Geschäftswagen als Selbstständiger privat nutzen: Fahrtenbuch oder 1-Prozent-Regelung?

Wenn Sie Ihr Fahrzeug als Betriebseigentum führen, haben Sie zahlreiche steuerliche Vorteile. So können Sie Aufwendungen als Betriebsausgaben abziehen sowie sämtliche Umsatzsteueranteile bei der Anschaffung als Vorsteuer geltend machen. Doch nutzen Sie das Auto für private Fahrten, ist das ein geldwerter Vorteil, den Freiberufler und andere Selbstständige versteuern müssen. Das Finanzamt akzeptiert hier zwei Methoden: die Fahrtenbuchmethode und die 1-Prozent-Methode. Unser Artikel erläutert, wie Selbstständige die Privatnutzung ihres Geschäftswagens steuerlich am besten erfassen.

Genaues Fahrtenbuch oder die Privatnutzung pauschal ansetzen?

Ein Auto, das sowohl geschäftlich als auch privat genutzt wird, kann zum Privatvermögen oder zum Betriebsvermögen gehören. Befindet es sich im Betriebsvermögen, gilt folgendes:

• Dass Sie einen Firmenwagen privat nutzen, unterstellt der Fiskus selbst dann, wenn Sie daneben einen oder mehrere Privat-Pkw besitzen.
• Die gesamten Anschaffungskosten sowie alle laufenden Kosten werden als Betriebsausgaben anerkannt.
• Die Kosten privat gefahrener Kilometer müssen jedoch anteilig als Betriebseinnahmen berücksichtigt werden, die die betrieblichen Ausgaben verringern.

Das Finanzamt akzeptiert zwei Methoden, um die private Nutzung eines Geschäftswagens zu erfassen:

Fahrtenbuch: Grundsätzlich sind Sie verpflichtet, die Eckdaten aller Geschäftsfahrten einzeln aufzuzeichnen, und zwar in Form eines lückenlosen Fahrtenbuches. Für die privat zurückgelegten Strecken interessieren sich die Finanzamtsprüfer nicht: Zu Privatfahrten müssen Sie nichts notieren.

1-Prozent-Methode: Alternativ können Sie den privaten Nutzungsanteil pauschal ermitteln. Dazu dient die 1-Prozent-Methode, die bei Elektroautos zur Halbprozent- oder Viertelprozent-Methode wird. In diesem Fall wird der steuerliche Wert der Privatnutzung pro Monat pauschal mit 1 (bzw. 0,5 oder 0,25) Prozent vom Brutto-Listenpreis des Fahrzeugs angesetzt. Voraussetzung für die pauschale Erfassung ist, dass Ihr Fahrzeug zum notwendigen Betriebsvermögen gehört, weil Sie es überwiegend, das heißt zu mehr als 50 Prozent, betrieblich nutzen.

Sofern Sie die Wahl zwischen den beiden Verfahren haben, gilt grundsätzlich:

• Je weniger Privatfahrten, desto eher lohnt sich das Führen eines Fahrtenbuches.
• Wenn das Fahrzeug schon älter und bereits abgeschrieben ist, ist das Fahrtenbuch ebenfalls oft die bessere Wahl
• Bei einem großen Anteil von Privatfahrten ist dagegen oft die 1-Prozent-Methode günstiger.
• Bei E-Autos und Hybridfahrzeugen kann die 1-Prozent-Methode sinnvoll sein – wenn das Fahrzeug häufig privat genutzt wird.

Fahrtenbuchmethode: alle betrieblichen Fahrten genau erfassen

Ein finanzamtkonformes Fahrtenbuch muss die folgenden Informationen zu jeder einzelnen betrieblich veranlassten Fahrt enthalten:

• Datum
• Ausgangspunkt und Ziel der Fahrt
• Tachostände am Anfang und Ende der Reise
• Anlass der Reise mit Name des aufgesuchten Geschäftspartners

Diese Angaben müssen in der Regel spätestens nach sieben Tagen vorgenommen werden.

Die Finanzgerichte haben die Anforderungen an Fahrtenbücher im Lauf der Zeit stetig verschärft. Loseblatt-Sammlungen, Excel-Tabellen oder andere Aufzeichnungsformen, die nachträgliche Ergänzungen ermöglichen, werden längst nicht mehr toleriert.

