Rechtsformen für Selbstständige und Freiberufler

Einzelunternehmen

Beim Einzelunternehmen gehört das Unternehmen dem oder der Selbstständigen komplett, sie betreiben ihre Selbstständigkeit ohne Mitgesellschafter. Einzelunternehmer werden auch als Solo-Selbstständige bezeichnet. Einzelunternehmen sind Rechtsformen sowohl für Gewerbetreibende als auch für Freiberufler. Für Solo-Selbstständige in freien Berufen gibt es keine weitere Differenzierung. Solo-Selbstständige, die ein Gewerbe betreiben, sind entweder Kleingewerbetreibende oder Einzelkaufleute. 

• Wie jede Unternehmensform haben Einzelunternehmen Vor- und Nachteile. Größter Vorteil: In der Regel haben Solo-Selbstständige viel Unabhängigkeit und Kontrolle über ihr Unternehmen.
• Einzelunternehmer haften für im Rahmen des Unternehmens eingegangene Verbindlichkeiten ohne Einschränkung und mit dem gesamten Privatvermögen. Das gilt unabhängig davon, ob sie ein Gewerbe oder einen freien Beruf ausüben, und ob sie im Handelsregister verzeichnet sind oder nicht.
• Wer ein Einzelunternehmen betreibt, zahlt Einkommensteuer statt Körperschaftssteuer. Wird ein Gewerbe ausgeübt, ist dies gewerbesteuerpflichtig. 
• Für Einzelselbstständige ist kein bestimmtes Gründungskapital vorgeschrieben. 
   

Einzelkaufleute: Eingetragener Kaufmann oder eingetragene Kauffrau

In bestimmten Fällen muss selbst ein Einzelunternehmen ins Handelsregister eingetragen werden: „Einzelkaufleute“ als Rechtsform ist vorgegeben, wenn das Gewerbe „einen in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb“ erfordert. So steht es in § 1 HGB. Durch die Eintragung erhalten die Einzelkaufleute die Rechtsform „eingetragener Kaufmann“ oder „eingetragene Kauffrau“, abgekürzt e. K. („Mustermann Aktenvernichtung e. K.“). Für sie gilt damit das Handelsgesetzbuch (HGB) sowie die Pflicht zu doppelter Buchführung und Bilanzierung.

Praktisch liegt die Kaufmannseigenschaft bei Einzelselbstständigen dann vor, wenn sie 

1. ein Gewerbe und keinen freien Beruf ausüben, und 
2. ihr Unternehmen vom Umsatz, dem Betriebsvermögen, der Anzahl an Beschäftigten und Standorten und anderen Kennzahlen her bestimmte Werte erreicht. 

Das Handelsgesetzbuch nennt als Schwelle für die Buchführungspflicht 600.000 Euro Umsatz und 60.000 Euro Jahresüberschuss (§ 241a HBG) – spätestens dann ist die Kaufmannseigenschaft gegeben. Diese Beträge sollen ab 2024 auf 800.000 Euro und 80.000 Euro steigen. Ein kaufmännischer Betrieb kann jedoch schon viel früher erreicht sein, je nach Branche beispielsweise ab einem Jahresumsatz von 250.000 Euro. Verbindliche Merkmale gibt es nicht, entscheidend ist der Einzelfall.

Außerdem können sich Unternehmer mit einem Gewerbebetrieb freiwillig als eingetragene Kaufleute im Handelsregister verzeichnen lassen, selbst wenn ihr Umsatz oder die anderen Kennzahlen dies nicht erfordern. Diese sogenannten „Kann-Kaufleute“ müssen ebenfalls zur doppelten Buchführung übergehen.
 

Kleingewerbe: Einzelselbstständige als Kleingewerbetreibende

Gewerbetreibende Einzelselbstständige, deren Betrieb nicht die Größe eines „kaufmännischen Geschäftsbetriebs“ erreicht, werden als Kleingewerbetreibende bezeichnet. Für sie gelten statt der Bestimmungen im Handelsgesetzbuch die zivilrechtlichen Vorschriften des Bürgerlichen Gesetzbuchs. Die Gründung erfolgt per Gewerbeanmeldung. Im Handelsregister müssen sie sich nicht registrieren. Weil sie in keinem Register verzeichnet sind, müssen Kleingewerbetreibende im Firmennamen ihren Vor- und Nachnamen angeben („Martina Mustermann Aktenvernichtung“).

