Zusammenarbeit mit Freelancern – So setzen Sie Projekte mit freien Experten erfolgreich um

Agilität und Mitarbeitende mit den richtigen Fachkenntnissen entscheiden künftig über den Erfolg eines Unternehmens. Davon ist jede dritte Führungskraft überzeugt. Das belegt der aktuelle Jahresbericht, „Pulse of the Profession“, des internationalen Projektmanager-Verbands, Project Management Institute (PMI). In vielen Betrieben magelt es bei IT-Projekten jedoch genau daran: Es gibt zu wenig Entwickler:innen, um das Vorhaben schnell umzusetzen. Die vorhandenen Teammitglieder haben zudem oft nicht das für das Projekt erforderliche spezielle Know-how.

Wer die benötigten Talente dann auf dem Arbeitsmarkt sucht, wird meist enttäuscht. Wie der Digitalverband Bitkom meldet, konnten Unternehmen im vergangenen Jahr 86.000 Stellen nicht mit den passenden IT-Fachkräften besetzen.

Viele Führungskräfte hoffen in dieser Situation, dass Freelancer:innen den Erfolg ihres Projektes retten wie einst Sankt Georg die Menschheit vor dem Drachen. Mehr als zwei von drei Unternehmen beschäftigen freie IT-Profis, um Engpässe zu überbrücken, belegt eine Studie des Marktforschungsunternehmens IDG.

Nicht immer erfüllt sich ihre Hoffnung jedoch. Wie die PMI-Umfrage ergab, müssen Unternehmen im Schnitt 11,4 Prozent ihrer Investitionen in Projekte abschreiben, weil diese trotz der Unterstützung durch Freelancer:innen nicht zum gewünschten Erfolg führen. Nicht selten beschuldigen Projektleiter dann die freien Expert:innen in ihrem Team.

Transparente Kommunikation steht im Mittelpunkt

Dabei liegen die Gründe für das Scheitern oft in der schlechten Vorbereitung der Zusammenarbeit und der mangelnden Kommunikation mit den freien Mitarbeitenden während des Projekts. Nur wenn beides klappt, können Auftraggeber:innen und Freelancer:innen aber produktiv und erfolgreich an dem gemeinsamen Projekt arbeiten.

Drei von vier freien IT-Expert:innen wünschen sich daher, dass ihr Kunde offen und transparent mit ihnen kommuniziert – und zwar von Anfang an. Das ergab das New Work Kompendium 2019. Ein schlechtes Briefing und unrealistische Erwartungen an ihren Beitrag zum Projekterfolg gehören für Freelancer:innen zu den Hauptgründen, an denen die Zusammenarbeit am häufigsten scheitert. 

Das muss ins Freelancer-Briefing

Um ein gutes Briefing zu erstellen, müssen sich Auftraggeber:innen genau überlegen, was sie suchen. Brauchen sie eine zusätzliche Arbeitskraft oder Expert:innen, die durch ihr Know-how eine genau definierte Leistung erbringen sollen? Beantworten kann diese Frage nur, wer genau analysiert hat, was das im Unternehmen vorhandene Team selbst leisten kann und was nicht. Erst wer darauf eine Antwort hat, kann genau benennen, welche Aufgaben ein:e Freelancer:in übernehmen soll, eine präzise Ausschreibung für den Bedarf erstellen und die geforderten Leistungen im Projektvertrag eindeutig beschreiben.
Diese Rechtssicherheit und Transparenz brauchen freie Expert:innen. Denn als selbständige Unternehmer:innen bieten sie Unternehmen entweder ihre Arbeitskraft für eine bestimmte Anzahl von Stunden oder Skills und Know-how an, mit denen sie das vom Auftraggeber gewünschte Ergebnis herbeiführen.

Ziel und Deadline sind unverzichtbare Bestandteile für ein gutes Freelancer-Briefing von Seiten des Kundenunternehmens.
Natürlich kann dies zu Beginn der Zusammenarbeit noch nicht ausreichend präzise festgelegt werden oder es ändern sich die Anforderungen während des Projekts. Die Devise sollte dann lauten: Gespräch mit dem Freelancer suchen, den Auftrag nachschärfen und nicht vereinbarte Mehrarbeit gesondert abrechnen. Alles andere führt zu Missverständnissen, Unzufriedenheit sowie Frust und letztendlich zum Scheitern eines Projekts.

Ebenso unverzichtbar ist ein rechtssicherer und klarer Projektvertrag. Dieser muss so formuliert sein, dass die Sozialversicherungsträger aus ihm keine Scheinselbständigkeit des neuen Kollegen ableiten können. Außerdem sollte an die technische Ausstattung gedacht und entsprechende Fragen geklärt werden, zum Beispiel: Braucht der oder die Freelancer:in einen Arbeitsplatz im Unternehmen? Muss die Hardware gestellt werden oder wird eigenes Equipment genutzt? Stehen Zugänge zu allen für die Arbeit relevanten Systemen des Unternehmens zur Verfügung. Diese Aufgaben können Projektverantwortliche nicht erst beim Onboarding des Freelancers erledigen. Denn dann steht etwas wichtigeres im Mittelpunkt.

