Geschäftswagen für Freiberufler: Das private Fahrzeug geschäftlich nutzen?

Freiberufler und andere Selbstständige können ihr privates Fahrzeug für betriebliche Fahrten nutzen und die tatsächlichen Kosten oder die Kilometerpauschale steuerlich geltend machen. Diese Alternative zum Geschäftswagen kann sich durchaus lohnen.

Als Selbstständiger die geschäftliche Nutzung des privaten Autos geltend machen

Befindet sich ein Fahrzeug im Betriebsvermögen, werden sämtliche Anschaffungs- und laufenden Kosten als Betriebsausgaben anerkannt. Im Gegenzug müssen die privat gefahrenen Kilometer versteuert werden. 

Solange der geschäftliche Nutzungsanteil nicht mehr als 50 Prozent beträgt, geht es auch ohne Einordnung als Firmenwagen: Sie können stattdessen das Fahrzeug im Privatvermögen belassen. Wenn Sie mit dem Privat-Pkw geschäftlich unterwegs sind, dürfen Sie die Kosten als Betriebsausgaben geltend machen. Dabei haben Sie die Wahl zwischen zwei Möglichkeiten:

• Sie können die gesetzliche Kilometerpauschale von 0,30 Euro ansetzen – das ist die bequemere Variante.

• Sie können Ihre individuelle Kilometerpauschale auf Basis einer Vollkostenkalkulation ansetzen. Das macht mehr Mühe, ist finanziell aber oft wesentlich sinnvoller.

Welche Art der Kostenermittlung Sie wählen, können Sie von Jahr zu Jahr neu entscheiden. Innerhalb eines Jahres sind Sie aber an die gewählte Variante gebunden. 

Variante 1: Fahrtkosten per 30-Cent-Kilometerpauschale geltend machen

Falls Sie auf die Anschaffung eines Geschäftswagens verzichten, dürfen Sie für die betriebliche Nutzung Ihres privaten Pkw pauschal 30 Cent pro gefahrenen Kilometer als Betriebsausgabe geltend machen. Vor allem für Wenigfahrer mit kleinen oder älteren Fahrzeugen ist die Fahrtkostenabrechnung des Privat-Pkw vorteilhaft.

Zu den betrieblichen Fahrten gehören zum Beispiel:

• Fahrten zu Terminen mit Kunden, Lieferanten, Geschäftspartnern 

• Fahrten zu betrieblichen Behördenterminen, zu Ihrem Anwalt, Versicherungsmakler oder Steuerberater

• Fahrten zu Fortbildungen, Messen und beruflichen Tagungen

• Fahrten zum Einkaufen für betriebliche Zwecke

Den Nachweis erbringen Sie mit einem vereinfachten Fahrtenbuch. Aus dem müssen für jede einzelne Fahrt die folgenden Angaben hervorgehen:

• Datum

• Anlass der Reise mit Name des aufgesuchten Geschäftspartners

• Ausgangspunkt und Ziel der Reise

• Summe der gefahrenen Kilometer

Es genügt also zum Beispiel eine Aufstellung dieser Art:

Anders als beim Fahrtenbuch eines Geschäftswagens ist die Angabe der Kilometerstände beim Privat-Pkw entbehrlich. Lückenlos oder gegen nachträgliche Änderungen geschützt müssen Fahrtenbuch-Aufzeichnungen bei Privat-Pkw ebenfalls nicht sein. Sie können also auch eine der kostenlos angebotenen Fahrtenbuch-Apps in Betracht ziehen.

Anstelle eines vereinfachten Fahrtenbuches können Sie die erforderlichen Angaben auch in Form einzelner Eigenbelege oder als Teil Ihrer Reisekosten-Abrechnungen dokumentieren. Bei wiederholten Fahrten zu bestimmten Kunden, Lieferanten und sonstigen Geschäftspartnern genügt dann der Verweis auf zuvor erstellte Belege.

Die eigentliche steuerliche Berücksichtigung der Kosten ist bei Nutzung der Kilometerpauschale sehr einfach: Bei insgesamt 6.543 gefahrenen Kilometern ergeben sich in unserem Beispiel bei Anwendung der 0,30-Euro-Kilometerpauschale Fahrtkosten in Höhe von 1.962,90 Euro (= 6.543 x 0,30 Euro).

