Erste Betriebsstätte, Fahrten zum Kunden, Entfernungspauschale und Reisekosten

„Aufwendungen für die Wege des Steuerpflichtigen zwischen Wohnung und Betriebsstätte“ dürfen den Gewinn nicht mindern – bis auf einige Ausnahmen, die ebenfalls in § 4 Abs. 5 Nr. 6 EStG festgelegt sind. Das grundsätzliche Fahrtkosten-Abzugsverbot führt dazu, dass Freiberufler für Fahrten zwischen Wohnung und dem Ort ihrer Arbeit in vielen Fällen keine Reisekosten abrechnen und keine Kilometerpauschale ansetzen dürfen.

Statt der meist interessanteren Reisekostenabrechnung lässt der Fiskus für Fahrten zwischen Wohnung und Werkstor lediglich die magere Entfernungspauschale (= „Pendlerpauschale“) von 30 bzw. 38 Cent pro Entfernungskilometer zu. Bei der Entfernungspauschale werden nur die Kilometer der einfachen Entfernung berücksichtigt. Anders als beim Ansetzen von Reisekosten können die Rückfahrt, Verpflegungsmehraufwendungen und andere Reisekosten bei der Entfernungspauschschale nicht angesetzt werden.

Die Frage, welches Fahrtziel als Betriebsstätte im Sinne des Abzugsverbots gilt, führt immer wieder einmal zu Rechtsstreitigkeiten. Sie kann auch und gerade für Freiberufler und Unternehmer mit wechselnden Einsatzorten Unsicherheiten erzeugen. Immerhin ist die Anwendung der in § 9 Abs. 1 Nr. 4 EStG geregelten ungünstigen Entfernungspauschale auf den Weg zur ersten Betriebsstätte beschränkt. (Anders als bei Arbeitnehmern ist bei Freiberuflern und anderen Selbstständigen stets von der „ersten Betriebsstätte“ und nicht von einer „ersten Tätigkeitsstätte“ die Rede.)

Es kann immer nur eine erste Betriebsstätte geben. Bei Selbstständigen ist das in aller Regel – aber nicht immer – der eigene Betrieb: das Büro, die Werkstatt, die Ladenräume etc.

Fahrt zur ersten Betriebsstätte: Entfernungspauschale

Für Fahrten von Ihrer Wohnung zur ersten Betriebsstätte können Sie steuerlich 30 Cent für die ersten 20 Entfernungskilometer geltend machen. Die gelten dann wie erwähnt sowohl für die Hin- wie die Rückfahrt. Wenn Ihr Fahrweg länger als 20 Kilometer ist, dürfen Sie ab dem 21 Streckenkilometer ab dem Jahr 2022 und noch bis 2026 jeweils 38 Cent ansetzen. Für 2021 waren es in diesem Fall 35 Cent, bis 2020 gab es für Fernpendler noch keine erhöhte Entfernungspauschale.

Das gilt an jedem Arbeitstag, den Sie an Ihrer ersten Betriebsstätte verbringen oder den Sie zumindest dort beginnen.

Auswärtstätigkeit

Falls Sie morgens statt zu Ihrer ersten Betriebsstätte direkt von Ihrer Wohnung aus zu Kunden, Geschäftspartnern, zu Ihrer Bank oder zu einem anderen betrieblichen Einsatzort fahren, liegt eine Auswärtstätigkeit vor. Das gleiche gilt für Fahrten zwischen verschiedenen Einsatzorten.

Dafür dürfen Sie Reisekosten geltend machen. Das bedeutet, Sie können die volle Kilometerpauschale von 0,30 Euro als Fahrtkosten ansetzen, und zwar pro tatsächlich gefahrenem Kilometer. Außerdem können Sie weitere Reisekosten geltend machen.

Wo liegt die erste Betriebsstätte – und gibt es sie überhaupt?

IT-Freelancer und andere Selbstständige, die abwechselnd bei Kunden, daheim und unterwegs arbeiten, müssen deshalb klären, ob sie eine erste Betriebsstätte haben und wo diese liegt. 

• Wenn Sie ein Büro oder Geschäftsräume haben, die komplett von Ihrer Privatwohnung abgetrennt und separat zugänglich sind, verfügen Sie über eine eigene Betriebsstätte. Die ist, wenn Sie keine weiteren Büros, Geschäftsräume oder Einsatzorte haben, zugleich die erste Betriebsstätte. 

• Grundsätzlich kann die erste Betriebsstätte auch bei einem Kunden oder in einer Einrichtung liegen, zum Beispiel in einem Schulungszentrum, in dem Sie als Dozent unter Vertrag stehen – dann zum Beispiel, wenn Sie zwar selbstständig tätig sind, aber ausschließlich dort arbeiten.

