Onboarding im Home Office – So gelingt der Start in eine neue Stelle

Im Home Office in eine neue Stelle oder ein frisches Projekt starten? Das kann doch nicht gut gehen! Eher ließe sich verhindern, dass eine Kugel Zitroneneis in der Sommersonne schmilzt, bevor man sie isst. 

Die Zweifel sind berechtigt. Immerhin haben Unternehmen hierzulande 61 Prozent der Mitarbeitenden ins Home Office geschickt, um zu verhindern, dass sich diese im Betrieb mit Corona infizieren. Das ergab eine Befragung von über 600 Personalverantwortlichen durch das ifo Institut für Wirtschaftsforschung und den Personaldienstleister Randstad. 

Der Exodus aus den Großraumbüros macht es derzeit auch unmöglich, neue Kollegen mit bewährten Onboarding-Prozessen in Projekte oder einen neuen Aufgabenbereich einzuarbeiten.

Offenheit und Respekt überzeugen immer

Wenn Neulinge in einem Job oder Projekt die Besonderheiten berücksichtigen, die sich aus der digitalen Zusammenarbeit mit Kollegen ergeben, kann der Einstieg allerdings auch remote gelingen. Denn letztlich müssen sie auch beim Onboarding aus dem Home Office nur das umsetzen, worum es auch beim Arbeitsbeginn im selben Büro geht: eine von Offenheit, Neugier und Respekt getragene Kommunikation mit den neuen Kolleg:innen und die Eigeninitiative, die es braucht, um sich als kompetenten und zuverlässigen neuen Mitarbeiter zu beweisen.

Bereiten Sie sich penibel auf Ihre neue Aufgabe vor

Wer derzeit eine neue Stelle oder Aufgabe übernimmt, muss allerdings schon vor dem ersten Arbeitstag erheblich mehr Eigenverantwortung zeigen, als vor der Corona-Krise. Denn wer sich gründlich auf seine neue Aufgabe vorbereitet, spart sich später manche Nachfrage bei den neuen Kolleg:innen und das Gefühl, diese durch Ihre Mail oder Ihren Anruf bei der Arbeit zu stören. Fragen Sie deshalb nach einem Login für das Intranet Ihres neuen Arbeitgebers. Dort können Sie sich in Arbeitsanweisungen einlesen, das Organigramm des Unternehmens studieren und sich mit den Namen der Kolleg:innen vertraut machen, die künftig für Sie außerhalb Ihrer eigenen Abteilung wichtig sind. 

So können Sie auch Klarheit darüber gewinnen, mit welchen Tools und welcher Software Sie arbeiten werden. Wenn Sie daran zweifeln, dass Sie mit diesen Arbeitsmitteln so gut vertraut sind, wie Sie es sich wünschen, sollten Sie möglichst viele Wissenslücken vor dem ersten Arbeitstag durch eigene Fortbildungen oder Online-Tutorials schließen.

Um Sie remote an Bord holen zu können, wird Ihnen ein guter Arbeitgeber zudem vor dem ersten Arbeitstag ein Welcome-Paket und Ihren Dienstlaptop nach hause schicken. In der Regel sind auf dem Rechner alle Tools eingerichtet, die Sie für Ihre Arbeit brauchen. Nutzen Sie diese Chance und machen sich frühzeitig und ungestört mit den Arbeitsmitteln vertraut.

Bringen Sie Struktur in Ihre ersten Arbeitstage

Ein gutes Package informiert Sie auch über für Sie wichtige erste Termine, die Zeiten der Teammeetings sowie darüber, in welcher Zeit Sie erreichbar sein müssen. Mit diesen Informationen können Sie eine Struktur für die ersten Arbeitstage entwickeln. Diese wird ihnen nicht durch Bürozeiten vorgegeben, wenn Sie remote arbeiten. Deshalb ist diese Vorbereitung besonders wichtig. 

Fragen Sie sich vor dem ersten Arbeitstag auch, was für Sie in der ersten Woche besonders wichtig ist: Wollen Sie schnell Einführungsgespräche mit ihrem Teamleiter und bestimmten Kolleg:innen führen, oder erst in Ruhe beobachten, wie das Team welche Aufgaben erledigt?

