Prozesse digitalisieren – auf die Vorbereitung kommt es an

Wie digitalisiere ich einen Prozess?

Wird ein schlechter Prozess digitalisiert, ist er immer noch ein schlechter Prozess. Wohl aber eine Definition dessen, was ein „Prozess“ ist – nämlich alle für das Erreichen eines definierten Ergebnisses notwendigen, zusammenhängenden und sich gegenseitig beeinflussenden Tätigkeiten. Bevor der Prozess selbst digitalisiert werden kann, müssen also diese Tätigkeiten oder Teilprozesse optimal gestaltet werden. Denn wer einen schlechten Prozess digitalisiert, hat am Schluss einen schlechten digitalen Prozess.

Erstellen Sie eine Landkarte aller Prozesse in Ihrem Unternehmen

Beginnen Sie die Digitalisierung von Prozessen deshalb immer mit einer Bestandsaufnahme der Vorgänge, die Sie durch digitale Tools optimieren und effizienter gestalten wollen. Gehen Sie dabei absolut objektiv und nüchtern vor. Oft glauben Verantwortliche, dass die Faktoren, die eine Firma bislang erfolgreich gemacht haben, ihren Erfolg auch künftig garantieren. Das muss durch die disruptive Wirkung der Digitalisierung nicht so sein.

Das Ergebnis dieser Analyse können Sie grafisch in einer Prozesslandkarte dokumentieren. Diese verzeichnet genau, wo ein Prozess beginnt und endet und wie weit er sich auf vor- und nachgelagerte Abläufe auswirkt. Ein Vorgang im Vertrieb steht beispielsweise so gut wie immer auch mit dem Versand des entsprechenden Produktes im Zusammenhang, eventuell auch mit seiner Herstellung und damit der Beschaffung der dazu erforderlichen Materialien.

Oft hat ein Prozess im Unternehmen auch Schnittstellen zu Partnern wie Logistikdienstleistern oder Lieferanten. Wie die internen und externen Abläufe miteinander verzahnt sind, entscheidet darüber, auf welche Weise und unter Umständen wie weit sich ein Prozess digitalisieren lässt.

Überlegen Sie, welche bei dem Prozess entstehenden Daten Sie nutzen wollen

Erheben Sie bei der Kartierung der Vorgänge, die Sie digital optimieren wollen, auch, welche Informationen für die Prozesse jeweils benötigt werden und welche Daten dabei entstehen. Fragen Sie sich, welche davon Sie später brauchen werden, um etwa neue Dienstleistungen oder Geschäftsmodelle zu entwickeln oder mehr Transparenz in die Abläufe in Ihrem Unternehmen zu bringen. Überlegen Sie sich, wie Sie diese Daten strukturieren und aufbewahren wollen.

In die Prozesslandkarte gehören außerdem Angaben, welche Soft- und Hardware Ihr Unternehmen bei den Tätigkeiten eventuell bereits nutzt. Wenn Sie diese Informationen und eine Beschreibung des Prozesses selbst abschließend in einem Steckbrief festhalten, verschaffen Sie sich eine Arbeitshilfe, die Sie während des gesamten langen Prozesses der digitalen Transformation Ihres Unternehmens nutzen können. 

Überlegen Sie, welche Abläufe Sie zuerst digitalisieren wollen

Denn alle Prozesse auf einmal digitalisieren zu wollen, ist nicht sinnvoll. Deshalb sollten Sie mit Scorecards ermitteln, wo Sie Zeit und Kapital für die Digitalisierung eines Ablaufs am besten einsetzen. Zu optimierende Prozesse lassen sich dabei beispielsweise mit folgenden Kriterien priorisieren:

• Qualität: Welche Prozesse werden durch eine Digitalisierung effizienter als andere? Wie groß ist der Produktivitätsgewinn der einzelnen Abläufe?

• Quantität: Wie oft wird der Prozess durchgeführt? Welchen Anteil hat er an der gesamten Wertschöpfung des Unternehmens? 

• Zeit: Wie viel Zeit lässt sich durch die Digitalisierung eines Vorgangs einsparen? Wie lange dauert es im Gegenzug, ihn zu digitalisieren?

• Kosten: Was müssen Sie investieren, um den Prozess mit digitalen Tools zu optimieren? Welche Kosten sparen Sie dadurch andererseits langfristig ein?

