Home und weg: Wie mit Freelancern im Home-Office umgehen?

Gerade im IT-Bereich sind Freelancer für die Dauer eines Projektes relativ eng in alle Firmen-Prozesse eingebunden – sei es aus Sicherheitsgründen oder um Reibungsverluste zu vermeiden. Sie können vor Ort auf die üblichen Ressourcen zurückgreifen, die von der eigenen IT-Abteilung kontrolliert und abgesichert werden. Gelegentlich arbeiten die Freelancer auch vom Home-Office aus, aber oft sind das aktuell nur wenige Stunden pro Woche.

Durch Corona wird das aber anders. Nicht nur festangestellte Mitarbeiter müssen aus diversen Gründen im Home-Office arbeiten, auch die Freelancer erledigen ihre Aufgaben remote. Im Gegensatz zu den eigenen Mitarbeitern nutzen sie dazu ihre eigene Hard- und Software, die sich der Kontrolle der eigenen IT entzieht, aber trotzdem gegen Angriffe gesichert sein muss. 

Die neue Situation stellt auch Herausforderungen an Themen wie Kommunikation oder den sicheren Austausch von Dokumenten dar. 

Team-Arbeit und Kommunikation hochhalten

Wer in der Vergangenheit Teams geführt hat, die sich über mehrere Standorte verteilen oder bei denen Kollegen im Home-Office arbeiten, weiß: Klare, transparente und direkte Kommunikation ist immens wichtig. Sie darf nicht ausufern (weil sonst zu wenig Zeit für die eigentlichen Aufgaben bleibt), aber sie muss effektiv und intensiv sein – gerade weil man räumlich getrennt arbeitet und das Flurgespräch oder die Ad-hoc-Runde nicht möglich sind. Auch wenn Freelancer de facto als Externe gelten, sollten in Sachen Kommunikation als vollwertiges Teammitglied integriert werden.

Daher gelten für verteilte Teams (auch mit Freelancern): 

• Tägliche kurze Status-Meetings online: Der Informationsaustausch muss täglich zu einem Daily (vorzugsweise morgens um 9:00 oder 10:00 Uhr) stattfinden. Wichtig hierbei: Reiner Informationsaustausch, keine inhaltlich tiefgehenden Diskussionen. Das Daily sollte nicht mehr als 15 Minuten dauern.
• Chat-Möglichkeit für alle Team-Mitglieder: Alle Teammitglieder sollten sich auf ein Chat Tool einigen, in dem kurze Frage-Antwort-Spiele möglich sind. Jeder sollte tagsüber über das Tool erreichbar sein und auch zeitnah reagieren (oder klar machen, dass er gerade offline ist). Dieses Chat-Tool ist am besten Teil eines Kollaborationstools wie MS Teams oder Slack, über den auch ein einfacher Datenaustausch möglich ist. 
• Klare Kommunikationsvorgaben: Je mehr Kommunikationstools gleichzeitig im Einsatz sind, umso schwieriger lässt sich die Übersicht bewahren. Das führt zu zeitraubendem Suchen. Aus diesem Grund sollte ein Unternehmen festlegen, für welche Art der Kommunikation welcher Kanal zu verwenden ist (und das schriftlich festhalten). Darin sollte klar geregelt werden, wann man zum Telefon greift, wofür der Chat genutzt wird, wofür eine E-Mail. Das gilt natürlich auch für die eingebundenen Freelancer. 
• Gespräche abseits der Arbeit: Rufen Sie als Projektleiter Ihre Freelancer auch mal kurz an, um zu hören, wie es ihnen geht, ob sie Sorgen oder Schwierigkeiten haben. Da der Flurfunk und die Kaffeeküchen-Diskussionen fehlen, geraten auch die Freelancer beim Social Distancing gerne ins Abseits. Hier hilft der regelmäßige Kontakt, um dem Freelancer klarzumachen, dass er für das Projekt und das Unternehmen wichtig ist. Das schafft Vertrauen und Verbundenheit.

Auf Freelancer hören

Freelancer haben gegenüber Festangestellten ein besonderes Los: Sie müssen sich von Projekt zu Projekt immer wieder auf die Prozesse und die eingesetzte Software der jeweiligen  Unternehmen einlassen. Von daher sind sie meist flexibel, sich auf Neuigkeiten einzustellen und Veränderungen anzunehmen. 