Ihr Zuhause ist nun Ihr Arbeitsplatz

Auch wenn Sie während des ersten virtuellen Teammeetings einsam in Ihrem Schlafzimmer oder der Küche sitzen, in Ihrem Home Office sind Sie selten allein. Über Ihre Webcam geben die unaufgeräumte Arbeitstheke oder der Wickeltisch im Hintergrund Ihrem Gesicht während eines Video-Calls einen aussagekräftigen Rahmen. Wenn dieser nicht ganz der Botschaft entspricht, die Sie von sich vermitteln wollen, sollten Sie auf einen professionellen und neutralen Hintergrund achten und sich auch im Home Office so kleiden, als gingen Sie ins Büro.

Nutzen Sie jede Möglichkeit für Small Talk

Außerdem gilt wie dort auch remote die Regel, dass Sie als Neuling absolut pünktlich zu Meetings erscheinen. Loggen Sie sich daher spätestens fünf Minuten vor Beginn einer Besprechung ein. Die Zeit können Sie für Small Talk mit anderen Team-Mitgliedern nutzen, die schon im virtuellen Konferenzraum sind. So lernen Sie diese trotz der Entfernung näher kennen. Auch die Kolleg:innen gewinnen dadurch ein Bild davon, wer Sie als Mensch sind. Zeigen Sie sich also ehrlich und authentisch, ohne zu tief in private Details zu gehen.

Mit dem Team vertraut zu werden, ist sicher die schwierigste Herausforderung, die Sie als Neuling vom Home Office aus zu meistern haben. Der Aufbau eines tragfähigen Netzwerks im Unternehmen entscheidet aber darüber, wie erfolgreich Sie Ihre neuen Aufgaben erfüllen können. Bringen Sie sich deshalb ein, wenn sich die Gelegenheit zu Gesprächen jenseits berufsbezogener Themen ergibt – egal, ob dies in den fünf Minuten vor Beginn eines Meetings oder bei einer vom Teamleiter organisierten Runde virtueller Aperitifs nach Feierabend ist.

Trumpfen Sie durch Interesse für die Arbeit Ihrer Kollegen

Verhalten Sie sich Ihren neuen Kollegen gegenüber dabei auch aus dem Home Office heraus so, als würden Sie mit ihnen im selben Büro arbeiten. Zeigen Sie sich neugierig und interessiert. Fragen Sie andere Teammitglieder bei Meetings, Telefonaten und in Mails offen nach deren Aufgaben und Arbeitsweise. 

Bleiben Sie selbst in den ersten Wochen aber in der Rolle des Beobachters und kommentieren Sie nicht, wie das neue Team arbeitet. Halten Sie sich mit Ideen und Verbesserungsvorschlägen so lange zurück, bis Sie wirklich verstanden haben, wie sich einzelne Abläufe in das gesamte Geschehen im Unternehmen einfügen. 

Zeigen Sie Eigeninitiative

Zeigen Sie zudem wo immer möglich Eigeninitiative. In der Regel hat Sie Ihr neuer Arbeitgeber eingestellt, um vorhandene Mitarbeitende zu entlasten. Bieten Sie in virtuellen Meetings daher schnell an, Aufgaben zu übernehmen. Wenn Sie remote arbeiten, kann schließlich niemand an Ihren Schreibtisch kommen und Sie fragen, ob Sie einen Job übernehmen können. Erklären Sie dem Team jedoch, aufgrund welcher Erfahrungen und Kenntnisse Sie glauben, den geforderten Beitrag leisten zu können. So lernen die anderen Sie als Kolleg:in besser kennen.

Versprechen Sie außerdem nichts, was Sie nicht leisten können. Seien Sie sich sicher, dass sie das für die Aufgabe nötige Fachwissen sowie Verständnis für die einschlägigen Abläufe im Unternehmen haben. Auch Sie können Kolleg:innen vom Home Office aus nicht so leicht um Hilfe bitten und was Sie auf jeden Fall vermeiden wollen, ist, Zusagen nicht einhalten zu können.