• Bei Fahrtenbüchern auf Papier sollten die Eintragungen handschriftlich, fortlaufend und zeitnah in einem gebundenen Heft oder Kladde geführt werden. Im Idealfall erledigen Sie die Einträge direkt auf dem Fahrersitz zu Beginn und Ende der Fahrt.
• Als Alternative sind längst elektronische Fahrtenbücher etabliert. Das Programm bzw. die App muss nachträgliche Änderungen kenntlich machen bzw. verhindern. Zeitgemäße Lösungen arbeiten oft mit GPS-Steckern für die OBD-Schnittstelle (OnBoard-Diagnose) oder einem eigenen GPS-Modul. Sie übernehmen die Orte, Zeiten und Strecken direkt, so dass am Smartphone oder am Computer nur noch der Zweck der Fahrt ergänzt werden muss. Reine Smartphone-Apps setzen voraus, dass man das Mobiltelefon auf jeder geschäftlichen Fahrt dabei hat und dort stets Netzabdeckung ist.

Ganz gleich, ob handschriftlich oder elektronisch: Fehler gehen zulasten des Steuerpflichtigen. Im Zweifel wird der private Nutzungsanteil vom Betriebsprüfer geschätzt.

Wenn die Kilometeranteile feststehen, ist die Ermittlung des privaten Nutzungsanteils mit der Fahrtenbuchmethode recht einfach. Für die Steuererklärung, genauer die Anlage EÜR, benötigen Sie nur die folgenden Informationen:

• Summe der jährlichen Betriebsausgaben für das Fahrzeug,

• Kilometerzahl aller betrieblich veranlassten Fahrten (ohne Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte) und die

• Gesamt-Kilometerzahl (= Kilometerstand am Jahresende minus Kilometerstand zu Jahresbeginn)

Die Formel lautet: 

Rechenbeispiele Fahrtenbuch und 1-Prozent-Methode

Beispielrechnung Fahrtenbuch

Angenommen, Sie hatten in einem Jahr Fahrzeug-Gesamtausgaben von 9.450 Euro und sind insgesamt 24.500 Kilometer gefahren – davon 19.500 Kilometer betrieblich und 5.000 Kilometer privat. Dann beträgt der Nettowert für den privaten Nutzungsanteil laut Fahrtenbuch-Abrechnung:

9.450 Euro x 5.000 km / 24.500 km = 1.928 Euro.

Auf diese Netto-Betriebseinnahme fällt noch Umsatzsteuer an. Da es sich um den privaten Nutzungsanteil handelt, kann sie nicht als Vorsteuer geltend gemacht werden. Allerdings sind einige Fahrzeugkosten tatsächlich umsatzsteuerfrei, vor allem die Kfz-Steuern und die Versicherungen. Deshalb begnügt sich das Finanzamt mit 19 Prozent Umsatzsteuer auf den umsatzsteuerpflichtigen Teil der Betriebsausgaben.

Angenommen, 75 % der Fahrzeug-Ausgaben waren umsatzsteuerpflichtig. Dann sieht die Berechnung der Umsatzsteuer auf die Privatnutzung des Fahrzeugs so aus:

• 75 Prozent von 1.928 Euro = 1.446 Euro

• 19 Prozent Umsatzsteuer auf 1.446 Euro = 274,74 Euro

• Insgesamt führt die Privatnutzung des Geschäftswagens in diesem Fall also zu einer steuerpflichtigen Betriebseinnahme von 1.928 Euro + 274,74 Euro = 2.202,74 Euro.

Bequemer: die 1-Prozent-Methode

Auf den ersten Blick sieht die Berechnung gemäß 1-Prozent-Methode wesentlich einfacher aus. Ausgangspunkt ist dabei der ursprüngliche Brutto-Listenpreis des Fahrzeugs. Das gilt auch für ältere Fahrzeuge, die Sie gebraucht gekauft oder aus dem Privatvermögen ins Betriebsvermögen übernommen haben. Bei der Pauschalberechnung werden für jeden Monat (!) 1 Prozent des Brutto-Listenpreises als Wert des privaten Nutzungsanteils angenommen. Die Formel lautet:

Beispielrechnung: 1-Prozent-Methode

Bei einem angenommenen Anschaffungspreis von 35.000 Euro ergibt sich ein jährlicher Privatanteil in Höhe von:

35.000 Euro / 100 x 12 = 4.200 Euro

Besonders schmerzhaft: Obwohl es sich bei der Bemessungsgrundlage bereits um einen Bruttowert handelt, muss der pauschal ermittelte Privatanteil wie beim Fahrtenbuch zu 80 Prozent der Umsatzsteuer unterworfen werden: 

80 Prozent von 4.200 Euro = 3.360 Euro

19 Prozent Umsatzsteuer auf 3.360 Euro = 638,40 Euro

Insgesamt führt die Privatnutzung des Geschäftswagens in diesem Fall also zu einer steuerpflichtigen Betriebseinnahme von 4.200 Euro + 638,40 Euro = 4.838,40 Euro.

Zusätzliche Korrekturbuchungen: Fahrt zur ersten Betriebsstätte

Falls Sie Ihren Geschäftswagen für Fahrten zwischen Wohnung und erster Betriebsstätte (z. B. Ihr eigenes Büro) nutzen, sind bei der 1-Prozent-Methode noch Korrekturbuchungen erforderlich:

• Im ersten Schritt erhöht sich der private Nutzungsanteil: Für Ihre Fahrten zwischen Wohnung und eigenem Betrieb müssen Sie pro Monat zusätzlich 0,03 Prozent des Brutto-Listenpreises je Entfernungskilometer als privaten Kostenanteil ansetzen. Bei einer einfachen Fahrstrecke von zum Beispiel 10 Kilometern sind das in unserem Beispiel: 0,03 x 10 x 12 = 3,6 Prozent von 35.000 Euro = 1.260 Euro. Die so ermittelten „Kraftfahrzeugkosten für Wege zwischen Wohnung und erster Betriebsstätte“ tragen Sie in der „Anlage EÜR“ ein.

• Weil aber auch Selbstständige Anspruch auf die Entfernungspauschale (= „Pendlerpauschale“) haben, dürfen Sie im Gegenzug die Pauschale von 0,30 Euro pro Entfernungskilometer „wie Betriebsausgaben“ geltend machen. Beträgt die einfache Wegstrecke mehr als 20 Kilometer, sind es ab dem 21. Entfernungskilometer 0,38 Euro (für 2021: 0,35 Euro).
  Bei 230 Arbeitstagen und 15 km Fahrtstrecke zwischen Wohnung und Betrieb ergibt sich in unserem Beispiel: 15 x 230 x 0,30 Euro = 1.035 Euro. Die Entfernungspauschale tragen Sie ebenfalls in der „Anlage EÜR“ ein.

Steuervergünstigungen für Elektroautos als Geschäftswagen

Für Elektroautos und Hybridfahrzeuge sieht das Gesetz verschiedene steuerliche Begünstigungen vor. Hybrid-Fahrzeuge müssen dafür extern aufladbar sein (Plugin-Hybrid). Fahrzeuge mit Brennstoffzelle werden wie E-Autos behandelt. Die Vergünstigungen unterscheiden sich nach Anschaffungsjahr, Preis und Bauart des Fahrzeugs (§ 6 Abs. 1 Nr. 4 S. 2 und 3 EStG). Sie sind nicht kombinierbar.

• Im besten Fall wird statt einem Prozent nur ein Viertelprozent des Brutto-Listenpreises angesetzt. Die Steuer auf die Privatnutzung verbilligt sich also auf ein Viertel.
  Bei Nutzung der Fahrtenbuchmethode wird alternativ nur ein Viertel der Anschaffungskosten und damit des Abschreibungsbetrags angesetzt. Das gilt für Fahrzeuge, die seit 2019 angeschafft wurden, deren CO₂-Ausstoß bei null liegt und deren Bruttolistenpreis maximal 60.000 Euro beträgt.

• In einer Reihe von Fällen ist für Elektroautos und aufladbare Hybridfahrzeuge monatlich statt einem Prozent nur ein halbes Prozent des Brutto-Listenpreises anzusetzen. Bei Führung eines Fahrtenbuchs werden die Anschaffungskosten bzw. der Abschreibungsbetrag nur zur Hälfte berücksichtigt. Dabei hängen die genauen Vorgaben vom Anschaffungsjahr ab. Hybridfahrzeuge, die in den Jahren 2019 bis 2022 angeschafft wurden müssen dafür § 3 Abs. 2 Elektromobilitätsgesetz erfüllen (maximal 50 g CO2/km, mindestens 40 Kilometer Reichweite). Elektro- und Hybridfahrzeuge, die in den Jahren 2022 bis 2024 angeschafft werden, dürfen maximal 50 g CO2/km ausstoßen und müssen eine Reichweite von mindestens 60 km haben. Bei einem Anschaffungsjahr von 2025 bis 2030 muss die Reichweite 80 Kilometer betragen.