Optimieren Sie Prozesse zunächst gemeinsam mit Ihren Mitarbeiter:innen

Bevor es an die Entwicklung einer digitalen Lösung für einzelne Prozesse gehen kann, gilt es, diese anschließend so effektiv wie möglich zu gestalten. Denn digitale Tools wie Robotic Process Automation, Chatbots oder People-Analytics-Systeme für die Personalabteilung können das nicht. Das können nur Sie und Ihre Mitarbeiter:innen. Hinterfragen Sie daher, ob die  Vorgänge, die Sie digitalisieren wollen, wirklich effizient ablaufen. Wenn es überflüssige Arbeitsschritte gibt, deren Sinn sich nicht mehr erschließt, schaffen Sie diese ab. 

Holen Sie bei diesem Schritt unbedingt Ihre Mitarbeiter:innen, eventuell auch Kundenunternehmen und Lieferanten, in Workshops oder Brainstormings mit an Bord – nicht, weil die Kolleg:innen später mit der neu einzuführenden Software und den digitalisierten Prozessen arbeiten müssen, sondern weil sie die eigentlichen Expert:innen dafür sind, welche Vorgänge im Unternehmen nicht optimal ablaufen. Sie kennen die Probleme am besten, die Effizienz- und Produktivitätsgewinne verhindern. Schließlich müssen sie damit jeden Tag an ihrem Arbeitsplatz umgehen.

Entwickeln Sie die digitale Lösung für den Prozess wie die Großen – agil und iterativ

Behalten Sie Ihre Belegschaft auch bei der Entwicklung der digitalen Lösung für den entsprechenden Prozess mit an Bord. Lassen Sie die Kolleg:innen bereits während der Entwicklung einer Softwareanwendung oder eines Systems den jeweils aktuellen Stand immer wieder in der Praxis testen. Das Feedback der Anwender:innen sollte dann Ausgangspunkt für die weitere Entwicklung des Tools sein. So erhalten Sie eine digitale Lösung für den entsprechenden Prozess, die nicht nur angenommen wird, sondern auch wirklich optimal funktioniert.

Wie die eingangs erwähnte Studie von Deloitte ergeben hat, besteht die größte Herausforderung bei der Digitalisierung von Prozessen für jedes fünfte Unternehmen zwar darin, sich auf eine derart experimentierfreudige Arbeitsweise einzulassen. Die Untersuchung belegt aber auch, dass gerade Organisationen, die Vorgänge iterativ optimieren, die durch die Digitalisierung ausgelösten Disruptionen am besten bewältigen.

Digitalisierung spielt sich in Unternehmen in aufeinanderfolgenden Entwicklungsstufen ab

Selbstverständlich gibt es im Zuge der Digitalisierung eines Prozesses weitere Entscheidungen, zum Beispiel:

• Eignet sich eine eigens entwickelte Anwendung dafür besser oder eine cloud-basierte Software im Abo?

• Werden weitere mobile Endgeräte benötigt?

• Wie sollen diese an die Systeme im Unternehmen angebunden werden?

• (Wie) muss die IT-Infrastruktur angepasst oder erweitert werden?

• Wie kann die IT- und Datensicherheit gewährleistet werden?

Das sind jedoch Arbeitsschritte, die erst nach den Vorüberlegungen zum Prozess selbst anstehen. Denn nur wer bei dessen Optimierung mit digitalen Tools systematisch und vorausschauend vorgeht, fällt auf dem schwankenden Schiff der Digitalisierung nicht um. Durch die Digitalisierung erster, einzelner Abläufe wird ein Unternehmen dann zwar bestimmt noch nicht zum „digitalen Pionier“, „Leader“, „Beacon of digital Excellence“ oder wie auch immer Unternehmensberatungen und Studien hochgradig digitalisierte Unternehmen in ihren Reifegradmodellen nennen mögen. Wer systematisch vorgeht, legt aber die Grundlage für die digitale Transformation eines Unternehmens. Bei dieser durchlaufen Organisationen immer unterschiedliche Entwicklungsstufen. Dabei baut jedes neue „Level“ auf der systematischen Umsetzung digitaler Lösungen auf der vorangegangenen Stufe auf. Wie auf einem Schiff auf rauer See ist es jedoch der erste Schritt, der die Vorarbeit für einen sicheren Stand legt.