Success Story: RUAG International

Situation

Die RUAG International arbeitet, wie viele andere Unternehmen, mit der Unterstützung von Freelancern. Gerade an den Schweizer Standorten ist dieser Bedarf und der damit verbundene Aufwand seit 2019 deutlich angestiegen, dass die bisherige Organisation des Ausschreibungs- und Beschaffungsprozesses zu unübersichtlich und zeitintensiv wurde. RUAG International suchte daher eine Möglichkeit, diese Arbeitsschritte zu automatisieren und transparenter zu gestalten. Mit dieser Anfrage wandten sie sich im März 2020 an GULP, als ihren „Preferred Supplier“ für externe Fachkräfte, um gemeinsam eine Lösung zu finden.

Lösung

Die Optimierung der Prozesseffizienz hatte für RUAG International höchste Priorität. Nachdem verschiedene Lösungen evaluiert wurden, stand ein Entschluss fest: Der TenderTracker, das hauseigene VMS (Vendor Management System) von GULP, sollte im Unternehmen eingeführt werden. Dabei handelt es sich um eine unabhängige und autark nutzbare Online- Plattform für das Ausschreibungsmanagement. Kunden, wie RUAG International in diesem Fall, erhalten einen separaten und an die Corporate Identity angepassten Zugang zur Plattform, den sie nach erfolgreicher Einführung und Übergabe selbstständig betreiben. Darin werden alle Ausschreibungen, Lieferanten und potenzielle Freelancer zentral von RUAG International angelegt und verwaltet. Sobald eine Ausschreibung online ist, werden alle im TenderTracker registrierten Personen automatisch benachrichtigt, um sich auf das Projekt bewerben zu können. Der gesamte Beschaffungsprozess, mitsamt Terminvereinbarung für Interviews, lässt sich über diese Plattform abbilden.

Doch bevor das System „live“ ging, wurde es vorab in enger Abstimmung auf die Wünsche von RUAG International implementiert. In der von März bis Juli 2020 andauernden Einführungsphase wurde das System, entsprechend der Anforderungen, konfiguriert und abschließend übergeben. Darüber hinaus veranstalteten die beiden Unternehmen eine gemeinsame Roadshow für den Einkauf, mit der die Mitarbeiter auf die Plattform vorbereitet und geschult wurden, damit das operative Geschäft mit dem Go-Live aufgenommen werden konnte. Wichtige Aspekte waren dabei die IT-Sicherheit, der Datenschutz und die Möglichkeit, auch Freelancer außerhalb der direkten Zusammenarbeit mit GULP in der Plattform aufzunehmen.

Kundennutzen

Dank des TenderTracker von GULP wurden die Prozesse im Ausschreibungsmanagement von RUAG International wesentlich effektiver. Wo vorher noch jeder Lieferant und potenzielle Freelancer manuell per E-Mail angeschrieben werden musste, reichen nun wenige Klicks aus. Dank der transparenten und einheitlichen Kommunikation auf einer Plattform, können der Einkauf und der entsprechende Fachbereich Termine spielend leicht koordinieren und Ausschreibungen mit geringem Aufwand an eine breite Masse richten. Das Resultat ist ein wesentlich effektiveres, automatisiertes Ausschreibungsmanagement sowie eine enorme Zeit- und Kostenersparnis.