Nicht verwechseln darf man den Begriff des Kleingewerbes mit dem des Kleinunternehmers: bei dem geht es um die Umsatzsteuerpflicht, die bei einem Vorjahresumsatz von maximal 22.000 Euro und einem erwarteten Jahresumsatz von maximal 50.000 Euro entfällt.
 

Einzelselbstständige als Freiberufler: Solo-Unternehmer mit freiberuflichen Tätigkeiten

Freiberufliche Freelancer mit Rechtsform Einzelselbstständigkeit werden nie ins Handelsregister eingetragen, unabhängig von Umsatz und Unternehmensgröße. Zudem genügt für Freiberufler als Einzelunternehmen eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) statt doppelter Buchführung und Bilanz. Sie zahlen keine Gewerbesteuer und müssen weder der IHK noch der Handwerkskammer angehören. Um als freiberufliche Freelancer in dieser Unternehmensform tätig zu werden, müssen sie den steuerlichen Erfassungsbogen ausfüllen und beim Finanzamt anzeigen.

Personengesellschaften

Personengesellschaften ermöglichen die Gründung gemeinsam mit anderen Personen, ohne dass wie bei den Kapitalgesellschaften eine Gesellschaft mit eigener Rechtspersönlichkeit entsteht. Die Gesellschafter einer Personengesellschaft können sowohl natürliche Personen als auch juristische Personen sein. 

Personengesellschaften sind die Rechtsformen der Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR), der offenen Handelsgesellschaft (OHG), der Kommanditgesellschaft (KG) sowie der Partnerschaftsgesellschaft (PartG), die es auch als Partnerschaftsgesellschaft mit beschränkter Berufshaftung (PartG mbB) gibt. Die GmbH & Co. KG ist eine Mischform: formell eine Personengesellschaft, bei der jedoch eine Kapitalgesellschaft die entscheidende Rolle übernimmt, sodass doch eine Haftungsbeschränkung wirkt.

Es werden nur bestimmte Personengesellschaften im Handelsregister eingetragen, die sogenannten Personenhandelsgesellschaften OHG und KG. Eine PartG ist auf freie Berufe beschränkt und wird im Partnerschaftsregister eingetragen. Ab 2024 wird es ein Gesellschaftsregister für die optionale Eintragung der GbR geben.

Auch Personengesellschaften haben Vorteile und Nachteile. Ob sie für die eigene Gründung passen, lässt sich nur individuell entscheiden. Sie sind keine juristischen Personen, deshalb fällt grundsätzlich keine Körperschaftssteuer an. Stattdessen müssen die Gesellschafter Gewinnausschüttungen versteuern. Eine Personengesellschaft kann jedoch freiwillig zur Körperschaftssteuer optieren. Das ist seit 2022 für eine OHG, KG oder PartG möglich und soll ab 2024 auch der GbR offenstehen. 

Fällt Umsatzsteuer an, dann bei der Personengesellschaft und nicht bei den Gesellschafter. Wenn eine GbR ein Gewerbebetrieb ist, gilt Gewerbesteuerpflicht. OHG und KG sind ohnehin gewerbesteuerpflichtig. Eine PartG ist eine Gesellschaft von Freiberuflern und nicht gewerbesteuerpflichtig. 
 

GbR: Gesellschaft bürgerlichen Rechts

Die Gesellschaft bürgerlichen Rechts wird auch BGB-Gesellschaft genannt. Die Gründung ist besonders einfach: Sie kann ohne Gesellschaftsvertrag entstehen. Das ist nicht unbedingt ein Vorteil: Die Gesellschafter müssen die GbR-Gründung nicht einmal bewusst bezwecken. Sind die gemeinsamen Tätigkeiten nach außen hin wahrnehmbar, liegt in der Regel eine Außen-GbR vor, selbst wenn es keinen entsprechenden Gesellschaftsvertrag gibt. Eine Vereinbarung zur Zusammenarbeit ist zwar Voraussetzung, diese muss jedoch nicht schriftlich fixiert sein. Selbst stillschweigende GbR-Vereinbarungen sind möglich. Tritt die GbR nach außen auf, muss sie als solche kenntlich gemacht werden („Martina Mustermann und Bernd Beispiel Aktenvernichtung GbR“).
Das hat Folgen für die Haftung: Grundsätzlich kann jeder Gläubiger der GbR seine Forderungen bei jedem der Gesellschafter einziehen. Das gilt selbst dann, wenn der Betreffende etwa gar nicht die Ware bestellt oder den Schaden verursacht hat, um deren Bezahlung es geht. Neben der Haftung werden auch die Gewinne gleichmäßig aufgeteilt und alle Gesellschafter können Verträge für die GbR abschließen, solange nicht ein anderslautender GbR-Vertrag abgeschlossen wurde.
Die GbR als Rechtsform steht vor einigen Veränderungen. Die GbR im Handelsregister einzutragen, wird auch weiterhin nicht möglich sein. Ab 2024 kann sie jedoch zum Nachweis der Rechtsfähigkeit als eGbR in den neu entstehenden Gesellschaftsregistern eingetragen werden.
Eine GbR hat also Vorteile und Nachteile, die genau abgewogen werden sollten. Sie ist leicht zu gründen und sehr flexibel auf den geschäftlichen Kontext anpassbar. Gleichzeitig bieten die anstehenden Gesetzesänderungen ein Plus an rechtlicher Klarheit. Andererseits können bei der Rechtsform GbR entscheidende Fragen ungeklärt bleiben. Das führt später regelmäßig zu Problemen und Konflikten, besonders wenn es um die Haftung geht.
 

