgen. So sind eigene Mitarbeiter ein schlagendes Argument gegen den Vorwurf der Scheinselbstständigkeit.

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Das sollten Freiberufler erledigen, bevor sie Arbeitnehmer einstellen

Bevor ein Freiberufler Mitarbeiter einstellt und als Arbeitgeber einen Arbeitsvertrag unterzeichnet, sollten bestimmte Aufgaben des Arbeitgebers bereits erledigt sein.

  • Jeder Betrieb, der Mitarbeiterinnen oder Mitarbeiter einstellt, muss diese in der gesetzlichen Unfallversicherung versichern. Das gilt auch für Freiberufler mit Angestellten, nicht nur für Gewerbebetriebe. Für private Unternehmen sind die neun nach Branchen gegliederten Berufsgenossenschaften zuständig. Während die Berufsgenossenschaft bei Gewerbetreibenden automatisch über die Gewerbeanmeldung informiert wird, ist dies bei Freiberuflern nicht der Fall. Für sie ist es zwingend erforderlich, vor der Einstellung von Mitarbeitern den eigenen Betrieb bei der für die Branche zuständigen Berufsgenossenschaft zu melden. Diese vergibt dann eine 15-stellige Betriebsnummer. Die Anmeldung erfolgt in der Regel elektronisch, die Nummer wird per Post zugestellt. Mehr über die Zuständigkeit der einzelnen Berufsgenossenschaften und die Betriebsnummer erfahren Sie auf der Internetseite der gesetzlichen Unfallversicherung unter dguv.de.
  • Als Arbeitgeber benötigt man eine Betriebsnummer der Bundesagentur für Arbeit. Man erhält sie von deren Betriebsnummernservice. Der Antrag kann online auf arbeitsagentur.de gestellt werden, die Zusendung erfolgt auch hier per Post. Der Antrag ist nur möglich, wenn bereits eine Unternehmensnummer der gesetzlichen Unfallversicherung vorliegt.
  • Selbstständige brauchen bei Einstellung des ersten Mitarbeiters eine Lösung für die Lohn- und Gehaltsabrechnung und zur digitalen Übermittlung der erforderlichen Meldungen an die Sozialversicherung. Arbeitgeber können die Lohnabrechnung ganz auslagern, entweder an den Steuerberater oder einen Dienstleister für Lohnabrechnung. Alternativ können sie die Lohnabrechnung selbst erledigen. Die genutzte Lohnabrechnungssoftware muss von der ITSG zertifiziert sein, einer technischen Servicegesellschaft der gesetzlichen Krankenkassen. Solche Programme übermitteln gleichzeitig die notwendigen Datensätze an die Sozialversicherungsträger und das Finanzamt. Alternativ können Arbeitgeber in einfachen Fällen, in denen keine komplexen Berechnungen oder Sonderregelungen zu beachten sind, das monatliche Arbeitsentgelt selbst berechnen und für die Übermittlung der Meldungen das Meldeportal der Sozialversicherungsträger unter sv-meldeportal.de nutzen. Es ist zum Beispiel geeignet, wenn man als Freiberufler Minijobber anstellen möchte, die jeden Monat den gleichen Lohn erhalten, ohne Zulagen, Zuschläge, Einmalzahlungen oder Sachbezüge.
  • Schließlich ist es sinnvoll, sich Gedanken über den Arbeitsschutz und die Ausstattung der Geschäfts- oder Unternehmensräumlichkeiten und des Arbeitsplatzes zu machen, bevor der oder die erste Angestellte sich zum Dienst meldet. Je nach Art der Tätigkeit benötigen die Arbeitskräfte eine Möglichkeit, sich umzuziehen, zu waschen und eine Toilette zu nutzen. Nach Geschlechtern getrennte Toiletten sind ab zehn Arbeitskräften Pflicht. Außerdem sollten angehende Arbeitgeber sich Gedanken zum Arbeitsschutz machen, etwa bei Arbeit in einer Werkstatt, auf Baustellen oder im Freien. Arbeitgeber haften dafür, dass die gesetzlichen und berufsgenossenschaftlichen Vorgaben zu einer sicheren Arbeitsumgebung eingehalten werden.

