Durchdacht digitalisieren – So gelingt die digitale Transformation im Unternehmen

Digitalisierung: Gründe und Möglichkeiten

Die digitale Transformation und die damit einhergehenden, rasanten technologischen Fortschritte stellen KMU vor große Herausforderungen. Jedoch bietet die Digitalisierung in erster Linie mehr Chancen als Risiken. Die wichtigsten Ziele, die sowohl kleine als auch große Unternehmen in ihrer Strategie verankert haben, sind laut einer Studie der IW Consult, einem Dienstleister für Auftragsforschung und Beratung:

• Mehr Flexibilität
• Anstieg der Produktivität
• Höherer Wertschöpfungsanteil
• Steigerung der Profitabilität
• Erschließung neuer Märkte

Grundsätzlich kann die digitale Transformation über drei Wege umgesetzt werden:

1. Die Virtualisierung von Prozessen und Produkten, bei der physische und materielle Dinge digital, also in Form von Dateien, dargestellt werden.
2. Die Vernetzung von Menschen, Produkten und Prozessen, die mit Hilfe von Internettechnologien interagieren.
3. Das Teilen und die gemeinsame Nutzung von Daten sowie dem damit verbundenen Wissen.

Status Quo

Gut 55 Prozent der KMU hierzulande befinden sich in ihrem Digitalisierungsgrad auf der niedrigsten Stufe, d. h. sie nutzen Internet und Computer zur Unterstützung ihrer Geschäftsprozesse, verwenden sie aber nicht zu deren aktiver Gestaltung. Ergebnisse wie diese machen deutlich, dass viele Unternehmen das Potenzial von Digitalisierung und Computerisierung noch nicht ausschöpfen.

Eine repräsentative Umfrage des Digitalverbandes Bitkom ergab, dass deutsche Geschäftsführer und Vorstände sich in bei der Frage nach dem Stand der Digitalisierung des eigenen Unternehmens gerade einmal die Schulnote "befriedigend" geben würden. Im Mittelstand mit 100 bis 499 Mitarbeitern fiel das Ergebnis mit "ausreichend" sogar noch schlechter aus. Die Frage nach geplanten Investitionen in digitale Geschäftsmodelle für 2020 hat nur jedes vierte Unternehmen bejaht, obwohl 90 Prozent der Teilnehmer die Digitalisierung als Chance begreifen. In der Bedeutung zukunftsträchtiger Technologien für die Erhaltung der Wettbewerbsfähigkeit rangiert Big Data klar auf Platz eins, gefolgt vom Internet of Things, Augmented Reality sowie Künstlicher Intelligenz.

In der Coronakrise zeigt sich nun deutlich: Wer die Digitalisierung des eigenen Unternehmens bisher verschlafen hat, ist klar im Nachteil und muss befürchten, vom Wettbewerb überholt zu werden. War sie bislang gefühlt nicht notwendig, wird sie nun zum Pflichtprogramm. 

Flexibilität als Antwort auf Komplexität

Ein Grund für die bislang noch unzureichende digitale Transformation ist wohl die Komplexität derartiger Projekte. Oftmals kann der Umfang vor Beginn der Umsetzung nicht hinreichend eingeschätzt werden. Anforderungen können sich aufgrund stetig wandelnder Märkte ändern und verschieben. Zudem erschließen sich einige Themen und Kenngrößen des Projektes erst während der Realisierung. Auch wenn das Ziel klar definiert ist, müssen Unternehmen flexibel bleiben, um schnell reagieren und das Projekt zum erfolgreichen Abschluss bringen zu können. Hierbei ist es oftmals ratsam externe Experten zu Rate zu ziehen, denn neben deren Expertise kommt auch ein anderer Blickwinkel auf die Prozesse. Der Blick von außen kann eine Situation anders bewerten, als das Unternehmen selbst und erkennt daher möglicherweise weitere Potentiale im System. So können externe Freelancer nicht nur bei der Umsetzung unterstützen, sondern auch eine durchdachte Strategie mit entwickeln, die alle kritischen Aspekte der Digitalisierung berücksichtigt.

