Steuerprüfung/ Betriebsprüfung bei Freiberuflern und anderen Selbstständigen

Was führt zur Steuerprüfung bei Freiberuflern oder Selbstständigen? 

Eine Betriebsprüfung? Freiberufler und andere Selbstständige reagieren auf diese Ankündigung vom Finanzamt oft mit Besorgnis. Deshalb ist es wichtig, ein verbreitetes Missverständnis zur Betriebsprüfung bei Selbstständigen aus dem Weg zu räumen: Eine vorangekündigte Steuerprüfung, auch Außenprüfung genannt, ist keine Maßnahme der Steuerfahndung. Sie bedeutet nicht, dass das Finanzamt von Steuerhinterziehung oder anderen Steuerstraftaten ausgeht. 

Betriebsprüfungen, eine Unterform der Steuerprüfung, soll bei Selbstständigen, bei Mittelständlern und bei Großunternehmen die Steuergerechtigkeit durchsetzen und dafür sorgen, dass überall die gleichen Regeln angewandt werden. Die Betriebsprüfung hat nicht das Ziel der Strafverfolgung. Die Betriebsprüfer nehmen dabei die Geschäftsvorgänge, die Gewinnermittlung und die Buchhaltung unter die Lupe. Sie arbeiten nicht auf der Grundlage eines konkreten Verdachts, so wie Polizeibeamte es bei einer Hausdurchsuchung tun. Vielmehr sieht das Steuerrecht vor, dass bei Selbstständigen mit einem Gewerbebetrieb, bei Kaufleuten sowie bei Freiberuflern eine Betriebsprüfung des Finanzamts durchgeführt werden kann. Sie ist in der Abgabenordnung (§§ 193 – 203a AO) und in der Betriebsprüfungsordnung (BbO) geregelt. 

Eine Betriebsprüfung bzw. Außenprüfung kann verschiedene Steuerarten betreffen. So kann eine Betriebsprüfung bei Freiberuflern beispielsweise die Einkommensteuer prüfen, bei Gewerbetreibenden und Kaufleuten kann die Betriebsprüfung von Selbstständigen auch die Gewerbesteuer und bei einer GmbH die Körperschaftsteuer betreffen. Dabei wird ein bestimmter Veranlagungszeitraum geprüft, manchmal auch bestimmte Steuersachverhalte, etwa die Besteuerung der Gewinne aus einer besonderen Tätigkeit.

In den meisten Fällen versteht man unter einer Betriebsprüfung des Finanzamts diese allgemeine Außenprüfung. Daneben gibt es angekündigte Sonderprüfungen wie die Umsatzsteuer-Sonderprüfung oder die Lohnsteuer-Außenprüfung. Dazu kommen unangemeldete Prüfungen wie die Umsatzsteuer-Nachschau, die Lohnsteuer-Nachschau und die Kassen-Nachschau. Die Steuerfahndung fällt dagegen nicht in die Zuständigkeit der Betriebsprüfungsstellen.

Nicht jede Betriebsprüfung ist eine Steuerprüfung. Auch die Deutsche Rentenversicherung hat einen Betriebsprüfungsdienst. Dieser hat jedoch eine andere Aufgabe: Er prüft in erster Linie, ob Arbeitgeber die Sozialversicherungsbeiträge korrekt abgeführt haben. Daneben prüft auch die Zollverwaltung Betriebe. Betriebsprüfungen der Finanzverwaltung betreffen immer Steuersachverhalte.

Wie oft gibt es eine Betriebsprüfung? Die Wahrscheinlichkeit einer Betriebsprüfung für Freiberufler und Selbstständige

Dass eine Betriebsprüfung des Finanzamts bei Freiberuflern stattfindet, kann an auffälligen, unplausiblen oder verspäteten Steuererklärungen liegen. Hellhörig sollten Selbstständige und Freiberufler werden, wenn ein Steuerbescheid unter dem „Vorbehalt der Nachprüfung“ oder mit Vorläufigkeit ergeht: das kann eine spätere Betriebsprüfung ankündigen.

