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Firmenwagen für Freiberufler: Tipps zum Geschäftswagen
Wann lohnt sich ein Geschäftswagen für Freiberufler und Selbstständige?
Der Firmenwagen als Selbstständiger gilt als wichtiger Vorzug des Freelancer-Daseins. Und das nicht ganz zu Unrecht: Schließlich kann jeder die Kosten für den „Dienstwagen“ als Freiberufler oder Selbstständiger bei der Steuer geltend machen. So gilt selbst bei einem Kleingewerbe: Firmenwagen verursachen Betriebsausgaben, die Sie absetzen können.
Aber auch beim Geschäftswagen sind Freiberufler und gewerblich tätige Selbstständige mit Fragen und Entscheidungen konfrontiert:
- Kommen genug betriebliche Kilometer für einen Firmenwagen zusammen?
- Was ist günstiger: einen Firmenwagen als Freiberufler anzuschaffen oder die Geschäftsfahrten mit dem Privatfahrzeug geltend zu machen?
- Wie soll der private Nutzungsanteil beim Geschäftsfahrzeug steuerlich erfasst werden – pauschal oder per Fahrtenbuch mit genauer Kostenaufstellung?
- Kaufen oder leasen, was ist günstiger?
- Wie versichern Sie den Firmenwagen als Freiberufler optimal?
- Was ist mit der Haftung beziehungsweise bei einem Unfall?
Und nicht zuletzt: Existieren günstigere Alternativen zum Dienstwagen für den Freiberufler?
Firmenwagen als Selbstständiger: Vorteile und Herausforderungen
Der große Vorteil eines Firmenwagens als Selbstständiger ist die finanzielle Seite. Die damit verbundenen Kosten sind betrieblicher Aufwand, sie vermindern den Gewinn und damit die Steuerlast.
Grundsätzlich sind alle Ausgaben, die der Wagen verursacht, Betriebsausgaben. Das gilt für den Anschaffungspreis oder die Leasing-Gebühren, für die Kfz-Versicherung, für Treibstoff oder Ladestrom, für Inspektionen, Reparaturen und Ersatzteile, sowie für Parkgebühren. Selbst Schäden, die bei einem Unfall entstehen, sind abgedeckt – soweit sie nicht vom Unfallgegner getragen werden.
Dazu kommt die Möglichkeit, sich den Umsatzsteueranteil am Anschaffungspreis, an Werkstatt-Rechnungen und Tank-Belegen vom Finanzamt als Vorsteuer erstatten zu lassen. Voraussetzung ist natürlich, dass man als Freiberufler umsatzsteuerpflichtig und kein Kleinunternehmer ist.
Allerdings wirkt sich der Vorteil des Betriebskostenabzugs nur dann uneingeschränkt aus, wenn das Fahrzeug ausschließlich betrieblich genutzt wird.
Zunächst einmal geht das Finanzamt davon aus, dass der Dienstwagen vom Freiberufler oder gewerbetreibenden Selbstständigen auch für Privatfahrten eingesetzt wird. Diese private Nutzungsmöglichkeit ist steuerpflichtig: das Finanzamt sieht sie als Betriebseinnahme. Wer dies vermeiden möchte, muss zeigen können, dass er den Geschäftswagen als Freiberufler tatsächlich rein betrieblich nutzt, zum Beispiel durch ein lückenlos geführtes Fahrtenbuch.
In jedem Fall führt der Geschäftswagen zu Aufwand in der Buchführung. Der Wagen muss als bewegliches Wirtschaftsgut des Anlagevermögens erfasst und korrekt abgeschrieben werden. Als Abschreibungsfrist sind bei Firmenwagen sechs Jahre vorgesehen.
Außerdem setzt der Abzug der Fahrzeugkosten voraus, dass die Betriebsausgaben korrekt gebucht werden – und durch Belege wie Tank- und Werkstattrechnungen nachweisbar sind.
Alternative: Privatwagen als Selbstständiger für geschäftliche Fahrten nutzen
Selbstständige können ihren privaten PKW für geschäftliche Fahrten nutzen – und diesen Nutzungsanteil steuermindernd geltend machen. Dabei gibt es zwei Möglichkeiten. Entweder die pauschale Abrechnung mit der Kilometerpauschale oder die Erfassung aller tatsächlichen Fahrzeugkosten und das Geltendmachen des Anteils, der auf die betrieblichen Fahrten entfällt.
Wann ist ein Wagen ein Geschäftswagen?
Ob ein Großkonzern, ein Freiberufler oder ein Selbstständiger mit Kleingewerbe einen Firmenwagen anschaffen möchte: die Voraussetzungen sind in allen Fällen gleich.
Die betrieblichen und privaten Nutzungsanteile dürfen nicht einfach behauptet werden. Das Finanzamt erwartet, dass die Angabe untermauert wird. Dazu können Aufzeichnungen über die Fahrten während dreier Monate dienen – oder Spesenabrechnungen, die Geschäftsfahrten nachweisen.