Rechtliche und steuerliche Rahmenbedingungen beim Einstellen von Mitarbeitern: Aufgaben und Pflichten als Arbeitgeber

Wenn Selbstständige, ob als Gewerbetreibende oder als Freiberufler, Mitarbeiter einstellen, ist eine lange Reihe von gesetzlichen Vorschriften zu beachten. Der folgenden Überblick nennt nur einige der wichtigsten

  • Die Rahmenbedingungen der Beschäftigung müssen in einem schriftlichen Arbeitsvertrag festgelegt werden. Wird die Vereinbarung nur mündlich getroffen, müssen die wichtigsten Regelungen nach dem Nachweisgesetz schriftlich zusammengefasst und dem Arbeitnehmer ausgehändigt werden. Dazu gehören der Beginn und bei befristeten Arbeitsverhältnissen das Ende der Tätigkeit, der Arbeitsort, eine Tätigkeitsbeschreibung, gegebenenfalls die Dauer der Probezeit und genaue Angaben zur Arbeitszeit einschließlich eventueller Überstundenregelungen, zum Lohn oder Gehalt und zum Urlaubsanspruch. Es gilt ausschließlich das, was im schriftlichen Arbeitsvertrag festgehalten ist oder schriftlich bestätigt und vom Arbeitnehmer anerkannt wurde!
  • Der Arbeitgeber haftet dafür, dass die Lohnsteuer und alle anfallenden Sozialversicherungsbeiträge in korrekter Höhe berechnet und pünktlich bezahlt werden. Die Lohnsteuer und die Hälfte der Sozialversicherungsabgaben gehen zwar zu Lasten des Arbeitnehmers. Aber der Arbeitgeber hat die Pflicht, sie einzubehalten und abzuführen. Bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung muss er die gesamten, sehr komplexen Berechnungsvorschriften beachten.
  • Arbeitnehmer haben in Deutschland umfangreiche Rechte. Dazu gehören beispielsweise die Lohnfortzahlung bei Krankheit, der Mutterschutz für Schwangere, der Anspruch auf einen diskriminierungsfreien Umgang, der Anspruch auf den gesetzlich vorgegebenen Jahresurlaub, das Recht auf angemessenen Arbeitsschutz und die Einhaltung der Höchstarbeitszeiten und der Vorschriften zu Pausen und Erholungszeiten, um nur einige der wichtigsten zu nennen. Auch in dieser Hinsicht ist die arbeitsrechtliche Situation klar: es ist Aufgabe des Arbeitgebers, sich über seine rechtlichen Pflichten beziehungsweise die Rechte seiner Mitarbeiter zu informieren und diese zu gewährleisten.
  • Die Beendigung eines Arbeitsverhältnisses ist im deutschen Arbeitsrecht nicht besonders einfach.  Besonders eine fristlose, außerordentliche Kündigung ist nur unter engen Voraussetzungen möglich. Immerhin: Solange sie nicht regelmäßig mehr als zehn Arbeitnehmer beschäftigen, können Freiberufler mit Angestellten diesen ordentlich kündigen, ohne einen Grund angeben zu müssen. Ab elf Mitarbeitern gilt das Kündigungsschutzgesetz, das nur sozial gerechtfertigte Kündigungen aus betriebsbedingten, personenbedingten oder verhaltensbedingten Gründen gestattet. Zudem gelten für verschiedene Beschäftigte besondere Kündigungsschutzregeln, so zum Beispiel für Eltern in Elternzeit, Schwangere, Arbeitnehmer mit Schwerbehinderung oder Betriebsräte.
  • Die Arbeitszeit darf grundsätzlich nicht länger als acht Stunden pro Tag und 48 Stunden pro Woche dauern. Einzelne Überschreitungen der Höchstarbeitszeiten durch Überstunden müssen ausgeglichen werden. Bei sechs- bis neunstündiger Arbeit ist eine halbstündige Pause vorgeschrieben. Zwischen zwei Schichten müssen grundsätzlich elf Stunden Ruhezeit liegen. Für Schicht- und Nachtarbeit gelten besondere Bestimmungen. An Sonntagen und gesetzlichen Feiertagen haben Arbeitnehmer grundsätzlich frei, davon sind nur bestimmte Branchen ausgenommen. All das regelt das Arbeitszeitgesetz. Außerdem müssen sämtliche Arbeitszeiten erfasst werden.
  • Der Jahresurlaub muss mindestens die im Bundesurlaubsgesetz genannten Tage umfassen. Sie hängen davon ab, wie viele Tage pro Woche gearbeitet wird. Bei einer Fünftagewoche liegt der gesetzliche Urlaubsanspruch bei 20 Tagen. Auch während des Urlaubs muss Lohn oder Gehalt bezahlt werden.
  • Der Lohn oder das Gehalt muss mindestens den gesetzlich vorgeschriebenen Mindestlohn erreichen. Dieser wird als Bruttostundenlohn vorgegeben und regelmäßig angepasst. 2024 liegt er bei 12,41 Euro pro Stunde, 2025 steigt er auf 12,82 Euro. Zum Mindestlohn zählen nur die Lohnbestandteile hinzu, die im Austausch für Arbeitsleistung bezahlt werden. Nicht berücksichtigt werden Zahlungen, die nicht in direktem Zusammenhang mit der Arbeit stehen, wie z. B. Trinkgelder, Überstundenzuschläge, Urlaubs- oder Weihnachtsgeld.
  • Die Benachteiligung aufgrund von ethnischer Zugehörigkeit, Geschlecht, Religion oder sexueller Orientierung ist unzulässig. Der Arbeitgeber ist verpflichtet, seine Arbeitnehmer vor solchen Benachteiligungen zu schützen. Versäumt er das, wird er schadenersatzpflichtig. Dafür sorgt das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz. Es gilt bereits für die Suche nach Mitarbeitern und die Bewerberauswahl.
  • Der Arbeitgeber muss für Arbeitsschutz sorgen. Dazu gehören unter anderem eine Gefährdungsbeurteilung und die Ermöglichung von Erste-Hilfe-Maßnahmen. Die Vorgaben regelt das Arbeitsschutzgesetz.

