PMO-Arbeit im Querschnitt Bafin, BAIT, MaRisk, Cloud Applikationen Ziel: Aufbau eines professionellen

Project Office. Dies soll im Rahmen professioneller, standardisierter Prozesse, Templates, etc. zentral

gesteuert werden. Neuentwicklung von Projektdokumentationen, Unterstützung in der Projektarbeit,

Weiterentwicklung/Projektdokumentation usw., insgesamt soll bei vielen Projekten unterstützt werden.

Aufgaben:

• Implementierung eines Projekt Office
• Konzepterstellung Projektmanagement
• Vertretung von IT-Projektleitern und enge Zusammenarbeit
• Erstellung und Halten von Präsentationen
• Gremienarbeit und Stakeholdermanagement
• Tracking von Arbeitspaketen, Sprints und Projektfortschritten

Unterstützung der ITERGO BE1, BE2, Projektleiter und Mitarbeiter beim Prozessieren von Fremdpersonal (Dienstvertrag, Werkvertrag, Managed Service) von der Auswahl, über die Leistungsbeschreibung, den Bestellprozess und das On-boarding bis hin zur Arbeitsfähigkeit des Fremdpersonals.

• Sehr enge Zusammenarbeit mit allen Stakeholdern von Einkauf, Compliance, Recht, Personal, RMT, Benutzeradministration

• Führung und Nachhalten der Liste offener/zu klärender Punkte im Kon-text der End-2-End Prozessverbesserung.

• Vorbereitung, Teilnahme oder Durchführung, inklusive der Protokollierung falls erforderlich von Workshops und Meetings (onsite oder remote) zur Klärung von Problemen oder der Wissensvermittlung von Teilprozessschritten oder dem End-2-End Prozess.

• Erstellung und Durchführung von Kommunikationen an die betroffenen Beteiligten im Prozess.

• Übernahme administrativer Tätigkeiten zur Entlastung der ITERGO Leitenden und Mitarbeiter in dem End-2-End Prozess.

Der Gesetzgeber verpflichtet Bund, Länder und Kommunen, ihre Verwaltungsdienstleistungen bis Ende 2022 online anzubieten. Bund und Länder organisieren ihre bestehenden Verwaltungsportale in einem Portalverbund. Dataport AöR mit seinem Bereich Partnermanagement stellt ein Projekt, dass External Partner bei der Umsetzung des Onlinezugangsgesetztes (OZG) mit Bund, Länder und Kommunen proaktiv unterstützt / begleitet.

• Unterstützung & Aufbereitung von Projektstatus, -infos, usw.

• Schaffung eines neuen On- und Off-Boarding-Prozesses für Partner

• Konzeption & Einrichtung von Jira und Confluence für den Bereich Partnermanagement im Cloud-Umfeld (Berechtigungskonzept, etc.)

• Erstellung von Mustervorlagen und Ablagestrukturen, die dann in den Projekten mit den Partnern verwendet werden

• Koordination & Kommunikation mit Programm- /Releasemanager - Schnittstellenfunktion

• Zusammenarbeit und Unterstützung des Teams Partnermanagement

Produktion Projekte verantwortet insbesondere bahnbetriebliche Kommunikationstechnik-Projekte, Infrastruktur und Projekte im öffentlichen und privaten Bereich für Planung, Bau und Roll-Out sowie Dokumentationsservice-Leistungen

• Weiterentwicklung von Konzepten und Lösungen für Projektabläufe, Organisation, Strukturen und Arbeitsformen

• Erstellen von managementgerechten Präsentationen für alle wesentlichen Themen inkl. fachliche Themenstellungen und Steuerung deren Ergebnisumsetzung

• Sonderaufträge wie z.B. Durchführung von Recherchen, Analysen und Reports sowie die Erstellung von Entscheidungsvorlagen

• Interne Kommunikation im Bereich Produktion Projekte (z.B. Extranet, Wiki)

• Mitglied

  • Im Redaktionsteam ?Das GroßeBuchProjekte?

  • Im Arbeitsstab ?Corona DB KT?

  • Im Kernteam ?Projekt V&V Excellence?

