Nichts zu verschenken – So optimieren Sie Ihre IT-Kosten

Eine Bazooka hilft wenig, wenn sie Ladehemmungen hat. Das erfahren derzeit unzählige kleine und mittelständische Betriebe. Denn der Wumms der von Bundesfinanzminister Olaf Scholz martialisch angekündigten öffentlichen Corona-Hilfsmaßnahmen erreicht viele Firmen nicht oder zu spät. Nur jeder dritte Antragsteller hatte die Gelder im Frühjahr so schnell auf dem Konto, dass sie ihm wirklich eine Hilfe waren. Das belegt eine Umfrage des Digitalverbandes Bitkom. Die für Umsatzausfälle während des Lockdowns im November gewährten Hilfen zahlen Bund und Länder erst ab Mitte Januar aus, weil die dafür erforderliche Software erst Anfang dieses Monats programmiert war. 

Unternehmen schichten IT-Budgets um

Die Unternehmen selbst sind in der Pandemie dagegen mehr denn je gezwungen, ihre IT-Kosten zu optimieren, ohne dadurch ihre digitale Leistungs- und Wettbewerbsfähigkeit zu verlieren. So wollen im laufenden Jahr nur noch 48 Prozent der Betriebe mehr Geld für IT ausgeben als 2020, ergab eine aktuelle Studie des Beratungshauses Capgemini zu den IT-Trends 2021. Allerdings wollen auch nur 15 Prozent der Befragten ihre Ausgaben senken. Vielmehr reagieren 55 Prozent der Unternehmen auf finanzielle Engpässe in der Corona-Krise, indem sie ihre IT-Budgets umschichten. 

Sie wollen also sowohl sparen als auch ihre Digitalisierung weiter vorantreiben. Anfang Dezember 2020 planten 59 Prozent der Betriebe neue IT-Projekte, um auf die Covid-19-Pandemie besser reagieren zu können. Das zeigt eine Studie des Marktforschungsunternehmens IDC. Mehr als jedes dritte Unternehmen will dazu seine Prozesse weiter automatisieren, bestätigt eine Untersuchung der Unternehmensberatung McKinsey. Um nicht an Wettbewerbsfähigkeit einzubüßen, wollen ihr zufolge je 36 Prozent der Befragten zudem trotz der Pandemie in das Internet der Dinge sowie Künstliche Intelligenz investieren. 

Durch Corona steigt der Druck, IT-Kosten zu optimieren

Der Druck, IT-Kosten wirklich zu optimieren statt nur zu senken, war also lange nicht mehr so groß wie derzeit. Denn wenn im Zuge der Krise weniger Geld in die Kasse kommt, lassen sich die geschilderten Vorhaben nicht gleichzeitig mit einem Streichkonzert umsetzen, das nur darauf aus ist, Ausgaben so weit zu drücken wie möglich. Solche Kostensenkungsprogramme reduzieren den Aufwand in der Regel nicht dauerhaft. Meist stehen die Ausgaben bereits im darauffolgenden Jahr erneut in den Büchern. 

Außerdem entstehen durch sie „technische Schulden“. Diese führen in einer hoch digitalisierten globalen Wirtschaft zu Wettbewerbsnachteilen. Deshalb darf der Abbau von Stellen in der IT-Abteilung nicht dazu führen, dass Mitarbeiter im Home Office nicht mehr zuverlässig an das Firmennetz angebunden sind oder das steigende Aufkommen von Remote-Zugriffen zu einem Sicherheitsproblem wird. Auch müssen Verantwortliche genau wissen, welche Investitionen sie problemlos streichen oder aufschieben können und bei welchen dies die Fähigkeit der IT beeinträchtigt, ihren Beitrag zur Wertschöpfung des Unternehmens zu leisten.

Kostenoptimierung setzt Transparenz voraus

Wer IT-Kosten wirklich optimieren will, schafft daher zunächst Transparenz darüber, wofür sein Budget verwendet wird und wie sich einzelne Positionen darin über die Zeit entwickelt haben. Er ermittelt, welche IT-Kapazitäten das Unternehmen wirklich braucht, um seine Ziele erreichen zu können, wie leistungsfähig dazu seine Server sein müssen, wie viele Endgeräte er braucht und auf welche aufwendigen Reports oder kostspielig zu unterhaltenden Systeme er verzichten kann, weil diese nur von wenigen Mitarbeitern gelesen oder genutzt werden. Nur wenn sie diesen Durchblick haben, können Entscheider genau die Investitionen tätigen und Services einkaufen, mit denen sich der vorhandene Bedarf bedienen lässt. 