• Alternativ gilt für Fahrzeuge, die bis spätestens Ende des Jahres 2022 angeschafft werden, noch die ältere Regel, wonach für die Berechnung der Privatnutzung entweder der Listenpreis des E-Autos oder Hybridfahrzeugs (1-Prozent-Methode) oder die tatsächlichen Aufwendungen (Fahrtenbuch-Methode) um die Kosten der Batterie gemindert werden. Dabei gilt eine Zeitstaffel: Bei Anschaffung 2013 wurden pro KW/h 500 Euro abgezogen. Dieser Betrag sinkt jedes Jahr um 50 Euro, so dass der Abzug bei Anschaffung im Jahr 2022 nur noch 50 Euro beträgt. Außerdem sank die ursprüngliche Deckelung auf einen Abzugsbetrag von 10.000 Euro auf einen Maximalbetrag von 5.500 Euro bei Anschaffung im Jahr 2022. Diese Methode ist meist nur noch interessant, wenn der Wagen vor 2019 angeschafft wurde.

Beispielrechnung: 1-Prozent-Methode für ein E-Auto

Angenommen, der Anschaffungspreis des E-Geschäftswagen liegt bei 52.000 Euro, er wurde 2020 angeschafft. Dann ergibt sich für die Privatnutzung pro Jahr:

(52.000 Euro x 0,25)/ 100 x 12 = 1.560 Euro

Auch in diesem Fall entfällt auf den pauschal ermittelten Privatanteil zu 80 Prozent Umsatzsteuerpflicht: 

80 Prozent von 1.560 Euro = 1.248 Euro

19 Prozent Umsatzsteuer auf 3.360 Euro = 237,12 Euro

Insgesamt führt die Privatnutzung des Geschäftswagens in diesem Fall also zu einer steuerpflichtigen Betriebseinnahme von 1.560 Euro + 237,12 Euro = 1.797,12 Euro.

Fahrtenbuch oder 1-Prozent-Methode?

Je höher die ursprünglichen Anschaffungskosten, desto höher der Privatanteil bei der 1-Prozent-Methode. In unserem Beispiel liegt der Privatanteil bei der Pauschale mehr als doppelt so hoch wie beim Fahrtenbuch!

Wirklich einfach ist die 1-Prozent-Methode bei genauerer Betrachtung auch nicht. Zwar entfällt im Alltag der Erfassungsaufwand – dafür sind am Jahresende komplizierte Korrekturbuchungen erforderlich. Außerdem machen moderne GPS-basierte elektronische Fahrtenbücher diese Methode deutlich einfacher.

Teures Statussymbol

Ein Fahrzeug freiwillig ins Betriebsvermögen aufzunehmen, ist nicht immer eine gute Idee. Bei älteren Fahrzeugen kann sogar der Fall eintreten, dass der rechnerische Privatanteil höher liegt als die tatsächlichen Betriebsausgaben!

Immerhin: Minus machen Sie dann nicht. Der Privatanteil ist in dem Fall identisch mit den Gesamtausgaben. Betriebsausgaben und dazugehöriger Vorsteueranteil können der Einfachheit halber als Privatentnahmen gebucht werden: Unterm Strich handelt es sich dann um ein Nullsummenspiel.

Ausblick

Es geht auch ohne Firmenwagen: Wenn Sie mit dem Privat-Pkw geschäftlich unterwegs sind, dürfen Sie die Kosten als Betriebsausgaben geltend machen. Dabei haben Sie die Wahl zwischen der bequemen 30-Cent-Kilometerpauschale und der Vollkostenkalkulation. Im Artikel "Geschäftswagen für Freiberufler: Das private Fahrzeug geschäftlich nutzen?" geht es um eine mögliche Alternative zum Firmenwagen als Teil des Betriebsvermögens.