• Unterstützung der Redakteure der SharePoint Plattform in einem Projekt hinsichtlich Gestaltung, Aktualisierung und Optimierung von Sites

• Die Priorisierung und Organisation anstehender Themen, Termine und Korrespondenzen

• Inhaltlich qualifizierte Vor- und Nachbereitung, Durchführung Veranstaltungen und Workshops auch digital

• Projektmanagement und Koordination der Aktivitäten zur Prozessausrollung

• Verantwortlich für die Über­wachung, Über­prüfung und Instand­haltung von Prozess­beschreibungen, Guidelines und Templates

• Die Konformität von Prozessen mit Vorgaben prüfen 

• Unterstützung bei der Erstellung zielgruppenorientierter Kommunikationsmaßnahmen

• Führung des Projekt Management Office / Steuerung des PMO-Teams und Zuteilung von Aufgaben

• Unterstützung der Projektleitung (3-köpfige) und des Projektteams in der Planung, Koordination und Umsetzung der Projekte

• Kommunikationsschnittstelle innerhalb des Projektes und hin zu den Fachbereichen, Stakeholder sowie zu den Projektgremien: Vor-/Nachbereitung von Sitzungen, Präsentationen

• Projektinstrumente im Projekt etablieren

• Projektdokumentation, Reporting (Statusberichte) ? Verteilung & Ablage

• Sammlung und Aufbereitung von Projektinformationen

• Assistenz- & Administrationstätigkeiten, wie Terminplanungen und Raumbuchungen, On- und Offboarding von Externen und internen Mitarbeiter/-innen der REWE Group

• Sonderaufgaben

• Assistenz Programm-Leitung (5-köpfig)

• Eigenverantwortliche Übernahme und Ausgestaltung von Aufgaben

• Selbständige Unterstützung und Entlastung der Programm-Leitung im Tagesgeschäft

• Erstellung, Modifizierung und Pflege projektrelevante Informationen und Dateien

• Bündelung und Präsentation von Informationen des zu unterstützenden Programm- /Projektteams und mit den Stakeholdern (Ausführung, aber auch Vorgaben erarbeiten)

• Vor-, Nachbereitung und Organisation von internen und externen Projekt-Meetings, Workshops

• Kommunikation von Vorgaben, Standards und Fristen an die Projektmitglieder

• Allgemeine administrative Aufgaben inkl. Erstellung von Unterlagen und Präsentationen, Vorbereitung von Meetings, Aktualisierung von Vorlagen und Prozessstandards

• Themenspezifische Sonderaufgaben

Ausgliederung eines großen Teils der Informationstechnologie und Vorbereitung der Migration IT-System OSPlus - im Rahmen der Neuausrichtung der LBBW

• PMO Assistenz der Projektleitung (4-köpfig)

• Eigenständige Führung und Organisation des Programm Management Office / Back Office

• Selbständige Unterstützung und Entlastung der Projekt-Leitung im Tagesgeschäft

• Steuerung und Nachverfolgung von Planung, Meilensteinen, IT-Tasks, Berichten und Terminen

• Meeting-Management

• Kommunikation zwischen Fachbereichen und Programmteam

• Vorbereitung und Durchführung der Paraphierung des IT-Outsourcing Vertragswerkes zwischen der LBBW und der Finanz Informatik

Die FMS Wertmanagement wurde im Jahr 2010 als bundeseigene Abwicklungsanstalt für die verstaatlichte Hypo Real Estate Holding AG (HRE-Gruppe) mit dem Ziel gegründet, von der HRE-Gruppe Risikopositionen und nicht strategienotwendigen Geschäftsbereiche zu übernehmen und abzuwickeln. Als wirtschaftlich selbständige Anstalt des öffentlichen Rechts definiert sie eigenständig die jeweils optimalen Abwicklungsstrategien und setzt diese um. Dabei gilt die Maxime: Ertragschancen nutzen und Verluste minimieren. Im Rahmen des Projektes Target Operating Model (TOM) wird die Gründung der SG vorbereitet und das mögliche Zielbild des Servicings der FMS-WM analysiert.

• Schnittstelle zu Programmleitung, Steakholders, Projektteam

• Steuerung des PMO-Teams und Zuteilung von Aufgaben

• Überwachung des Status-Reporting

• Aktualisierung der Programm-Charta

• Erstellung und Qualitätssicherung der projektinternen Unterlagen

• Protokollierung von Projektbesprechungen

• Überwachung des Meeting-Managements

Projekte

• Migration der web-basierten Applikation ORC Version 3.0 auf ORC Version 4.0

  • Bei dem Managed Service ?ORC? (Operational Risk Center) handelt es sich um eine Standardsoftware für das Risikomanagement der Union Investment Gruppe und dient dazu, eventuelle Risiken frühzeitig zu erkennen.