Wie oft eine Betriebsprüfung stattfindet, ist außerdem eine Frage von Umsatz und Gewinn. Wie oft eine Betriebsprüfung stattfindet, hängt von der Betriebsgröße ab. Je größer ein Unternehmen ist, desto eher wird es vom Finanzamt geprüft. Die Wahrscheinlichkeit einer Betriebsprüfung für Freiberufler und Einzelselbstständige ist im Normalfall zu vernachlässigen: ohne Auffälligkeiten ist bei Betriebsprüfungen von Freiberuflern die Häufigkeit gering. Bei Klein- und erst recht bei Kleinstbetrieben findet nur selten eine Betriebsprüfung des Finanzamts statt.

Die Steuerverwaltung teilt Unternehmen nach Umsatz und steuerlichem Gewinn in Betriebsgrößenklassen ein. Es gibt Großbetriebe (G), Mittelbetriebe (M), Kleinbetriebe (K) und Kleinstbetriebe (Kst).  Auch die Betriebsart spielt eine Rolle: für Handelsbetriebe, Fertigungsbetriebe, Freie Berufe und weitere Betriebsarten gelten dabei je eigene Grenzbeträge. Die Gewinn- und Umsatzschwellen, die als Abgrenzungsmerkmale der Größenklassen dienen, werden regelmäßig neu festgelegt und vom Bundesfinanzministerium veröffentlicht. 

Der Ablauf einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt

Ebenfalls festgelegt ist bei einer Betriebsprüfung der Ablauf. Die Betriebsprüfung des Finanzamts beginnt mit der formellen Ankündigung. Diese hat die Form der „Anordnung einer Betriebsprüfung“. Sie kann an den Freiberufler oder Selbstständigen selbst adressiert sein oder dem Steuerberater zugehen. Die Betriebsprüfungsanordnung nennt Termin und Ort der Betriebsprüfung, die Veranlagungszeiträume, die geprüft werden, und möglicherweise bestimmte zu prüfende Steuersachverhalte. Außerdem weist sie auf Dokumente beziehungsweise Datenträger und Schnittstellen hin, die bereitzuhalten sind. Oft werden Kontaktmöglichkeiten zum Prüfer genannt. Manchmal kündigt der Prüfer sich auch schon vor der Prüfungsanordnung telefonisch an. Dann bleibt noch eine kurze Zeit für eine Selbstanzeige im Fall von Unregelmäßigkeiten. Mit dem Zugang der Prüfungsanordnung schließt sich dieses Fenster. Eine Selbstanzeige sollte man allerdings nie ohne vorherige Beratung durch den Steuerberater erstatten. 

Der Ort der Betriebsprüfung kann in den Geschäftsräumen von Freiberuflern und Selbstständigen liegen. Alternativ kann die Betriebsprüfung auch beim Steuerberater stattfinden. Er ist auf Besuche von Betriebsprüfern eingestellt. In manchen Fällen findet die Prüfung in den Räumen des Finanzamts statt.

Die Dauer einer Betriebsprüfung variiert. Sie kann an einem Tag abgeschlossen werden, in manchen Fällen zieht sie sich über mehr als eine Woche hin. Für die Dauer der Betriebsprüfung hat der Prüfer Anspruch auf die Mitwirkung des oder der Selbstständigen oder des Freiberuflers oder eines Vertreters: sie können beispielsweise nach Unterlagen fragen, sich den Kontext eines Geschäftsvorgangs erläutern lassen oder bestimmte Daten anfordern. Selbstständige und Freiberufler tun gut daran, mit Auskünften sparsam zu sein und die Beantwortung möglicher diffiziler Fragen dem Steuerberater zu überlassen. 

Wichtig: Betriebsprüfer sollten durchweg höflich behandelt werden. Der Versuch, sie durch Charme einzuwickeln, wird allerdings oft fehlschlagen.

Am Ende der Betriebsprüfung steht die Schlussbesprechung. Sie entfällt nur, wenn der Betriebsprüfer keinerlei Beanstandungen hat, was kaum je vorkommt, oder wenn beide Seiten darauf verzichten. Die Themen der Schlussbesprechung teilt der Prüfer vorher mit. Selbstständige können dies nutzen, um sich argumentativ und mit passenden Unterlagen auf die Diskussion mit dem Prüfer vorzubereiten. Es ist sinnvoll, die Schlussbesprechung der Betriebsprüfung gemeinsam mit dem Steuerberater durchzuführen. Auch Vorgesetzte des Prüfers können daran teilnehmen.

Abgeschlossen wird die Betriebsprüfung mit dem Prüfungsbericht.