• Wenn Sie an mehreren Orten arbeiten, muss geklärt werden, welcher davon die erste Betriebsstätte darstellt. Das kann auch ein vom Kunden zur Verfügung gestellter Arbeitsplatz sein. Allerdings gilt das nur, wenn Sie dort dauerhaft tätig sind und ausreichend viel Arbeitszeit verbringen, mehr als im eigenen Büro. Mehr zu den Anforderungen steht im nächsten Abschnitt.

• Ein Arbeitszimmer innerhalb der Privatwohnung gilt laut BMF-Schreiben vom 23. Dezember 2014 nicht als Betriebsstätte – und damit auch nicht als erste Betriebsstätte.

• Damit haben viele Selbstständige, die ihre Tätigkeit bei wechselnden Auftraggebern an unterschiedlichen Einsatzorten ausüben und sonst im Home Office oder im häuslichen Arbeitszimmer tätig sind, gar keine erste Betriebsstätte.

Mehrere Betriebsstätten – welches ist die „erste Betriebsstätte“?

Als Kriterium für die Dauerhaftigkeit einer Betriebsstätte nennt das BMF-Schreiben, dass die Tätigkeit …

• „unbefristet“, oder

• „für eine Dauer von voraussichtlich mehr als 48 Monaten“ oder

• „für die gesamte Dauer der betrieblichen Tätigkeit“

… ausgeübt wird.

Damit hängt die Feststellung der ersten Betriebsstätte davon ab, wie häufig ein Selbstständiger die jeweilige Betriebsstätte aufsucht und wie viel der Arbeitszeit dort verbracht wird. Eine dauerhafte Betriebsstätte wird zur ersten Betriebsstätte, wenn ein selbstständiger Freiberufler sie …

• arbeitstäglich aufsucht, oder

• wöchentlich zwei volle Arbeitstagen dort verbringt, oder

• mehr als ein Drittel seiner regelmäßigen Gesamtarbeitszeit tätig ist.

Trifft eine der Voraussetzungen auf mehrere Betriebsstätten zu, gilt der näher zur Wohnung gelegene Standort als erste Betriebsstätte. Fahrten zu den anderen Betriebsstätten werden damit zu Auswärtstätigkeiten – und können steuerlich per Kilometerpauschale und nicht nur per Entfernungspauschale angesetzt werden.

Erste Betriebsstätte beim Kunden?

Wenn eine Selbstständige, beispielsweise eine IT-Freelancerin, auf Dauer regelmäßig bei einem Kunden arbeitet, kann unter Umständen dort eine erste Betriebsstätte liegen. Auch in diesem Fall gelten die im vorigen Abschnitt genannten Kriterien.

Allerdings ist bei selbstständigen Freiberufler:innen das Kriterium der Dauerhaftigkeit -– also die Tatsache, dass Sie auf Dauer und im Wesentlichen für nur einen Auftraggeber tätig sind – erfahrungsgemäß nur in Ausnahmefällen erfüllt.

Außerdem haben die Gerichte in der Vergangenheit wiederholt entschieden, dass Arbeitsplätze beim Kunden keinen umfassenden Betriebsstätten-Charakter haben. Schließlich dürfen Sie hier in aller Regel ja auch nur Tätigkeiten für diesen Kunden ausüben. 

Deshalb kommt es nur selten vor, dass sich die erste Betriebsstätte eines IT-Freelancers an einem Kunden-Standort befindet. Klären sollten Sie die Frage trotzdem, wenn Sie über längere Zeit bzw. unbefristet mehr als ein Drittel Ihrer gesamten Arbeitszeit oder mindestens zwei Wochentage an einem vom Kunden zur Verfügung gestellten Arbeitsplatz verbringen oder jeden Tag dort hinfahren.

Reisekosten-Abrechnung: Nichts vergessen?

Zur Erinnerung: Für Fahrten zu einer zweiten oder dritten Betriebsstätte, zu Kunden, Lieferanten und anderen geschäftlichen Zielen dürfen Sie nicht nur die Fahrtkosten für jeden gefahrenen Kilometer in voller Höhe abrechnen. Geltend machen können Sie dann außerdem:

• Verpflegungsmehraufwendungen: ab einer Abwesenheit von mehr als 8 Stunden von Ihrer ersten Betriebsstätte bzw. Ihrer Wohnung (bei Fehlen einer ersten Betriebsstätte),

• Übernachtungskosten sowie

• Reisenebenkosten wie Parkgebühren und Trinkgelder