• Aktive Mitarbeit bei der Erstellung einer Vorstudie "Reporting-Drehscheibe?

  • Die aktuelle technische Realisierung von Schnittstellen läuft über FTP-Filetransfer. Diese Technologie ist am Ende ihrer Laufzeit angelangt und muss mittelfristig abgelöst werden. Dazu ist angedacht, die Collaboration Plattform ?SharePoint 2010? als Ausgangs- und Darstellungsplattform zu nutzen, sowie einen Proof of Concept mit ?Informatica? durchzuführen.

Aufgaben:

• (Pro-) Aktive Unterstützung der Projektleitung und Fachabteilungen

• Führen der zentralen Anlaufstelle für alle Projektbeteiligten (Projektsekretariat)

• Projektmonitoring, Interaktion mit allen Team-Mitgliedern des Projekts

• Unterstützung der Projektleitung bei Projektplanung, -controlling und -koordination

• Tracking der Projektprozesse

• Überwachung des Projektplanes, Projekt-Reportings

• Vornehmen des projektbezogenen Qualitäts- und Ressourcenmanagements

• Verantwortlich für Umsetzung und Einhaltung der Projektziele/-inhalte

• Durchführen des Projektcontrollings und Informieren der Beteiligten

• Vor- und Nachbereitung von Kick-off Meetings mit diversen Applikations-Owners

• Dokumentationen inkl. Anhänge SharePoint

• Visuelle Darstellung der Union Investment-Systemlandschaft sowie der nötigen Integration von betroffenen Systemen

Entsprechend der Organisationsstruktur des Group Services Market Operations (GSMO) Bereiches der Commerzbank AG werden Wartungsleistungen innerhalb des Bereiches Tax Services untergliedert in Konzeptionelle Leistungen und Operative Leistungen. Wenn Änderungen am Programmcode des Fiskalischen Abwicklungssystems (FAS) notwendig sind, um eine Störung dauerhaft zu beheben, oder umfassende Kenntnisse des Source-Codes zur Störungsdiagnose benötigt werden, erfordert dies die Erteilung eines Auftrages zur Bereinigung des Fehlerbildes an die IT-Abteilung.  Für alle Aufträge, die mit einer Bereinigung zusammenhängen und einen Test dieser Bereinigung durch die jeweilige Fachabteilung erfordern, kommt die hier vorliegende Verfahrensanweisung zur Erstellung des sogenannten ADB Reports zur Anwendung.

Alle Wartungsaktivitäten der FAS-Produkte werden in der sogenannten Auftrags-Datenbank (ADB) als Aufträge/Tickets erfasst. Nach einer Klassifizierung,  Priorisierung und Zuordnung zu Themenbereichen (sogenannten ?Clustern?) innerhalb der Cluster-Meetings werden die Tickets an die IT übergeben und in ihren jeweiligen Clustern auf geplant. Die Planungstermine werden mit Hilfe eines Projektplans in MS Project gepflegt.

Täglich wird aus einem Auszug der Auftrags-Datenbank und dem aktuellen Projektplan der sogenannte ADB-Report erstellt - inkl. einer entsprechenden Qualitätssicherung.

Aufgaben:

• Professionelle Managementassistent und Entlastung des Fachbereiches (Tax Services/ Abgeltungsteuer) im Tagesgeschäft, Eskalationsmanagement und Qualitätssicherung

• Überwachung, Bündelung und Koordination von Anfragen

• Schnittstellenmanagement/ -funktion zu den unterschiedlichen Abteilungen im Unternehmen

• Sicherstellung einer reibungslosen und effizienten Kommunikation mit allen Fachbereichen/ Projektbeteiligten

• Bearbeitung und Erstellung von umfangreichen Auswertungen (z.B. Pivot und SVerweis) via EXCEL

• Sonderaufgaben in Abstimmung mit dem Vorgesetzten

• ?Rechte Hand? des Bereichsleiters Risk Control
• Erstellung von Entscheidungsvorlagen für Vorstand und Steuerungsgremium
• Abstimmung mit dem Bereich Finance und Controlling wg. Budgetplanung und Aufgabenfeldern des Jahresabschlussprüfers aufnehmen
• Ansprechpartner / Koordinator für interne und externe Prüfungsgremien
• Mitwirkung bei der Umsetzung von SB Way sowie Übernahme von Sonderaufgaben
• Inhaltliche Unterstützung in Change Themen (Führung, Kultur,Kommunikation, Kompetenzmanagement) auf Junior-Niveau, d. h. Erstellung von Projektunterlagen, Themenaufbereitungen etc.
• Umzugsorganisation und Unterstützung ausländischer Arbeitnehmer in lokale Prozessen