Im Umkehrschluss sind sie aber auch eine Quelle guter Ideen, weil sie den Blick über den Tellerrand haben und Erfahrungen aus vielen Projekten einbringen können, in denen sie schon remote gearbeitet haben. Um sie in Corona-Zeiten gut einzubinden, sollten Sie auf deren Expertise beim Aufbau von Home-Office-Strukturen setzen. Freelancer wissen, was funktioniert und wo Schwierigkeiten zu erwarten sind (sowohl was die Auswahl von Cloud-Anwendungen und Software als auch Prozesse und Kommunikation angeht). 

Wenn Sie also Herausforderungen in der Remote-Zusammenarbeit sehen, die es zu lösen gilt, gehen Sie auf die Freiberufler in Ihrem Team zu und fragen Sie nach Lösungsvorschlägen.

Einfacher Dokumentenaustausch

Einzelne Firmen haben es seit Corona schon festgestellt: VPN ist eine bewährte Technik, um vereinzelt Mitarbeiter und Freelancer remote an das Firmennetz anzubinden. Wenn aber nahezu alle Angestellten und Freelancer sich per VPN einwählen, sind die VPN-Gateways überlastet – und es geht gar nichts mehr. 

Für den Austausch von Dokumenten bieten sich daher professionelle Cloud-Dienste wie Dropbox, Box, OneDrive oder Google Drive an. Sie lassen sich in der Regel mit Verschlüsselungstechniken kombinieren, um Zugriffe durch Dritte sicher auszuschließen. Alternativ kann die eigene IT solche Plattformen zum Datenaustausch mit Open-Source-Lösungen wie OwnCloud und NextCloud aufsetzen und sicher betreiben. Auch für diese Lösungen gibt es Clients für alle gängigen Betriebssysteme und mobilen Geräte. 

Projektmanagement in der Cloud

Da sich alle Projektbeteiligten tagsüber nicht mehr sehen (außer per Kamera), ist eine Projektmanagement-Plattform in der Cloud für die Zusammenarbeit mit Freelancern und Angestellten im Home-Office sehr sinnvoll und wichtig. Mit ihr lassen sich Aufgaben sehr übersichtlich strukturieren und delegieren sowie der Projektfortschritt überwachen. Sie dienen auch für die Daily-Status-Meetings als Grundlage, um sich über den Status gemeinsam zu informieren. 

Viele Abteilungen und auch Freelancer nutzen dazu gerne Trello, weil es schon in der kostenlosen Variante über sehr viele, nützliche Funktionen verfügt und sich über (teils kostenpflichtige) Plug-ins vielfältig erweitern lässt. In einer Kanban- oder Scrum-Board-ähnlichen Ansicht lassen sich alle notwendigen Informationen an Aufgaben anhängen (Dokumente, To-Do-Listen, Beschreibungen, Datum, Verantwortliche), aber auch Konversationen führen. Trello ist sehr ausgereift, wirkt aber bei größeren Projekten schnell unübersichtlich. 

Alternativen sind das auch in der kostenlosen Variante recht gut nutzbare Asana, das mehr Übersicht bietet, weil es auch Listen- und Gantt-Diagramm-Ansichten kennt und von der Grundstruktur her mehr auf Teams als Boards setzt. 

Wer viel mit Freelancern arbeitet und regelmäßig eine Übersicht über erbrachte Stunden benötigt, sollte sich auch noch Avaza anschauen, weil diese Trello-ähnliche Anwendungen besonders viel Wert auf das Einbinden von Externen, die Abrechnung von Stunden und das Erstellen von Rechnungen legt. Es schlägt also die Brücke vom Projektmanagement zur Buchhaltung. 

Und für IT-Projekte lohnt ein Blick auf Jira, das mit Spezialfunktionen wie Issue-Tracker, Workflow-Definitionen, Release-Management punktet und in einer kostenlosen Variante für kleine Teams verwendet werden kann. 

Kollaborationstools

Gerade auch für die Verbindung von Freelancern und Externen ist ein Kollaborationstool wie Slack, MS Teams oder WebEx Teams sinnvoll. Diese Cloud-Dienste vereinen Dokumenten- und Informationsaustausch mit Chat- und Video-Konferenzen. Sie können vor allem das E-Mail-Aufkommen radikal verringern. 