Variante 2: Vollkostenkalkulation der Fahrtkosten

Die Kilometerpauschale macht die Ermittlung der geschäftlichen Fahrtkosten zwar bequem. Allerdings decken die 0,30 Euro pro gefahrenem Kilometer in den meisten Fällen nicht die Kosten. Zum Glück können Sie anstelle der Pauschale auch die anteiligen tatsächlichen Fahrzeugkosten steuerlich geltend machen. Das macht zwar mehr Mühe. Es kann sich finanziell aber lohnen.

Liegen die Kosten Ihres Fahrzeugmodells deutlich über der 0,30-Euro-Marke, lohnt sich eine individuelle Vollkostenkalkulation. Die Rechenformel ist grundsätzlich recht einfach:

• Sie erfassen Ihre tatsächlichen jährlichen (Brutto-)Fahrzeugkosten in einer formlosen Nebenrechnung und

• teilen sie durch die Gesamtzahl der im betreffenden Zeitraum gefahrenen Kilometer.

Beispiel: Vollkostenkalkulation

Größte Kostenpositionen sind erfahrungsgemäß die anteiligen Anschaffungskosten. Für deren Ermittlung gelten die steuerlichen Abschreibungsvorschriften:

• Bei Neuwagen verteilen Sie die Anschaffungskosten über die „betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer“: Bei Pkws sind das sechs Jahre.

• Bei Gebrauchtwagen verteilen Sie den aktuellen Fahrzeugwert über die voraussichtliche „Restnutzungsdauer“.

Zu den übrigen Fahrzeugkosten gehören insbesondere:

• Steuer und Versicherung,

• Öl und Benzin,

• bei E-Autos die Ladekosten

• Wartung und Reparaturen,

• Reinigung und andere Aufwendungen, wie zum Beispiel der Rundfunkbeitrag.

Für den Nachweis müssen Sie noch nicht einmal dauerhaft sämtliche Belege sammeln: Um die Betriebsausgaben glaubhaft zu machen, genügt es grundsätzlich, die tatsächlichen Kosten (z. B. nach einem Fahrzeugwechsel) einmalig während eines ganzen Kalenderjahres zu erheben. Mit einer umfassenden Beleg-Sammlung sind Sie allerdings auf der sicheren Seite.

Angenommen, Sie kommen auf jährliche Gesamtausgaben von 9.876 Euro und sind insgesamt 23.456 Kilometer gefahren. Dann ergibt sich daraus bei Ihrem Privat-Pkw eine Kilometerpauschale von 9.876 / 23.456 = 0,42 Euro.

Die anschließende Betriebsausgaben-Ermittlung erfolgt wie bei der normalen Kilometerpauschale mithilfe eines vereinfachten Fahrtenbuches oder einzelner Reisekostenabrechnungen.

Bei insgesamt 6.543 gefahrenen Kilometern ergeben sich in unserem Beispiel bei Anwendung der individuellen 0,42-Euro-Kilometerpauschale Fahrtkosten in Höhe von 2.748 Euro. 

Sonderfall: Vorsteuerabzug

Die Einzelheiten der pauschalierten Vollkostenabrechnung besprechen Sie am besten mit Ihrem Steuerberater. Das gilt auch und gerade für den theoretisch möglichen Vorsteuerabzug: Grundsätzlich dürfen Sie den Vorsteueranteil privater Ausgaben umsatzsteuerlich nicht berücksichtigen. Unter bestimmten Umständen besteht jedoch die Möglichkeit, ein und denselben Vermögensgegenstand, d. h. das Fahrzeug …

• einkommensteuerlich dem Privatvermögen zuzuordnen und

• umsatzsteuerlich dem Betriebsvermögen.

Sofern Sie Ihr privates Fahrzeug zu mindestens 10 Prozent und höchstens 50 Prozent betrieblich nutzen, dürfen Sie es einkommensteuerlich im Privatvermögen belassen. Gleichzeitig besteht jedoch die Möglichkeit, das Fahrzeug umsatzsteuerlich dem Betriebsvermögen zuzuordnen. Sogar eine teilweise Zuordnung zum Privat- und Betriebsvermögen entsprechend den jeweiligen Nutzungsanteilen ist zulässig.

In diesen Fällen ist es mit der einmaligen Ermittlung einer persönlichen Kilometerpauschale jedoch nicht getan: Um Vorsteueranteile steuerlich geltend zu machen, müssen Sie – wie beim „echten“ Geschäftswagen – jede einzelne Ausgabe mit einer ordentlichen Rechnung nachweisen. Angesichts des hohen Verwaltungsaufwandes lohnt sich die Vermögenssplittung daher nur in Ausnahmefällen und mit Unterstützung eines Experten.