Erhöhter Herzschlag und ein Gefühl zwischen Panikattacke und Existenzangst – wer den Auftrag eines Kunden oder einer Kundin ablehnt, befürchtet nicht selten, nie wieder irgendeine Anfrage zu bekommen. Doch wenn Freiberufler Kunden professionell und höflich absagen, ist diese Sorge unbegründet. Denn dann verprellen sie Auftraggeber nicht und werden von diesen bei künftigen Projekten wieder kontaktiert. Nur wie lehnen Sie Anfragen professionell ab? 

Dabei kommt es vor allem darauf an, dass Sie zuverlässig und authentisch sind sowie wertschätzend kommunizieren. Sie verderben es sich mit Einkäufern in Unternehmen sowie Projektanbietern nicht, wenn Sie diesen während der Verhandlung über eine mögliche Zusammenarbeit offen sagen, dass Sie noch andere Angebote haben und sich für das beste entscheiden werden. Wenn Sie Auftraggebern jedoch zunächst zusagen und dann kurz vor Projektbeginn wieder abspringen, weil noch ein attraktiveres Angebot reinkam, streichen Sie die meisten Kunden dauerhaft von der Liste der freien Mitarbeiter, denen sie Aufträge anbieten. 

Um sich nicht selbst aus dem Rennen zu schießen, müssen Freiberufler also genau wissen, was sie leisten können und wie viel. Auch das, was Sie sich von Projekten erwarten, in denen Sie mitarbeiten wollen, sollten Sie festgelegt haben, bevor Sie einen Auftrag höflich ablehnen oder annehmen. Denn Unzuverlässigkeit und Zusagen, die Sie später zurücknehmen, gehen für Kunden verständlicherweise gar nicht. 

Fehlende Kompetenzen sind ein überzeugender Grund für eine Absage

Wer so „Nein“ zu einem angebotenen Auftrag sagen will, dass Kunden das akzeptieren können und nicht persönlich nehmen, begründet eine Absage am besten mit sachlichen Gründen, zu denen er oder sie stehen kann. Also etwa damit, dass er oder sie keine Kapazitäten oder nicht die für das Projekt erforderlichen Kompetenzen hat.

Viele Freiberufler erkennen schneller als ein interessierter Kunde, welche Skills diese für ihr Projekt brauchen. Wenn Sie feststellen, dass Sie nicht über diese Kompetenzen verfügen, sollten Sie die Anfrage freundlich ablehnen. Sonst liefern Sie Ihrem Auftraggeber ein Ergebnis, das diesen nicht zufriedenstellt. Das schadet Ihrem Ruf als Freelancer, gute Arbeit zu liefern. Dadurch sinken auch die Chancen, künftig die Projekte zu akquirieren, in denen Sie wirklich arbeiten wollen und für die Sie die richtigen Qualifikationen haben. 

Wer offen sagt, dass er etwas nicht kann, schadet sich nicht. Im Gegenteil! Interessierte Kunden wissen es zu schätzen, wenn Sie ihnen als Experte glaubwürdig und kompetent erklären, dass sie sich keinen Gefallen damit tun, Sie zu beauftragen, obwohl Sie nicht die bei dem Projekt erforderlichen Skills haben. 

Anfrage aus Kapazitätsgründen absagen

Bevor Sie einen Auftrag ablehnen, brauchen Sie Transparenz über Ihre Kapazitäten. Das gilt auch, wenn Sie nachvollziehbar darlegen können, dass Sie mit den zeitlichen Ressourcen, die Sie für den Kunden frei machen können, nicht das liefern können, was diese brauchen. 

Dazu müssen Sie Ihre Kapazitäten und Ihre Leistungsfähigkeit allerdings kennen. Erfolgreiche Freiberufler haben daher für sich geklärt, wie viele Stunden pro Tag sie arbeiten wollen, ohne dass ihre Familie, ihre Gesundheit oder die Aktivitäten leiden, die sie zum Ausgleich für den Stress in Projekten brauchen. Sie führen zudem einen Projektkalender, aus dem sie auf einen Blick entnehmen können, wann aktuelle Aufträge erledigt sein werden und sie wieder neue Projekte annehmen können. Wer Transparenz darüber hat, wie er im Jahresverlauf ausgelastet ist, kommt nicht in Verlegenheit, sich mehr aufzuhalsen, als er leisten kann. Denn dann gibt es keinen Grund, sich zu sorgen, nach dem gerade laufenden Projekt keine Arbeit mehr zu haben. Künftige Aufträge stehen ja entweder schon im Kalender oder lassen sich frühzeitig akquirieren.