Als Freiberufler Minijobber einstellen

Wenn es nur um zeitlich begrenzte Aushilfstätigkeiten geht, bieten Minijobs, das heißt geringfügige Beschäftigung, Vorteile. Wenn sie als Freiberufler Minijobber einstellen, können diese fast „brutto für netto“ erhalten: neben einer Lohnsteuerpauschale von 2 Prozent fällt für den Minijobber lediglich der Beitrag zur Rentenversicherung an, auf den geringfügig Beschäftigte auch verzichten können. Arbeitgeber zahlen für Minijobber pauschale Sozialversicherungsbeiträge zur Kranken- und Rentenversicherung. Die Geringfügigkeitsgrenze ist an den gesetzlichen Mindestlohn gekoppelt und ändert sich regelmäßig. Sie liegt im Jahr 2024 bei 538 Euro im Monat. Im Jahr 2025 können Arbeitgeber, wenn sie zum Beispiel als Freiberufler Minijobber einstellen, ihnen bis zu 556 Euro pro Monat zahlen. Liegt das Monatsentgelt regelmäßig darüber, werden reguläre Sozialversicherungsbeiträge fällig. Weitere Informationen liefert die Minijob-Zentrale.de.

Als Freiberufler die Ehefrau anstellen oder andere Angehörige beschäftigen

Es ist grundsätzlich völlig legal, als Freiberufler die Ehefrau anzustellen oder als Freiberuflerin einen Arbeitsvertrag mit dem Ehemann abzuschließen. Das Gleiche gilt für andere nahe Angehörige wie Kinder, Eltern oder Geschwister. Allerdings müssen bei der Beschäftigung von Verwandten und Ehepartnern genauso Sozialversicherungsbeiträge bezahlt werden wie für andere Arbeitnehmer. 

Außerdem sollte die Bezahlung „fremdüblich“ sein. Das Finanzamt vermutet gern, dass jemand nur eine Versorgung kaschieren und nicht wirklich als Freiberufler die Ehefrau anstellen und zur Arbeit einsetzen möchte. Diesen Verdacht können ein Arbeitsvertrag mit angemessenem Entgelt und laufende Arbeitszeitnachweise zerstreuen.

Herausforderungen und Lösungen als Freiberufler mit Angestellten

Wer als Freiberufler Mitarbeiter einstellen möchte, sollte sich darauf vorbereiten, potenzielle Konflikte zu erkennen und entsprechende Lösungen parat zu haben. Das betrifft sowohl Streitigkeiten zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer als auch Streit der Mitarbeiter untereinander. Eine gütliche Einigung ist stets von Vorteil. Gerade in kleinen Betrieben lässt sich Streit oft im direkten Gespräch klären, da man ständig miteinander zu tun hat und aufkommenden Ärger zum Thema machen kann.

Konfliktsituationen offen, fair und einvernehmlich zu lösen, ist ein gutes Mittel zur Stärkung der Mitarbeiterbindung. Arbeitnehmer, die sich ernstgenommen und auf Augenhöhe behandelt fühlen, neigen nicht zum Wechsel. Und eine geringe Fluktuation spart auch im kleinen Unternehmen Geld, Zeit und Verluste durch Mitarbeitersuche und Einarbeitungszeiten.

Für diesen Fall ist es sinnvoll, sich als Arbeitgeber entsprechend weiterzubilden. Weiterbildungen in den Bereichen Konfliktmanagement und Rhetorik können hier sehr hilfreich sein. Lassen Konflikte sich nicht gütlich lösen, bleibt meist nur die Trennung und/oder ein Verfahren vor dem Arbeitsgericht. Arbeitnehmer können sich dort gegen Kündigungen oder Abmahnungen wehren.

Bitte beachten Sie: Dieser Artikel dient lediglich einer ersten Information und ersetzt keine individuelle steuerliche Beratung. Bei Fragen wenden Sie sich bitte an Ihre Steuerberatung.