Firmenwagen absetzen: selbstständig sein und Steuern sparen

Firmenwagen versteuern: Wer selbstständig ist, kann dabei viel Geld sparen

Wenn Selbstständige ihren Firmenwagen beziehungsweise Dienstwagen versteuern, können sie Fehler machen – oder spürbar Steuern sparen.

• Grundsätzlich sind alle Ausgaben, die der Firmenwagen mit sich bringt, betrieblicher Aufwand: der Kaufpreis oder die Leasing-Raten, Reparaturen sowie das Geld fürs Benzin beispielsweise. Allerdings müssen solche Ausgaben korrekt gebucht und durch Belege nachweisbar sein. 
• Sodann können Freiberufler ihr Auto absetzen und diese Kosten geltend machen: Sie verringern den zu versteuernden Gewinn und senken so die Einkommensteuer.
• Außerdem können Sie, wenn Sie Ihren Firmenwagen absetzen und selbstständig sind, sich den Umsatzsteueranteil all dieser Ausgaben vom Finanzamt erstatten lassen. Auch das ist ein wichtiger Vorteil gegenüber einem Privatfahrzeug. Der Vorsteuerabzug setzt voraus, dass Sie zum Beispiel als Freiberufler umsatzsteuerpflichtig sind. Kleinunternehmer sind nicht dazu berechtigt.
• Ein wichtiger Gesichtspunkt, wenn Freiberufler ihr Auto absetzen, sind die Privatfahrten. Ganz wichtig beim Firmenwagen Versteuern: Wer selbstständig ist, muss die Möglichkeit zur Privatnutzung des Fahrzeugs als Betriebseinnahme ansetzen. Dabei gibt es zwei Optionen: die Fahrtenbuchmethode mit genauer Ermittlung aller Privatfahrten und Fahrzeugkosten, und die pauschale 1-Prozent-Regelung, die Selbstständige alternativ nutzen können.
• Unabhängig davon, mit welcher dieser Methoden Freiberufler das Auto absetzen, fällt bei E-Autos als Firmenwagen die Versteuerung besonders günstig aus.
• Ein weiterer Aspekt ist wichtig: Das Auto als Firmenwagen versteuern können Sie nur, wenn es sich auch um ein Firmenfahrzeug handelt – wenn der Wagen also ins Betriebsvermögen fällt. In manchen Fällen gehört das Auto zwingend zum Privatvermögen von Selbstständigen. Aber auch dann kann man die geschäftlichen Fahrten mit dem privaten PKW steuerlich absetzen.

Dienstwagen versteuern: Betriebsvermögen oder Privatvermögen?

Sie können als Freiberufler ihr Auto absetzen, wenn es ins Betriebsvermögen fällt – oder die einzelnen geschäftlichen Fahrten steuerlich geltend machen, wenn das Fahrzeug dem Privatvermögen zugeordnet ist. 

Ob das Fahrzeug zum Betriebsvermögen oder zum Privatvermögen gehört, hängt grundsätzlich vom Verhältnis der beruflich zurückgelegten Strecken und der privat gefahrenen Kilometer ab. In bestimmten Fällen besteht ein Wahlrecht. In anderen ist die Zuordnung vorgegeben.

• Beträgt die betriebliche Nutzung Ihres Fahrzeugs weniger als zehn Prozent der Gesamtkilometerleistung? Dann ist es Teil Ihres Privatvermögens. Sie können es nicht als Firmenwagen absetzen, ob selbständig oder nicht. Die geschäftlich veranlassten Fahrten mit dem Privatfahrzeug dürfen Sie allerdings geltend machen. 
• Ein Wahlrecht haben Sie, wenn die Geschäftsfahrten zwischen 10 Prozent und 50 Prozent an der gesamten Kilometerleistung ausmachen. In diesem Fall können Sie als Freiberufler das Auto absetzen und es zu diesem Zweck dem Betriebsvermögen zuordnen. Sie können es jedoch auch als Teil des Privatvermögens führen. 
• Wenn der Anteil betrieblich veranlasster Fahrten mehr als 50 Prozent ausmacht, haben Sie kein Wahlrecht. Dann gehört Ihr Fahrzeug in jedem Fall zum Betriebsvermögen: es ist als Dienstwagen zu versteuern.