Nehmen Sie nur die Projekte an, in denen Sie wirklich arbeiten wollen

Das eigene Ego fühlt sich oft um so besser, je mehr Kunden anfragen und je mehr von diesen es helfen kann. Immerhin sind zwei von drei Soloselbstständigen extrem leistungsorientiert, stolz auf ihre Arbeit, haben Spaß an dieser und empfinden beruflichen Stress daher oft als angenehm. Sie laufen allerdings auch Gefahr, krank zu werden und auszubrennen, wenn sie dauerhaft über ihre Leistungsgrenze hinausgehen – vor allem, wenn sie Aufträge annehmen, mit denen sie sich nicht wohl fühlen. Wer nicht in den Burnout steuern will, muss daher nicht nur seine zeitlichen Kapazitäten kennen. Er muss auch wissen, welche Kriterien Projekte erfüllen müssen, damit er sich in ihnen wohl fühlt. Nur wer sich darüber Gedanken macht, weiß auch, welche Kundenanfragen er besser ablehnt.

Verkaufen Sie sich nicht unter Wert

Zu diesen Kriterien gehört auch der Preis, den eine Kundin oder ein Auftraggeber zahlen möchte. Denn ein Honorar, das der von Ihnen erbrachten Leistung nicht gerecht wird, führt meist zu Frust. 

Der Stundensatz eines Freelancers ist allerdings der wohl sachlichste Grund, mit dem sich eine Anfrage ablehnen lässt. Wer nicht bereit ist, über den Preis für seine Arbeit zu verhandeln, nennt Auftraggeben seinen Stundensatz und gibt höflich zu verstehen, dass dieser nicht verhandelbar ist. 

Ein Nein ist ein Nein – Erklären Sie ihre Gründe, aber rechtfertigen Sie sich nicht

Wenn Sie eine Anfrage aus anderen Gründen ablehnen, ist das nicht ganz so leicht, aber auch kein Hexenwerk. Vorausgesetzt, Sie sind mit sich selbst im Reinen. Denn dann müssen Sie nicht um den heißen Brei herumreden, wenn Sie dem Interessenten Ihre Entscheidung mitteilen, sondern können Ihre Gründe nachvollziehbar darlegen. Sie werden auch nicht das Gefühl haben, sich rechtfertigen zu müssen, laufen nicht Gefahr, Kompromisse einzugehen, sondern können bei Ihrem „Nein“ bleiben.

Verschaffen Sie sich daher unbedingt Klarheit über Ihre Ziele, bevor Sie entscheiden, einen Auftrag abzulehnen oder anzunehmen. Denn wenn sie Kunden professionell mitteilen wollen, dass Sie deren Projektangebot leider nicht annehmen können, sollten Sie wo immer möglich das persönliche Gespräch suchen. 

Wenn Sie wertschätzend mit dem Interessenten kommunizieren, brauchen Sie den direkten Austausch auch nicht zu scheuen. 

Um Kunden zu signalisieren, dass Sie diese ernstnehmen und sie und ihre Anfrage wertschätzen, sollten Sie den Anruf allerdings nicht auf die lange Bank schieben, nachdem Sie Ihre Entscheidung getroffen haben. Außerdem hilft es, das, was Sie sagen wollen, vorab nochmal durchzugehen. Nach dem Gespräch sollten Sie dieses zudem in einer kurzen Mail zusammenfassen. Denn wer schreibt, bleibt, heißt es – vorausgesetzt, das Gespräch verlief wertschätzend und höflich.

Auftrag absagen: Formulierungshilfen

Nehmen Sie die Bedürfnisse ihrer Kunden ernst und gehen Sie darauf ein. Diesen Eindruck hinterlassen Sie, wenn Sie sich für das Interesse des Kunden sowie dafür bedanken, dass er Ihnen sein Vertrauen schenkt und Ihnen die zu vergebende Aufgabe zutraut. Zeigen Sie Kunden außerdem, dass Sie deren Anliegen ernstnehmen. Das tun Sie, indem Sie Verständnis für deren Situation zeigen und Lösungen vorschlagen, auch wenn Sie selbst diese nicht bieten können. Erklären Sie beispielsweise, dass Sie den Auftrag jetzt zwar ablehnen müssen, aber zu einem anderen Zeitpunkt oder bei einer Verschiebung der Deadline annehmen könnten. Wenn das nicht hilft, oder Sie die von dem Auftraggeber gesuchten Skills nicht haben, können Sie vielleicht andere Freelancer empfehlen, die den Auftrag übernehmen. Sie sollten in diesem Fall aber von deren Kompetenz und Zuverlässigkeit überzeugt sein. Idealerweise fragen Sie zudem vorher an, ob diese Kollegen die Möglichkeit und das Interesse haben, den Auftrag zu übernehmen, bevor Sie Ihre Kunden weiterleiten. Denn, wenn diese Freelancer gut sind, werden sie genau so wie Sie zahlreiche Projekte absagen müssen. Wenn Kunden dort wieder auf ein „Nein“ stoßen, haben Sie ihnen nicht geholfen.