Bei selbstständigen Berufen, die bekanntermaßen mit vielen Fahrten verbunden sind, gelten meist niedrigere Anforderungen. Liegen Wohnort und Betriebsstätte so weit auseinander, dass bereits die Fahrt zum Arbeitsplatz mehr als die Hälfte der gefahrenen Kilometer ausmacht, sind keine weiteren Nachweise nötig.
Betriebliches oder privates Eigentum? Diese Entscheidung will beim Firmenwagen von Freiberuflern gut überlegt sein. Ist die Zuordnung vorgegeben, sollten Sie die Folgen kennen. Lesen Sie hier weitere Informationen zum Thema "Betriebsvermögen oder Privatvermögen".
Geschäftswagen von Freiberuflern: Steuerpflicht für die private Nutzung
Wie erläutert, ist der Dienstwagen von Freiberuflern und Gewerbetreibenden eine betriebliche Anschaffung. Sie berechtigt zum Betriebskostenabzug und bei Umsatzsteuerpflicht auch zum Vorsteuerabzug. Im Gegenzug nimmt es das Finanzamt mit der Berücksichtigung des privaten Nutzungsanteils sehr genau. Privatfahrten müssen in der Steuererklärung berücksichtigt werden.
Dafür gibt es zwei unterschiedliche Möglichkeiten: eine Pauschale, oft 1-Prozent-Methode genannt, und das Ansetzen der tatsächlichen Kosten, meist als Fahrtenbuch-Methode bezeichnet.
- Die 1-Prozent-Methode ist eine pauschale Form der Versteuerung der Privatfahrten. Sie trägt diesen Namen, weil dafür im Regelfall pro Monat ein Prozent vom Brutto-Listenpreis des Firmenwagens eines Freiberuflers anzusetzen ist. Für Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte kommen pro Monat und Entfernungskilometer zusätzlich 0,03 Prozent des Listenpreises hinzu.
Bei E-Autos und Plug-In-Hybriden verringert sich die monatliche Pauschale auf ein halbes oder ein Viertelprozent des Listenpreises. Die ¼-Prozent-Methode gilt beispielsweise für E-Autos, die in den letzten Jahren zugelassen wurden und nicht mehr als 70.000 Euro gekostet haben.
Mit diesen Pauschalen sind sämtliche Privatfahrten abgegolten. Wie viele Kilometer tatsächlich durch private Nutzung zusammengekommen sind, ist gleichgültig. Es besteht keine Pflicht, sie einzeln festzuhalten oder zu dokumentieren.
- Dokumentation wird wichtig, wenn Sie für den Firmenwagen als Selbstständiger die Fahrtenbuch-Methode wählen. Sie hat ihren Namen davon, dass jede betrieblich veranlasste Fahrt mit Strecke, Ziel beziehungsweise Anlass und Kilometerstand in einem Fahrtenbuch festgehalten werden muss. Ob das Fahrtenbuch auf Papier oder in digitaler Form geführt wird, bleibt dem Selbstständigen überlassen.
Außerdem müssen sämtliche Fahrzeugkosten genau erfasst und summiert werden. Der aus dem Fahrtenbuch ersichtliche, private Anteil an der Gesamtkilometerleistung wird als privater Nutzungsanteil auf die Gesamtkosten übertragen. Waren 20 Prozent der Kilometerleistung privat, müssen 20 Prozent der Fahrzeugkosten in der Steuererklärung des Freiberuflers oder Selbstständigen als privat verursacht angegeben werden.
Die Entscheidung zwischen der bequemen 1-Prozent-Methode und der exakten Fahrtenbuch-Methode ist sorgfältiges Abwägen wert. Vor allem bei einem geringen privaten Nutzungsanteil, bei älteren Fahrzeugen und bei Verbrennern kann ein Fahrtenbuch für spürbare Steuerersparnis sorgen. Ausführliche Erläuterungen bietet der Beitrag "Geschäftswagen absetzen".
Kostenmanagement bei Firmenwagen von Freiberuflern
Eine der Grundsatzentscheidungen rund um den Dienstwagen von Freiberuflern betrifft die Finanzierung. Ist es sinnvoller, den Firmenwagen zu kaufen oder zu leasen?
- Beim Kauf übernimmt der Freiberufler oder Selbstständige die Anschaffungskosten. In vielen Fällen wird er die Anschaffung mit einem Kredit finanzieren. Die Planbarkeit der finanziellen Belastung hängt von den Zins- und Rückzahlungskonditionen ab.
- Beim Leasing schlägt oft eine einmalige Sonderzahlung zu Beginn zu Buche. Anschließend wird eine monatliche Leasingrate fällig. Diese kann zum Beispiel auf einer für die Gesamtlaufzeit veranschlagten Kilometer-Leistung beruhen, oder auf dem prognostizierten Restwert des Fahrzeugs zum Laufzeit-Ende.