Die von Ihnen angegebene Verteilung betrieblicher und privater Fahrten sollten Sie als Freelancer oder Selbstständiger glaubhaft machen. Dazu können Sie für den Dienstwagen, den Sie versteuern, einige Monate ein vereinfachtes Fahrtenbuch führen.

In manchen Fällen glaubt das Finanzamt die überwiegenden beruflich zurückgelegten Kilometer auch ohne umfangreiche Nachweise. Das gilt etwa für Berufe, die als besonders „kilometerträchtig“ bekannt sind – oder dann, wenn sich mehr als die Hälfte der Gesamtkilometerleistung durch die Distanz zwischen Wohnung und Betriebsstätte erklärt.

In diesen Fällen sollte es kein Problem darstellen, das Fahrzeug dem Betriebsvermögen zuzuordnen, so dass Sie als Freiberufler das Auto absetzen können.

Private Nutzung versteuern: Fahrtenbuch oder 1-Prozent-Regelung?

Sie müssen Privatfahrten mit dem Firmenwagen versteuern, sind selbstständig und wollen wissen, welche Möglichkeiten es gibt? Ihnen stehen zwei Optionen zur Auswahl.

Die Regelungen ergeben sich aus § 6 Abs. 1 Nr. 4 Einkommensteuergesetz.

Die 1-Prozent-Regelung für Selbstständige: Pauschale Beträge, wenig Aufwand

Bei der 1-Prozent-Methode wird jeden Monat ein gleichbleibender, pauschaler Betrag versteuert und so die private Nutzung des Firmenfahrzeugs abgegolten. Dieser Betrag ist ein Prozentwert vom Brutto-Listenpreis des Wagens. Entscheidend ist der Preis, den der Hersteller oder Importeur im Jahr der Erstzulassung des Wagens in seinen offiziellen Preislisten angegeben hat.

Die tatsächlich erfolgten privaten Fahrten müssen bei Nutzung dieser Methode zum Dienstwagen-Versteuern nicht einzeln erfasst oder dokumentiert werden. Bei Nutzung der 1-Prozent-Regelung haben Selbstständige also wenig Aufwand. 

Allerdings müssen Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte mit dem Dienstwagen bei der 1-Prozent-Regelung zusätzlich berücksichtigt werden. Das Gleiche gilt für Familienheimfahrten bei doppelter Haushaltsführung.

Firmenwagen versteuern mit der Fahrtenbuchmethode

Aufwendiger, aber in manchen Fällen deutlich günstiger ist die Fahrtenbuchmethode. Dabei muss jede betrieblich veranlasste Fahrt ebenso wie jede Privatfahrt im Dienstwagens per Fahrtenbuch festgehalten werden. Als Fahrtenbuch können Selbstständige eine feste Papierkladde mit fortlaufenden Einträgen ohne Leerzeilen oder eine manipulationssichere App oder Software verwenden. Spätere Einträge, Nachträge oder Änderungen müssen ausgeschlossen sein. Wer seinen Firmenwagen absetzen will, selbstständig ist und ein Fahrtenbuch vorlegt, darf dem Finanzamt nicht mit losen Zetteln oder einer Excel-Datei kommen. So etwas ist nicht revisionssicher und zählt nicht als korrektes Fahrtenbuch von Selbstständigen.

Parallel zur Führung des Firmenwagen-Fahrtenbuchs werden alle Aufwendungen, die der Geschäftswagen verursacht, erfasst und addiert. Auf Grundlage des Fahrtenbuchs ist die Berechnung möglich, welcher Anteil an der Gesamtkilometerleistung privat und nicht betrieblich war. Den gleichen Prozentsatz müssen Sie nun von den Fahrzeugkosten nehmen: das Ergebnis ist der Wert der Privatnutzung, den Sie zusätzlich versteuern müssen. 

Vorteile und Nachteile: Fahrtenbuch oder 1-Prozent-Regelung?

Wer seinen Firmenwagen absetzen will und selbstständig ist, steht vor der Frage, ob ein Fahrtenbuch oder die 1-Prozent-Regelung sinnvoller ist. Darauf gibt es keine allgemeingültige Antwort. 