Die digitale Transformation – Hürden und Lösungsansätze

Datenschutz und IT-Sicherheit

Ein Großteil der Unternehmen sieht die Anforderungen an den Datenschutz und die IT-Sicherheit als die größten Herausforderungen für Digitalisierung an. Datensicherheit im Sinne der Datenschutzgrundverordnung muss zu jeder Zeit gewährleistet werden und Verstöße werden mit hohen Bußgeldern geahndet. Die hohe Komplexität der Gesetzgebung stellt eine der größten Hürden dar, mit der sich Unternehmen jedoch ausreichend auseinandersetzen müssen. Ratsam ist hier der Einsatz eines Datenschutz-Managementsystems, das die Einhaltung des Datenschutzes über das gesamte Unternehmen hinweg dokumentiert und sichert.

In der Praxis könnte die Umsetzung folgendermaßen realisiert werden: 

1. DSGVO-konforme Ziele definieren und planen (Datensicherheit und -minimierung, gesetzeskonforme Dokumentation etc.)
2. Aufnahme des Ist-Zustandes im Unternehmen (Prozesse analysieren, Mitarbeiter befragen etc.)
3. Umsetzung (Mitarbeiter für die Umsetzung bestimmen und schulen, Ernennung eines Datenschutzbeauftragten, Neuerstellung von Formularen etc.)
4. Überprüfung (Überwachung der Umsetzung und Mitarbeiter)
5. Verbesserung (Schwachstellen identifizieren und beseitigen, Beschaffung neuer Technik etc.)
6. Stetige Überprüfung als Zyklus sowie deren Dokumentation

Dennoch ist es notwendig via Monitoring neue gesetzliche Standards im Blick zu behalten und diese in den Prozessfluss mit einzubeziehen. Zusätzlich bedarf es einer internen Sensibilisierung und Schulung von Mitarbeitern, um einen leichtfertigen Umgang mit personenbezogenen Daten auszuschließen. Die Auseinandersetzung mit der Thematik Datenschutz darf bei Unternehmen nicht zur Schockstarre führen, sondern muss über alle Hierarchiestufen hinweg wahrgenommen und gelebt werden.

Die Vernachlässigung von Digitalthemen im Bildungs- und Ausbildungssystem führt dazu, dass entsprechende Fachkräfte fehlen und das benötigte Know-how in Unternehmen nicht vorhanden ist. Ein Lösungsansatz kann hier in der gezielten Weiterbildung der eigenen Mitarbeiter gefunden werden. Es gibt zahlreiche Plattformen und Angebote von erfahrenen Anbietern, die das gewünschte Wissen in Zertifikatslehrgängen vermitteln. Zusätzlich besteht die Möglichkeit, sich durch externe Experten die gewünschten Skills ins Unternehmen zu holen. Diese bringen außerdem die nötige Erfahrung für die Umsetzung komplexer Digitalisierungsprojekte und wissen genau, worauf es hierbei ankommt. Sie kennen die Hürden und können flexibel auf sich verändernde Anforderungen reagieren.

Fehlende finanzielle Mittel

Eine weitere Hürde für die Umsetzung der digitalen Transformation stellen die oftmals fehlenden finanziellen Mittel dar. Es kommt nicht selten vor, dass Projekte sich verschieben oder länger dauern als ursprünglich geplant. Dabei fördern Bund und Länder Unternehmen, die ihre Geschäftsmodelle digitalisieren möchten. Die Möglichkeit der Bezuschussung der Kosten für die Umsetzung solcher Projekte sowie niedrig verzinste Kredite der KfW sollen unterstützen und die Scheu vor einer Kostenexplosion nehmen. In unserem Beitrag haben wir die Fördermöglichkeiten für kleine und mittlere Unternehmen zusammengestellt.

Zusammenfassung und Aussicht

Die Coronakrise hat die Notwendigkeit der digitalen Denkweisen vorangetrieben und wird die Wirtschaft nachhaltig prägen. Wer die eigene digitale Transformation verschlafen und bisher nicht in digitale Geschäftsmodelle investiert hat, läuft nun Gefahr vom Wettbewerb überholt zu werden. Die erzwungene Umstellung, die COVID-19 mit sich gebracht hat, sollte durch Unternehmer als Chance begriffen werden, die eigenen digitalen Schwachstellen zu identifizieren und gezielt auszumerzen. Dafür sind sowohl die Weiterbildung der eigenen Mitarbeiter, als auch die Beauftragung externer IT-Spezialisten mit dem notwendigen Know-how zur Leitung komplexer Projekte ratsam.