Einkommensteuer für Freiberufler und andere Selbstständige

Einkommensteuer: Was wird versteuert?

Die Einkommensteuer ist eine persönliche und keine Unternehmenssteuer, anders als die Gewerbesteuer und die Umsatzsteuer. Besteuert wird das gesamte „zu versteuernde Einkommen“ einer natürlichen Person. Ob dieses Einkommen aus Arbeitnehmertätigkeit, Kapitaleinkünften, Vermietung, freiberuflichen Tätigkeiten, einem Gewerbebetrieb oder aus landwirtschaftlichen Betrieben stammt, spielt keine Rolle.

Bei vielen Steuerpflichtigen kommen mehrere dieser Einkunftsarten zusammen: Es kann ja sein, dass eine Arbeitnehmerin gleichzeitig Selbstständige und außerdem Vermieterin und Kapitalanlegerin ist. 

Während bei Arbeitnehmenden der Arbeitgeber die Steuerpflicht erfüllt, indem er die Lohnsteuer abzieht, müssen Selbstständige sich mit ihrer Einkommensteuerpflicht selbst auseinandersetzen. Wie hoch die Steuern auf die selbstständigen Einkünfte sind, lässt sich nicht genau sagen: Die Steuerlast hängt immer vom Gesamteinkommen, den Familienverhältnissen und sonstigen persönlichen Lebensumständen ab.

So wird die Einkommensteuerpflicht von Selbstständigen festgelegt

Starten Sie in die Selbstständigkeit, gehört der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung zu Ihren ersten Schritten. Darin möchte das Finanzamt umfassende Angaben zu ...

• Ihrer Person,
• der geplanten Tätigkeit,
• Ihren Einkommensverhältnissen sowie
• eventuellen Beteiligungen an Personengesellschaften.

Der Fragebogen ist zugleich Grundlage Ihrer Einkommensteuervorauszahlungen. Außerdem wird Ihnen unter Umständen eine betriebliche Steuernummer zugeteilt. Solange Sie die nicht haben, dürfen Einzelselbstständige auf Ihren Rechnungen auch die persönliche Steuernummer angeben. 

Wenn Sie ein Gewerbe anmelden, informiert das Ordnungsamt alle anderen zuständigen Stellen, auch das Finanzamt, das Ihnen den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung zuschickt. Nehmen Sie dagegen eine freiberufliche Tätigkeit auf, brauchen Sie keinen Gewerbeschein und keine Anmeldung beim Gewerbeamt. Das Finanzamt wird in diesem Fall nicht über Ihre Aufnahme einer selbstständigen Tätigkeit informiert. So kommt es, dass manche Freiberufler:innen ganz ohne Anmeldung loslegen. Das ist zwar nicht erlaubt, wird von den Finanzbehörden aber meist nicht mit Bußgeldern belegt – vorausgesetzt die oder der Steuerpflichtige reicht die erforderlichen Umsatzsteuervoranmeldungen ein und gibt die Einkünfte aus freiberuflichen Tätigkeiten bei der nächsten Steuererklärung an. Spätestens dann wird das Finanzamt auf den Beginn der Freiberuflichkeit aufmerksam und schickt den Fragebogen hinterher.

Ab wann ist man einkommensteuerpflichtig?

Bis zu einem bestimmten, allerdings eher niedrigen Einkommen muss gar keine Einkommensteuer bezahlt werden. Dieser sogenannte Grundfreibetrag liegt 2023 für Singles bei 10.908 Euro. Bei Ehepaaren, die gemeinsam veranlagt werden, liegt der Grundfreibetrag 2023 bei 21.816 Euro.

Der Grundfreibetrag soll das Existenzminimum abdecken und ist deshalb steuerfrei. Seine Höhe wird regelmäßig angepasst. Ob das entsprechende Einkommen aus einer Selbstständigkeit, einer Beschäftigung oder aus anderen Einkünften stammt, ist gleichgültig.

Einkommensteuererklärung für Selbstständige

Haben Sie vor Ihrer selbstständigen Tätigkeit in einem Angestelltenverhältnis gearbeitet und eine Einkommensteuererklärung abgegeben? Dann müssen Sie sich bei der Einkommensteuer als Selbstständiger oder Selbstständige gar nicht groß umstellen. Bei den allgemeinen persönlichen Angaben auf dem Mantelbogen, den Kinder- und sonstigen Freibeträgen, Sonderausgaben, außergewöhnlichen Belastungen oder auch Steuerermäßigungen gibt es im Prinzip keine Unterschiede zwischen Arbeitnehmenden und Selbstständigen. 

Der größte Unterschied: Gehen Sie einer freiberuflichen Tätigkeit nach, geben Sie zusätzlich die “Anlage S” (Einnahmen aus selbstständiger Arbeit) sowie die “Anlage EÜR” (Einnahmenüberschussrechnung) ab. Haben Sie ein Gewerbe, reichen Sie statt der Anlage S die “Anlage G” (Einkünfte aus Gewerbebetrieb) ein. Und wenn Sie weiterhin parallel in einem Angestelltenverhältnis tätig sind, müssen Sie außerdem die Anlage N (Einnahmen aus nichtselbstständiger Arbeit) ausfüllen.

Einkommensteuer-Vorauszahlungen: Berechnung und Fristen

Selbstständige zahlen ihre Einkommensteuer-Vorauszahlungen vierteljährlich direkt ans Finanzamt. Die Stichtage sind:

• 10. März
• 10. Juni
• 10. September
• 10. Dezember

Im Gründungsjahr orientieren sich die Vorauszahlungen an den im Fragebogen prognostizierten Einkünften. In den Folgejahren beruhen die Vorauszahlungen auf der im Vorjahr gezahlten Einkommensteuer.