Wie Freiberufler ihr Auto absetzen sollten, hängt von den individuellen Umständen ab – und davon, wie viel Mühe Sie sich beim Dienstwagen-Versteuern machen möchten. Einige der Gesichtspunkte:

Bei einem E-Auto als Firmenwagen ist die Versteuerung per 1-Prozent-Methode ebenfalls oft attraktiv. Da in diesem Fall nur ein halbes oder ein Viertelprozent vom Listenpreis in die Berechnung einfließt, ergeben sich deutlich niedrigere Beträge.

Steuervorteile für E-Autos und Hybridfahrzeuge

Wenn es darum geht, Firmenwagen zu versteuern, kann man mit einem E-Auto deutlich sparen. Die Politik hat das Dienstwagen-Versteuern als einen der Hebel entdeckt, um Elektromobilität attraktiv zu machen. Deshalb gelten mehrere Vergünstigungen, wenn E-Autos als Firmenwagen zur Versteuerung kommen. 

• Für ein E-Auto oder ein anderes Fahrzeug ohne CO2-Ausstoß, das in den Jahren von 2019 bis 2030 beschafft wird oder wurde und maximal 70.000 Euro kostet, wird bei der 1-Prozent-Regelung nur ein Viertelprozent vom Bruttolistenpreis berücksichtigt. Für die Fahrtenbuchmethode muss nur ein Viertel der Anschaffungskosten in die Berechnung einfließen.
• Bei E-Fahrzeugen mit höherem Listenpreis sowie bei Plug-In-Hybriden, die in dieser Zeit angeschafft werden/wurden, zählt entsprechend nur ein halbes Prozent vom Bruttolistenpreis beziehungsweise die Hälfte der Anschaffungskosten. Bei Anschaffung in den Jahren 2022 bis 2024 darf die CO2-Emission maximal 50 Gramm pro Kilometer ausmachen, die elektrische Reichweite muss 60 Kilometer betragen. Bei Anschaffung von 2025 bis 2030 sind es ebenfalls maximal 50 Gramm CO2 pro Kilometer, aber mindestens 80 Kilometer an elektrischer Reichweite.

Fahrzeugkosten: was können Freiberufler beim Auto absetzen? 

Grundsätzlich stellt der gesamte Aufwand rund um ein Firmenfahrzeug betriebliche Ausgaben dar, die den Gewinn und damit die Steuerlast verringern:

• der Anschaffungspreis
• Leasingraten und Sonderzahlungen
• Werkstattkosten (Reparaturen und Inspektionen)
• Treibstoff oder Ladestrom
• Versicherungen
• Unfallschäden, soweit nicht der Gegner ersatzpflichtig ist
• Parkgebühren, Zusatzausstattung, Geld für die Waschanlage etc.

Der Anschaffungspreis muss im Regelfall über sechs Jahre abgeschrieben werden. Lesen Sie hier, wie Sie die Betriebsausgaben steuerlich nutzen können.

Die in diesen Kostenpositionen enthaltene Umsatzsteuer, etwa die Mehrwertsteuer in Tankrechnungen, kann im Rahmen der Umsatzsteuervoranmeldung beziehungsweise bei der Jahres-Umsatzsteuererklärung als Vorsteuer abgezogen werden. Dazu sind natürlich nur umsatzsteuerpflichtige Freiberufler und Selbstständige berechtigt, nicht aber Kleinunternehmer.

Firmenwagen und Privatnutzung: Was ist erlaubt?

Bei Arbeitnehmern, die einen Dienstwagen versteuern, ist die Privatnutzung mitunter limitiert. Oft sieht die Dienstwagenvereinbarung Einschränkungen vor, zum Beispiel bei Fahrten in bestimmte Länder oder für die Überlassung des Wagens an Familienangehörige oder andere Dritte.

Bei Selbstständigen können solche einschränkenden Klauseln in einem Leasingvertrag enthalten sein. Ansonsten sind Selbstständige auch in diesem Punkt frei. Sie können selbst entscheiden, ob sie das Firmenfahrzeug verleihen oder dem Ehepartner überlassen. Solche Fahrten sind dann in der Regel Privatfahrten. Das gilt jedoch nicht, wenn der Ehepartner für den selbstständigen Partner beispielsweise betriebliche Einkäufe erledigt.