Die Vorbereitung auf die Betriebsprüfung

Zwischen dem Zugang der Ankündigung und dem Prüfungstermin liegen in der Regel etwa zwei Wochen. Diese können und sollten zur Vorbereitung genutzt werden. In der Prüfungsankündigung steht, welche Besteuerungszeiträume und welche Steuerarten der Prüfer unter die Lupe nehmen will. Das liefert die Grundlage, um sich auf die Prüfung vorzubereiten. 

Selbstständige sollten sich als Teil der Vorbereitung auf die Betriebsprüfung mit dem Ablauf vertraut machen. Wichtig ist, dass alle Unterlagen, Belege, Quittungen, Verträge und weiteren Dokumente vorhanden sind, die zum Prüfungszeitraum und dem angekündigten Prüfungsschwerpunkt gehören. Es ist gut möglich, dass der Prüfer beispielsweise Lieferverträge, den Gewerbemietvertrag, bestimmte Angebote, das Kassenbuch, das Fahrtenbuch des Geschäftswagens oder Überweisungsbelege in digitaler Form anfordert. Die Buchhaltung sollte entsprechend geordnet sein. Wo sich Probleme oder Lücken abzeichnen, sollte man sie schon vor Prüfungsbeginn mit dem Steuerberater besprechen. Wenn wichtige Nachweise oder Belege fehlen, droht eine Hinzuschätzung.

In vielen Fällen fordert der Prüfer eine steuerliche Verfahrensdokumentation. Die Dokumentation der Verfahren in der Buchführung ist laut GoBD Pflicht. Wenn sie nicht vorliegt, sollte sie nach Möglichkeit bis zum Prüfungstermin erstellt werden.

Viele Selbstständige und Freiberufler fragen sich nach den möglichen Zeiträumen einer Betriebsprüfung: wie lange zurück können die Prüfzeiträume reichen? Ohne konkreten Verdacht auf ein steuerliches Vergehen sind verjährte Veranlagungszeiträume nicht mehr zu prüfen. Die Festsetzungsverjährung beträgt grundsätzlich vier Jahre, außer bei Steuerverkürzung oder Steuerhinterziehung. 

Wenn der Ort der Betriebsprüfung beim Steuerberater liegen soll, muss dies vorab geklärt werden. Der Steuerberater kann zudem die „Anordnung einer Betriebsprüfung“ genau analysieren und auf mögliche Fehler wie die Zuweisung der falschen Größenklasse oder verjährte Prüfzeiträume hin kontrollieren. Sie können sich zudem die Steuerbescheide für die zu prüfenden Veranlagungszeiträume ansehen. Sind diese Bescheide unter dem Vorbehalt der Nachprüfung ergangen? Die Steuerprüfung ist auch ohne diese Vorbehalt möglich, in der Praxis aber weniger wahrscheinlich.

Dokumentation und Aufzeichnungen: GoBD-konforme Buchhaltung mit digitaler Zugriffsmöglichkeit

Steuerprüfungen finden heute in der Regel als digitale Prüfung statt. Selbstständige und Freiberufler haben eine Mitwirkungspflicht. Ihre Buchhaltung muss die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) erfüllen. 

Teil der Mitwirkungspflicht ist es, den digitalen Zugriff auf die zur Prüfung benötigten Dokumente und Daten zu ermöglichen. Bei der Betriebsprüfung können Prüfer erstens den unmittelbaren Datenzugriff im reinen Lesemodus auf die Buchhaltungs-EDV der Selbstständigen oder des Freiberuflers verlangen, zweitens den mittelbaren Zugriff auf gefilterte Daten in digitaler Form mit Schreibzugriff oder auf Papier, oder drittens die Bereitstellung der exportierten Daten auf einem Datenträger, etwa einem USB-Stick. Diese dritte Variante kommt bei kleineren Unternehmen und Einzelselbstständigen am häufigsten zum Einsatz. Der Export der gewünschten Daten verursacht einigen Arbeitsaufwand.

Die eigenen Systeme sollten diese Zugriffsmöglichkeiten oder den Datenexport ermöglichen, dabei aber möglichst steuerrelevante Unterlagen und Daten von anderen trennen. Gängige, geprüfte Buchhaltungssoftware bietet die Schnittstellen für den Datenexport zur Software des Betriebsprüfers. Prüfer haben nur Anspruch auf Zugriff auf steuerrelevante Informationen. Ob dazu zum Beispiel Schichtpläne, betriebswirtschaftliche Auswertungen oder E-Mails rund um einen Geschäftsabschluss gehören, muss im Einzelfall geklärt werden.