Sonderfall für Freiberufler: Gewinnermittlung per Einnahmenüberschussrechnung

Der Einkommensteuersatz hängt vom Gesamtgewinn einer steuerpflichtigen Person ab. Wie der Gewinn von Selbstständigen ermittelt wird, hängt von der Art der selbstständigen Tätigkeit ab. 
Gewerbetreibende sind spätestens ab einem Jahresumsatz von 600.000 Euro und einem Gewinn von 60.000 Euro (Grenze für Nicht-Kaufleute) zur doppelten Buchführung und zum Erstellen einer Bilanz verpflichtet. Diese Beträge sollen ab 2024 auf 800.000 Euro beziehungsweise 80.000 Euro steigen.

Für freiberuflich Tätige und Gewerbetreibende, die keinen „kaufmännischen Betrieb“ führen, ist die Gewinnermittlung ein wenig einfacher. Bei der Steuererklärung ziehen sie von ihren „Betriebseinnahmen“ die „Betriebsausgaben“ ab, um ihren einkommensteuerpflichtigen Gewinn auszurechnen. Diese vergleichsweise einfache Form der Gewinnermittlung nennt sich „Einnahmenüberschussrechnung“ (EÜR). 

Dafür gibt es einen amtlichen Vordruck: Die „Anlage EÜR“ muss zusätzlich zur Einkommensteuererklärung auf elektronischem Weg ans Finanzamt übermittelt werden. Der Vordruck wird fast jedes Jahr geändert und dabei leider meistens komplizierter. Seit dem Steuerjahr 2017 ist die „Anlage EÜR“ für alle Freiberufler:innen und Kleingewerbetreibenden Pflicht.

Abfragefrist für die Einkommensteuererklärung

Für haupt- und nebenberuflich tätige Selbstständige ist die Abgabe einer Einkommensteuererklärung Pflicht. Steuer-Deadline ist grundsätzlich der 31. Juli des Folgejahres. Wer eine Steuerberatung einschaltet, hat bis Ende Februar des Folge-Folgejahrs Zeit. 

Eine Fristverlängerung ist in besonderen Ausnahmefällen möglich. Dafür genügt ein formloser Antrag, der meist anstandslos bewilligt wird. Oft genügt ein Anruf beim zuständigen Finanzamt. 

Ihre Einkommensteuererklärungen mit den erforderlichen Anlagen müssen Selbstständige elektronisch ans Finanzamt übermitteln. Alle betrieblichen Belege bleiben dagegen bei Ihnen zuhause oder im Büro beziehungsweise digital gespeichert: Belege, Quittungen, Erläuterungen und Nachweise zu Ihren Steuererklärungen müssen Sie nur auf Nachfrage des Finanzamts oder bei einer Steuerprüfung fällig.

Die elektronische Übermittlung Ihrer Steuererklärung erfolgt über die Elster-Schnittstelle. Diese Schnittstelle wird von allen kommerziellen Steuer- und Buchführungsprogrammen unterstützt. Sie können alternativ das ElsterOnline-Portal nutzen. Die erforderliche Authentifizierung erfolgt mittels elektronischer Signatur. In den meisten Fällen genügt das kostenlose ElsterBasis-Zertifikat, das Sie ebenfalls im ElsterOnline-Portal beantragen, sofern das nicht Ihr Steuerberater für Sie erledigt.

Steuerbescheide: Steuer-Rücklagen bilden

Beim Eintreffen der ersten Steuerbescheide kommt manchmal Panik auf. In ihrer Freude über sprudelnde Einnahmen verlieren manche Gründer:innen aus den Augen, dass ein erheblicher Teil ihrer Erlöse in Wirklichkeit bereits dem Finanzamt gehört. Fließen die ersten Überschüsse voreilig in Investitionen oder privaten Konsum, fehlen am Steuer-Stichtag trotz guter Geschäftslage die flüssigen Mittel. Das Problem wird verschärft, wenn das Finanzamt gleichzeitig mit der Steuer für das abgelaufene Jahr die Steuervorauszahlungen im laufenden Jahr erhöht.

Diese gefürchtete Steuerfalle können Sie zum Glück leicht umgehen: Entweder fragen Sie Ihre Steuerberatung, wie viel Geld Sie dem Finanzamt bereits schulden. Oder Sie überschlagen die Höhe der erforderlichen Steuer-Rücklage regelmäßig selbst.

Einmal im Monat, spätestens einmal im Vierteljahr ist die Umsatzsteuervoranmeldung fällig. Diesen Pflichttermin können Sie für Ihre persönliche Steuerschätzung nutzen:

• Sofern noch Steuern aus Vorjahren offen sind, ist deren Höhe bekannt.
• Die Höhe der noch nicht abgeführten Umsatzsteuer-Einnahmen ergibt sich aus den laufenden Umsatzsteuervoranmeldungen und den seit der letzten Voranmeldung erzielten Umsatzsteuer-Einnahmen (minus selbst gezahlter Vorsteuern).
• Der auf Ihre bisherigen Netto-Erlöse des laufenden Jahres anfallende Einkommensteuer-Anteil ist nicht so eindeutig zu ermitteln. Eine centgenaue Schätzung ist aber gar nicht nötig. Die persönlichen Besonderheiten können Sie bei Ihrer Steuerprognose vernachlässigen: Sie ermitteln Ihren voraussichtlichen durchschnittlichen Steuersatz, wenden ihn auf Ihre bereits erzielten Netto-Erlöse an und bilden eine Steuerrücklage in entsprechender Höhe.

Wenn Sie die erforderliche Steuerrücklage auf die hohe Kante legen, können Ihnen drohende Steuernachzahlungen nichts mehr anhaben.

Einkommensteuer für Freiberufler – die wichtigsten Fragen und Antworten