Kommunikation – zuviel ist noch lange nicht genug

Wenn Sie im Chat oder per Mail mit Ihren neuen Kolleg:innen kommunizieren, sehen weder diese noch Sie selbst die Mimik des Gesprächspartners. Auch Tonfall und Stimmintonation hören Sie nicht. Wichtige nonverbale Signale der Kommunikation können Sie also weder senden noch empfangen. Dieses Defizit lässt sich nur ausgleichen, indem Sie auf verbalem Weg kommunizieren, was das Zeug hält. Ein Zuviel gibt es dabei – zumindest in den ersten Wochen – nicht. 

Rufen Sie also an oder schicken Sie eine Mail, wenn Sie Informationen brauchen. So entstehen auch aus der Entfernung persönliche Kontakte. Bleiben Sie jedoch sensibel für das Bedürfnis Ihrer Kolleg:innen auch mal ungestört arbeiten zu können. Sammeln Sie deshalb Ihre Fragen. Dann müssen Sie nicht alle 15 Minuten durchklingeln. Bleiben Sie zudem geduldig und telefonieren Sie einer unbeantworteten Mail nicht schon nach zehn Minuten hinterher. 

Fassen Sie zudem am Ende jedes Telefonates oder Videochats die Informationen in eigenen Worten zusammen, die Sie bekommen haben. So können Sie und Ihr Gesprächspartner sich vergewissern, dass Sie alles richtig verstanden haben.

Bleiben Sie sichtbar

Wenn Sie remote in einem Ihnen noch unbekannten Team arbeiten, sollten Sie für die neuen Kollegen während des gesamten Arbeitstages „sichtbar“ bleiben. Versinken Sie also nicht auf dem Sofa in Ihrer Arbeit, sondern melden Sie sich regelmäßig auf den Kommunikationskanälen, die das Team nutzt – vorausgesetzt, Sie haben Sinnvolles zu dem Gedankenaustausch beizutragen, der online gerade abläuft. 

Dokumentieren Sie außerdem die Ergebnisse und Zwischenstände Ihrer Arbeit in den dafür vorgesehenen Ablagen oder Tools. So sind die Kollegen über Ihre Arbeitsfortschritte informiert. Wenn Sie dabei anfänglich langsamer sind als diese, ist das kein Grund, sich unsichtbar zu machen, sondern für Anfänger vollkommen normal.

Nehmen Sie Ihren Chef und das Team in die Pflicht

Wenn Sie eine neue Stelle oder in einem neuen Projekt anfangen, ist es Ihre Verantwortung, Ihr Wissen und Ihre Erfahrung aktiv einzubringen und sich möglichst schnell möglichst viel Wissen über das Unternehmen, das Team und seine Aufgabe anzueignen. Doch auch Ihr Chef und Ihre Kolleg:innen stehen in der Pflicht, Sie an Bord zu holen und einzuarbeiten. 

Wenn die anderen Teammitglieder nicht im selben Gebäude sitzen wie Sie, ist das allerdings schwer. Ziehen Sie sich daher nicht resigniert zurück, wenn Fehler passieren. Verzeihen Sie diese und nehmen Sie Ihre Führungskraft und das Team in die Verantwortung, Ihnen die Informationen und die Unterstützung zu liefern, die Sie brauchen, um ihren Beitrag leisten zu können. 

Wenn Sie das Gefühl haben, zu wenig einbezogen zu werden und nicht genug erklärt zu bekommen, schildern Sie dem Team diesen Eindruck in einem der nächsten Meetings. Machen Sie dabei keine Vorwürfe, sondern erklären Sie, wie Sie die Situation erleben und welche Hilfe und Informationen Sie brauchen. Scheuen Sie sich nicht, bei dieser Gelegenheit alle Fragen zu Produkten, Abläufen oder Kunden zu stellen, die für Sie offen sind. Damit sie keine Frage vergessen, bereiten Sie sich auf dieses Meeting noch gründlicher vor als auf andere Besprechungen in den ersten Wochen. Dann gelingt Ihnen der Einstieg in die neue Aufgabe leichter, als eine Kugel Eis vor der Sommersonne zu schützen.

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