OHG: Offene Handelsgesellschaft 

Die Rechtsform OHG ist in erster Linie dann einschlägig, wenn zwei oder mehr Personen gemeinsam als Kaufleute ein Handelsgewerbe betreiben möchten. Deshalb wird eine OHG ins Handelsregister eingetragen, genau wie eine Kommanditgesellschaft. Aufgrund der Eintragung sind Fantasiebezeichnungen erlaubt, allerdings ist das Rechtsformkürzel Pflicht („Gone forever Aktenvernichtung OHG“). Eine OHG ist gewerbesteuerpflichtig, muss Bilanzen erstellen und doppelte Buchführung betreiben.

Gesellschafter einer OHG können neben natürlichen auch juristische Personen sein. Erforderlich ist ein Gesellschaftsvertrag. Ein Mindestkapital ist nicht vorgeschrieben. Alle OHG-Gesellschafter haften ohne Beschränkung für Verbindlichkeiten der Gesellschaft und alle können die Gesellschaft vertreten, solange der Gesellschaftsvertrag diese Befugnis nicht einschränkt. 
 

KG: Kommanditgesellschaft

Wenn die OHG und ihre Vorteile und Nachteile nicht passen, kann neben den Kapitalgesellschaften auch eine Kommanditgesellschaft (KG) die bessere Alternative sein: Die KG hat neben Komplementären als voll haftenden Gesellschaftern auch Kommanditisten, die nur in Höhe ihrer Beteiligung haften.

Kapitalgesellschaften

Als Rechtsformen für Selbstständige kommen auch eine GmbH, eine UG (haftungsbeschränkt) oder sogar eine AG in Frage. Diese Kapitalgesellschaften sind stets rechtsfähige juristische Personen. Sie schließen als Gesellschaft Geschäfte ab und sind als solche Träger von daraus resultierenden Ansprüchen und Verbindlichkeiten, nicht ihre Gesellschafter oder Anteilseigner. Deren Haftung ist damit beschränkt.

Kapitalgesellschaften können von mehreren oder von nur einer Person gegründet werden. Die Gründung erfordert einen Gesellschaftsvertrag mit Satzung. Sie muss notariell beurkundet und die Gesellschaft im Handelsregister verzeichnet werden. Ihren Unternehmensnamen können diese Gesellschaften frei wählen, solange die Abkürzung der Rechtsform erwähnt wird („Gone forever Aktenvernichtung GmbH/UG haftungsbeschr./AG“).

Alle Kapitalgesellschaften sind dazu verpflichtet, doppelte Buchführung zu betreiben und Bilanzen zu erstellen. Ihre Jahresabschlüsse werden veröffentlicht, da sie der Publizitätspflicht unterliegen. Sie sind stets gewerbesteuerpflichtig und körperschaftsteuerpflichtig.

GmbH: Gesellschaft mit beschränkter Haftung

Die GmbH als Rechtsform ist besonders bekannt. Die Gesellschaft mit beschränkter Haftung wird durch ein eigenes Gesetz geregelt, das GmbHG. Vorgeschrieben ist, dass jede GmbH im Handelsregister eingetragen wird. Sie kann auch als Ein-Personen-GmbH gegründet werden, bei der alle Anteile in der Hand eines einzigen Gesellschafters oder einer Gesellschafterin sind. Die Verwendung eines gesetzlichen Musterprotokolls vereinfacht die Gründung und senkt die anfallenden Notarkosten.