Im Vordergrund steht dabei die Zusammenarbeit in Projekten und Teams. So bleiben alle Dateien, Informationen und auch die Kommunikation da, wo sie hingehört: Beim Team oder Projekt und lässt sich so leicht wiederfinden. Der Switch zum Video-Call ist dabei bei vielen Kollaborationstools besonders einfach. Einfach im Chat auf das Kamerasymbol klicken und schon steht die Video-Konferenz. Da diese Hürde somit sehr gering ist, wird der Video-Call häufiger genutzt, was auch eine engere Anbindung der Remote-Freelancer erlaubt. 

Diese Tools sind außerdem darauf ausgelegt, möglichst viele andere Cloud-Dienste geschickt einzubinden – Slack ist hier der Vorreiter. Damit kann man von dieser Plattform aus auf viele andere Dienste zugreifen und muss dafür nicht von Dienst zu Dienst springen. 

Thema Sicherheit und Remote-Zugriff

Mit der Remote-Arbeit nimmt die Anzahl der Geräte, die nicht mehr hinter einer schützenden Firmen-Firewall betrieben werden, drastisch zu. Auf die Geräte von Freelancern hat man als Firma dabei kaum direkten Zugriff: Freelancer haben oft auch mehrere Kunden gleichzeitig und sind daher wenig geneigt, einem Unternehmen den Zugriff auf die eigene Hardware zu erlauben. Mögliche Alternativen sind:

• Jeder Freelancer bekommt ein eingerichtetes und gesichertes Firmennotebook für die Dauer des Projektes. Das ist aufwendig (Einrichtung) und relativ kostenintensiv (Hardware). Auch ist es nur empfehlenswert, wenn es aus IT-Sicherheits- oder Datenschutzgründen unbedingt notwendig ist. Andernfalls kann dieses Vorgehen den Verdacht der Scheinselbstständigkeit unnötig schüren.
• Die IT erstellt eine virtuelle Maschine, die der Freelancer auf seinem Notebook ausführen kann und über die sich per VPN mit der eigenen Firma verbindet. Das erspart die Hardware-Kosten, erfordert aber Vorarbeit für die Erstellung der virtuellen Maschine und Support für den Freelancer.
• Sie nutzen professionelle Remote-Desktop-Lösungen von Dell, HP und anderen, die auch rein auf Software basieren können. Die Einführung dieser Lösung ist aber ein Projekt für sich und kein leichtes Unterfangen. 
• Sie verpflichten Freelancer per Vertrag auf den Einsatz einer Firewall, Virenscanner und vorgegebener Sicherheitssoftware, 2-Faktor-Authentifizierung (2FA) und Sicherheitsregeln.
• Sie erlauben den Zugriff auf die im Unternehmen vorhandene IT-Hardware über eine Remote-Desktop-Lösung wie Teamviewer oder MS Remote Desktop. 
• Wenn Sie Cloud-Dienste schon vielfach einsetzen, können Sie die nötige Sicherheit auch über Cloud-Sicherheitssoftware erreichen, die beispielsweise alle Internet-Verbindungen zu den Cloud-Diensten überwacht und bei irregulären Datenströmen sofort Alarm schlägt. 

Fazit: Corona als Chance begreifen

Um seine Freelancer auch im Home-Office und an Remote-Arbeitsplätzen möglichst effizient anzubinden, sind nicht nur technische Hürden zu nehmen, sondern auch die Zusammenarbeit neu zu strukturieren. Dabei können zahlreiche Cloud-Dienste und Programme effektiv unterstützen, um ein Gefühl der Nähe und einen intensiven Austausch zu ermöglichen. 

Damit lässt sich die Corona-Krise als Chance begreifen, neue Arbeitsweisen und Tools einzuführen. Das versetzt Unternehmen in die Lage, in Zukunft häufiger Freelancer auch remote anbinden zu können und in Zeiten eines Fachkräftemangel auch auf Freiberufler zurückzugreifen, die nicht vor Ort einsetzbar sind. Die Freelancer werden diese Möglichkeiten zu schätzen wissen, weil auch sie unabhängiger vom Einsatzort werden und dennoch über zahlreiche Kommunikationskanäle und Plattformen gut mit ihren Ansprechpartnern in Kontakt stehen.