Erste Schritte beim Freelancer-Onboarding

Wie die Randstad Professional (vormals GULP) Studie ergab, erwartet gut jeder dritte freie Mitarbeitende, dass der Auftraggeber dabei unterstützt, sich in dessen Unternehmen und seine Prozesse einzufinden. Es braucht daher möglichst viele Hintergrundinformationen, über die Firma, die Abteilung oder den Kunden, für die das Projekt umgesetzt wird, die Zielsetzung des Vorhabens aber auch die Arbeitsabläufe im Betrieb des Auftraggebers.

Für interne Projektbeteiligte mag klar sein, warum sie bestimmte Aufgaben auf eine bestimmte Art und Weise erledigen. Freien Mitarbeitenden ist das unter Umständen ein Rätsel und sie brauchen entsprechende Hintergrundinformationen. Sonst übernimmt die Macht der Gewohnheit und der Kunde zweifelt an der Bereitschaft des teuren Freelancers, sich einzufügen und zusammenzuarbeiten.

Projektleiter:innen sollten freie Mitarbeitende deshalb an deren erstem Arbeitstag auch in die Workflows, Abstimmungs- und Freigaberoutinen des Unternehmens einweisen und ihnen die anderen damit betrauten Kolleg:innen persönlich vorstellen. Bewährt hat sich auch ein:e feste:r Ansprechpartner:in für Fragen und ein Überblick, wo die für den Einsatz wichtigen Daten und Informationen zu finden sind.

Erfolgsfaktoren für die Zusammenarbeit mit Freelancer:innen

Arbeiten Auftraggeber:innen und Freelancer:innen remote zusammen, hilft es grobe Rahmenbedingungen zu klären, beispielsweise über die Erreichbarkeit oder welche Projektmanagement-Plattformen und Video-Conferencing-Tools genutzt werden. Idealerweise werden all diese Informationen und Absprachen in einem zentralen Dokument festgehalten.

Je mehr hier gebrieft wird, desto besser können die Freelancer:nnen ihre Zeit von Anfang an dafür einsetzen, wofür sie bezahlt werden – sei es die Unterstützung des Teams oder die Lösung fachlicher Aufgaben. Der Eindruck, sie seien unproduktiv und ihr Geld nicht wert, kommt dann gar nicht erst auf.

Freie Mitarbeitende ins Team integrieren

Zu einem guten Onboarding gehört selbstverständlich auch die Vorstellung der Freien und deren Einführung im Projektteam. Das erhöht die Akzeptanz auch bei alteingesessenen Teammitgliedern und letztendlich die Leistung des gesamten Teams. Wie eine Umfrage von Randstad Professional ergab, scheitert die produktive Zusammenarbeit in Projekten aus Sicht fast jedes zweiten Freelancers an Konflikten mit den festangestellten Kolleg:innen. Nicht selten sind feste Mitarbeitende neidisch auf die vermeintlich großen Freiheiten und den üppigen Verdienst von Freelancer:innen. Fast immer unterscheidet sich ihre Arbeitsweise von der der freien Mitarbeitenden.

Damit aus diesen Unterschieden keine Konflikte entstehen, müssen Führungskräfte allen Projektbeteiligten vermitteln, dass alle das gleiche Ziel verfolgen und der Beitrag eines jeden Teammitglieds für den Projekterfolg gleich wichtig ist – egal, ob fest angestellt oder frei. Scheitern diese allerdings daran, allen Kolleg:innen gleichermaßen Wertschätzung sowie das Gefühl zu vermitteln, gesehen zu werden, stoßen Freelancer:innen oft auf so viele Vorbehalte, dass sie ihren Beitrag zum Fortschritt und Erfolg des Projekts nicht beisteuern können.

Die Arbeitsqualität freier Mitarbeitender ist messbar

Nur woran lässt sich dieser eigentlich objektiv messen? Idealerweise an objektiven Kriterien. Denn diese bieten das geringste Konfliktpotenzial. Auftraggeber:innen sollten daher in Verträgen mit Freelancer:innen nicht nur deren Aufgaben möglichst genau beschreiben, sondern auch Milestones definieren, die bis zu bestimmten Terminen zu erreichen sind. Geht es vor allem darum Software zu entwickeln, lässt sich der geschriebene Code auch an Normen der International Organization for Standardization, ISO, wie dem Standard ISO/IEC 25010:2011 messen. Dieser beschreibt die Qualität von Software. Wie benutzerfreundlich neu entwickelte Anwendungen sind, lässt sich mit Kriterien wie den „10 Usability Heuristics“ des Forschungs- und Beratungsunternehmens Nielsen Norman Group objektiv bewerten.

Egal, wie Projektleiter:innen und Auftraggeber:innen die Qualität der Arbeit eines Freelancers messen, auf jeden Fall sollten sie das Ergebnis mit ihm besprechen. Wie das Randstad Professional New Work Kompendium ergab, wünschen sich vier von zehn freien IT-Profis ein regelmäßiges Feedback von ihrem Kunden. Findet dieses statt, hilft es beiden Seiten, die Interessen und Bedürfnisse des anderen besser zu verstehen und mit der Zeit eine einvernehmliche und produktive Zusammenarbeit zu entwickeln. Vorausgesetzt, die Rückmeldung erfolgt wertschätzend sowie vorurteilsfrei und bezieht sich auf die erzielten Arbeitsergebnisse und deren Bedeutung für den Projekterfolg und –fortschritt. Projektleiter:innen, denen dies gelingt, gewinnen mit freien Mitarbeitenden motivierte Expert:innen und machen ihr Unternehmen dadurch erfolgreicher.