Als sogenannter Formkaufmann ist eine GmbH nie freiberuflich, sondern stets gewerblich. Freiberufliche Tätigkeiten können Selbstständige auch in einer GmbH oder UG erbringen. Dann kann das Unternehmen jedoch nicht die steuerlichen Privilegien der Freiberuflichkeit beanspruchen.

Die GmbH muss eine Bilanz erstellen und veröffentlichen. Das Stammkapital beträgt mindestens 25.000 Euro. Es kann durch Bar- oder Sacheinlagen eingebracht werden. Die Gesellschaft wird durch einen oder mehrere Geschäftsführer geleitet. Diese können Gesellschafter sein, müssen es aber nicht. Der Gesellschaftsvertrag erlaubt viel Freiraum bei der Gestaltung der Stimmrechte und anderer Fragen der internen Ordnung. Die Gesellschafterversammlung ist das entscheidende Organ der GmbH. 

Die Haftung der Gesellschafter ist auf ihre Einlage begrenzt. Dagegen gilt für GmbH-Geschäftsführer eine weitreichende Haftung im Fall von Sorgfaltspflichtverletzungen. Dieser Aspekt ist neben dem Buchführungsaufwand einer der Hauptaspekte, wenn es darum geht, bei der Rechtsform GmbH Vorteile und Nachteile gegenüberzustellen.
 

UG: haftungsbeschränkte Unternehmergesellschaft

Die UG (haftungsbeschränkt) wird auch Mini-GmbH oder Ein-Euro-GmbH genannt. Die UG als Rechtsform ist eine spezielle Unterform der GmbH. Rechtsgrundlage ist § 5a GmbHG. Der wichtigste Unterschied zur „normalen“ GmbH besteht im erforderlichen Stammkapital: Eine UG kann bereits gegründet werden, sobald ein Euro eingezahlt wurde. Die Gründung erfordert auch in diesem Fall eine Satzung sowie die notarielle Beurkundung. Dafür kann das oben erwähnte Musterprotokoll zur GmbH-Gründung ebenfalls verwendet werden. Natürlich muss auch die UG im Handelsregister eingetragen werden.

Als Rechtsformzusatz zum Unternehmensnamen muss die Gesellschaft „UG (haftungsbeschränkt)“ führen. Die UG kann jederzeit in eine reguläre GmbH umgewandelt werden, indem das Stammkapital auf 25.000 Euro aufgestockt wird. Wie alle Rechtsformen für Selbstständige hat auch die UG Vorteile und Nachteile. Großer Vorteil ist die Haftungsbeschränkung für die Gesellschafter bei geringer Kapitalerfordernis. Größter Nachteil ist, dass dieser Umstand die Kreditwürdigkeit und das Ansehen von Unternehmergesellschaften nicht gerade fördert. Außerdem sind Gründungsaufwand und Buchführungsanforderungen vergleichsweise groß.

AG: Aktiengesellschaft als Rechtsform für Selbstständige

Bei Aktiengesellschaften denkt man oft an große, börsennotierte Unternehmen. Eine kleine AG als Rechtsform für Selbstständige ist aber durchaus möglich. Allerdings ist der Gründungsaufwand noch höher als bei einer GmbH und erfordert in der Regel anwaltliche Beratung. Als Gründungskapital müssen mindestens 50.000 Euro aufgebracht werden. Für eine AG sind ein Vorstand sowie ein Aufsichtsrat zu bestellen. Es wird jede AG im Handelsregister verzeichnet. 

Das Besondere an einer Aktiengesellschaft ist das Aktienkapital: Das Grundkapital wird in Aktien aufgeteilt. Diese Anteile am Unternehmensvermögen können frei verkauft oder auch gehandelt werden. Die AG haftet in der Höhe ihres Grundkapitals. Die jährliche Hauptversammlung der Aktionären ist das entscheidende Organ einer AG, neben Vorstand und Aufsichtsrat.

Eine Ein-Personen-AG ist möglich. Dann kann der Vorstand mit dem einzigen Anteilseigner identisch sein, aber auch in diesem Fall muss der Aufsichtsrat mindestens drei Personen umfassen. Von allen Rechtsformen für Selbstständige hat die AG aufgrund der Kapitalerfordernisse und des Gründungsaufwands wohl das höchste Prestige. In diesem Punkt sind bei der AG Vorteile und Nachteile direkt miteinander verknüpft.