Ob der Leasing-Nehmer Versicherungen, Wartung und anfallende Reparaturen übernehmen muss oder zumindest die Wartung Aufgabe des Leasing-Gebers bleibt, hängt vom Vertrag ab. Die Laufzeit und damit die Gesamtkosten stehen von vornherein fest. Das sorgt für Planbarkeit. Dem steht die feste Vertragsbindung gegenüber. Am Ende der Vertragslaufzeit wird das Fahrzeug zurückgegeben. Oft kann es auf Wunsch auch vom Leasingnehmer übernommen werden.
Leasing der Unternehmens-Fahrzeugflotte ist bei größeren Unternehmen die Regel. Sie profitieren so von Liquiditätsvorteilen und lagern meist auch Wartung und Reparatur aus. Der Liquiditätsgewinn sowie die planbare, über die Nutzungsdauer verteilte Kostenbelastung macht Leasing auch für Freiberufler und Selbstständige mit Kleingewerbe beim Firmenwagen interessant.
Allerdings kann es für Freelancer überlegenswert sein, den Geschäftswagen selbst anzuschaffen. So bleiben Sie flexibel, können das Fahrzeug beispielsweise verleihen oder verkaufen und sind nicht an feste Leasing-Laufzeiten gebunden.
Dem steht allerdings die Kapitalbindung gegenüber. Auch die erreichbaren Kreditkonditionen sind ein wichtiger Gesichtspunkt. Andererseits macht eine schlechte Bonität den Abschluss von Leasing-Verträgen für den Firmenwagen eines Freiberuflers genauso schwierig.
Die Entscheidung zwischen Kauf und Leasing des Firmenfahrzeugs erfordert – wie jede betriebliche Investition – genaues Durchrechnen der beiden Varianten und Klarheit über die eigenen Präferenzen. Die Finanzierungszinsen für ein Darlehen lassen sich ebenso als Betriebsausgabe ansetzen wie die Sonderzahlung und die Raten, die beim Leasing anfallen.
Wie teuer darf ein Geschäftswagen sein? Eine fixe Grenze dafür gibt es nicht. Meldet ein Freelancer mit überschaubaren Umsätzen jedoch einen Lamborghini als Geschäftswagen an, wird das Finanzamt vermutlich hellhörig. Der Bundesfinanzhof hat einem Freiberufler zugestanden, die Kosten eines geleasten Ferrari als Betriebsausgaben anzusetzen. Der Betriebskostenabzug wurde allerdings auf zwei Euro pro Kilometer gedeckelt (BFH, 29.04.2014 - VIII R 20/12).
Versicherung und Haftung
Welche Versicherungen Sie für den Geschäftswagen als Freiberufler abschließen sollten, hängt von der Situation und den persönlichen Präferenzen ab. Selbstverständlich wird man ein altes Fahrzeug nicht mit einer Vollkasko-Police absichern. Die ist beim Leasing jedoch in aller Regel vorgeschrieben. Und auch bei einem per Kredit finanzierten teuren Wagen kann sie sinnvoll sein, damit der Erhalt des Betriebsvermögens auch bei Unfall oder Diebstahl gewährleistet ist.
Im Unterschied zu Firmenwagen, die von Arbeitnehmern gefahren werden, gibt es beim Dienstwagen von Freiberuflern keine besonderen Haftungs-Aspekte. Kommt es zu einem Unfall während einer Geschäftsfahrt, sind die Unfallschäden grundsätzlich Betriebsausgaben. Bei grob fahrlässig selbst verursachten Verkehrsunfällen wird der Betriebskostenabzug allerdings schwierig. Und natürlich können Sie Schäden, die der Unfallgegner ersetzt, nicht vom Gewinn abziehen.
Alternativen zum Firmenwagen
Nicht nur den Firmenwagen können Freiberufler in ihrer Einkommensteuererklärung geltend machen. Als Betriebsausgabe abziehen können sie auch den Aufwand für ein Firmenfahrrad oder ein betriebliches E-Bike.
Besonderer Vorzug: Bei Fahrrädern und E-Bikes ohne Kennzeichenpflicht fällt auf den privaten Nutzungsanteil keine Einkommensteuer an. Dagegen sind Reparaturkosten, Ersatzteile und eine Diebstahlversicherung voll abzugsfähig, genau wie der Anschaffungspreis oder die Leasingkosten.
Als Betriebsausgabe absetzbar sind außerdem Zeitkarten für öffentlichen Nahverkehr oder eine Bahncard. Auch in diesen Fällen erhöht die private Nutzung die Einkommensteuer nicht. Sie müssen allerdings zeigen können, dass sich die Anschaffung der Bahncard lohnt, weil sie aus geschäftlichen Gründen oder auf dem Weg zur Betriebsstätte entsprechende Strecken zurücklegen.