Die Mitwirkungspflicht an der Betriebsprüfung und die Rechte der Steuerpflichtigen

Bei einer Betriebsprüfung sind Selbstständige und Freiberufler zur Mitwirkung verpflichtet. Sie müssen dem Prüfer einen Arbeitsplatz mit allen benötigten Arbeitsmitteln bereitstellen, falls der Ort der Betriebsprüfung in ihren Geschäftsräumen liegt. Sie sind außerdem verpflichtet, alle benötigten Dokumente, Daten und Unterlagen zu beschaffen, und sie müssen Fragen beantworten und Erläuterungen geben. Dieser Teil kann an den Steuerberater delegiert werden, was oft sinnvoll ist.

Sieht der Betriebsprüfer bei der Prüfung Verdachtsmomente für eine Steuerstraftat oder eine steuerliche Ordnungswidrigkeit, werden sie die Straf- und Bußgeldsachenstelle des Finanzamts einschalten. Parallel dazu müssen sie den Selbstständigen beziehungsweise den Freiberufler informieren. In diesem Fall endet die Mitwirkungspflicht. Steuerpflichtige müssen sich nicht daran beteiligen, dass die Betriebsprüfung des Finanzamts Strafen für sie einbringt.

Zu den Rechten Steuerpflichtiger bei einer Steuerprüfung gehört es, deren Verschiebung zu beantragen, wenn dafür wichtige Gründe vorliegen. Das kann bei Selbstständigen beispielsweise die Teilnahme an einer geschäftsentscheidenden Messe oder ein nicht verschiebbarer Einsatz im Ausland sein. Ein weiteres Recht betrifft die beabsichtigten Prüfungsschwerpunkte der Außenprüfung: der Prüfer muss diese explizit mitteilen.

Rechtsmittel und Reaktionsmöglichkeiten auf das Ergebnis der Betriebsprüfung

Abhängig von den Ergebnissen der Betriebsprüfung und der Schlussbesprechung können neue Steuerbescheide erlassen werden. Auf Selbstständige oder Freiberufler kommt eventuell als Folge der Betriebsprüfung eine Nachzahlung zu.

Gegen die Ergebnisse der Betriebsprüfung gibt es keine direkten Rechtsmittel. Die geprüften Selbstständigen oder Freiberufler können dagegen zwar Einwendungen erheben, ob der Prüfer diese berücksichtigt und den Bericht ändert, ist jedoch seine Entscheidung.

Die Situation ändert sich, sobald der Prüfungsbericht zu neuen oder geänderten Steuerbescheiden führt. Gegen diese Bescheide kann Einspruch eingelegt werden. Führt der Einspruch nicht zum gewünschten Erfolg, bleibt der Weg über eine Klage vor dem Finanzgericht.

Die beste Prävention in Sachen Betriebsprüfung: geordnete Buchhaltung, Steuern im Blick behalten

Es gibt kein Geheimrezept, mit dem Freiberufler Betriebsprüfungen vermeiden können. Doch selbst wenn Selbstständige die Betriebsprüfung nicht ausschließen können, können sie einiges tun, um die Wahrscheinlichkeit einer Betriebsprüfung als Freiberufler zu senken.

Dazu gehören in erster Linie eine geordnete Buchführung und reguläre Geschäftspraktiken. Für die Finanzämter wird man vor allem durch ungewöhnliche oder auffällige Zahlen und Beträge in den Steuererklärungen und aus den Informationen anderer Institutionen, etwa von Banken, zum interessanten Prüfkandidaten. Das können etwa atypisch hohe Betriebsausgaben, erstaunlich viele Einzelgeschäfte, gehäufte Bareinzahlungen oder Vorsteuererstattungen weit über dem Branchenschnitt sein.

Selbst wenn eine Betriebsprüfungsanordnung ins Büro flattert: mit einer sorgfältigen Buchhaltung, angemessener Buchhaltungssoftware und gut nachvollziehbaren Geschäftsvorgänge sowie einem kompetenten Steuerberater an ihrer Seite können Selbstständige und Freiberufler der Betriebsprüfung gelassen entgegensehen.

Fragen und Antworten zur Betriebsprüfung bei Freiberuflern und Selbstständigen