Überproportionierte Cloud-Dienste belasten in der Krise die Kasse

Da die IT-Kosten den Unternehmenserfolg in umsatzstarken Zeiten jedoch scheinbar nicht in kritischem Maß beeinträchtigen, fehlt diese Transparenz oft. Deshalb werden dann oft mehr Software-as-a-Service-Abos (SaaS) abgeschlossen und für virtuelle Maschinen in der Cloud mehr Speicher und CPU-Kerne gebucht als eigentlich benötigt werden. Einer Studie des US-Softwarehauses Flexera zufolge wenden Unternehmen 39 Prozent ihrer einschlägigen Ausgaben für virtuelle Maschinen auf, deren Leistung sie nur zu 40 Prozent nutzen. Allein die drei führenden Cloudanbieter Amazon Web Service, Microsoft Azure und Google nehmen dadurch jedes Jahr 13 Milliarden Euro für Leistungen ein, die sie eigentlich nicht erbringen müssen. 

In guten Zeiten können sich ihre Kunden das leisten. Schließlich fällt der Aufwand nicht als einmalige Investition, sondern in Form monatlicher Ausgaben an. Diesen stehen während eines Booms hohe Einnahmen gegenüber. In Krisen wie der aktuellen belastet der unnötige Mehraufwand jedoch den Cashflow der Firmen. 

Cloud-Dienste und SaaS bedarfsgerecht einkaufen

Zugleich verspielen sie durch die unüberlegte Buchung von Services die Vorteile, die ihnen die Cloud eigentlich bietet: Die Möglichkeit, Rechenleistung und Software-Lizenzen als Dienstleistungen in genau dem Umfang einzukaufen, der im Betrieb zu einem bestimmten Zeitpunkt benötigt wird und danach flexibel wieder herunter zu skalieren. 

Von dieser Flexibilität profitiert aber eben nur, wer weiß, was er wirklich braucht und seine Verträge mit Cloud- und Telekommunikationsdienstleistern, seine Software-Lizenzen und die Wartungsverträge für seine Hardware aktiv managt und regelmäßig neu verhandelt. 

Wer sich hier fachlich oder personell nicht ausreichend aufgestellt fühlt, kann sich auch durch von extern beraten lassen. Die Kosten für solche Freelancer amortisieren sich oft schnell wieder, wenn dafür die IT-Systeme wirklich bedarfsgerecht aufgestellt sind. 

Mit herstellerunabhängigen Wartungsverträgen richtig Geld sparen

Mit den Wartungsservices muss er dabei nicht notwendigerweise die Hersteller und Reseller der von ihm genutzten Komponenten und Geräte beauftragen. Unabhängige Dienstleister bieten oft die Möglichkeit, einzelne Leistungen zu genau dem Paket zusammenzustellen, welches das Unternehmen benötigt. Außerdem ersetzen diese Anbieter Technik anders als die Wartungsabteilungen und Vertragspartner von Hardwareherstellern nicht nach einem festgelegten Plan. Sie tauschen keine Komponenten aus, die technisch noch up to date und funktionsfähig sind, nur weil dies so in ihrem Wartungsplan steht. Der teure Austausch erfolgt erst, wenn dies aufgrund eines Defekts oder des technischen Fortschritts wirklich nötig ist. So lassen sich erheblich Kosten sparen. Immerhin geben Unternehmen laut der diesjährigen IT-Trends-Studie von Capgemini fast drei Viertel ihres Budgets für den Erhalt und die Erneuerung von IT-Anwendungen und -Systemen aus.

Wer gezielt und flexibel den im Unternehmen bestehenden IT-Bedarf versorgt und seine Verträge mit Software- und Cloud-Anbietern regelmäßig überprüft und neu verhandelt, entfacht in seiner Kostenstruktur daher deutlich mehr Wumms als die Corona-Hilfen der Bundesregierung.