Projekte

• Direkte Unterstützung des Projekt Managers und des Teams und der Geschäftspartner

• Managed Voice-Vertrag für Projekt Rollout mit bestehenden Dienstleister an den deutschen Continental-Automotive-Standorten und ex-VDO-Standorten platzieren. Organisation und Durchführung von Tests für CTI und UMS und neuer Fax-Lösungen Anpassung des Continental-Change-Management-Systems für Changes Continental/Dienstleistungspartner.

• Globaler Rollout des neuen Audio- und Web-Conferencing-Vertrags der Continental AG. Sicherstellen, dass nur Konferenzen, des neuen Anbieters genutzt werden. Beteiligung der ausländischen Continental-Standorte in Europa, Amerika, Asia/Pazific sicherstellen.

• Übernahme von Arbeitspaketen

Aufgaben

• Projekt-Planung erstellen und Projekt-Planung des Continental-Dienstleistungspartner kontrollieren und prüfen, sicherstellen, dass Continental-Anliegen berücksichtigt werden

• Stammdaten aufbereiten

• Beschreiben und Nachhalten von Work-Flows

• AI-Listen pflegen und nachhalten

• Organisation von Continental-interne Terminen - Team-intern, mit Continental-Standorten -

• Aufbereitung von Kommunikationsunterlagen für Anwender, lokale ITs und Management

• Inhalte für Continental-Web-Seiten (deutsch / englisch) aufbereiten

Das Release Cluster beschäftigt sich mit Cash Management-, Info- und Abrechnungssysteme. Das Teilprojekt ist Teil der Integration der Dresdner Bank IT-Anwendungen in die Commerzbank Anwendungslandschaft. Fachlicher Gegenstand sind die elektronischen Kontoinformationen / Reportings, die für diverse Kundengruppen zur Verfügung gestellt werden. Produkte sind:

• Kontoauszüge (Inland, Ausland, Drittbanken, Termingeld)

• Umsatzaufstellungen (Inland, Ausland, Drittbanken)

• Saldenmitteilungen (Inland, Ausland, Drittbanken)

• Abrechnungen (AZV und Dienstleistungsabrechnungen)

• Devisenkurse

Aufgaben

• Protokollierung und Abstimmung der Ergebnisse der Statusmeetings

• Moderation von Statusmeetings

• Projektreporting

• Erstellung und Pflege der Projekthandbücher

• Identifikation und Nachverfolgung von Risiken und offenen Punkten

• Release Cluster Gesamtplanung bearbeiten

• Aufbau Risikomanagement für Release-Projekte

• Qualitätssicherung für alle Wartungs- und Release-Projekte

• Führen der Wartungsaktivitäten-Listen

• Prüfplan erstellen und pflegen

• Verwaltung der Wartungsprojektordner

• Organisatorische Aufgaben

• Entlastung des Projektteam in allen administrativen Aufgaben

Integration der Schering AG in die Bayer HealthCare AG im Bereich der Planungsprozesse. Ziel war es, gemeinsame, harmonisierte Planungsprozesse zu konzipieren, das entsprechende organisatorische Change-Management durchzuführen und die neuen Prozesse in SAPSCM zu implementieren. Auf Grundlage eines erarbeitenden Templates fand im Anschluss ein weltweiter Roll-out statt.

• Entlastung der Projektleitung (4-köpfig) in allen administrativen Aufgaben

• Pflege von Projektstammdaten

• Aufbereitung von Präsentationen nach verbaler Vorgabe und mittels Skizzen

• Tracking von Aktionspunkten und Aufgaben

• Pflegen der Führungsinformationen (Informationen, Beschlüsse, Pendenzen, Probleme, Risiken)

• Verteilen und zeitgerechtes Einsammeln von Arbeitsergebnissen

• Informations- und Kommunikationsmatrix pflegen (Themen, Verteilerlisten)

• Betreuung des Projektteams (Teamgröße 100 MA)

• Bearbeitung des Projektauswertungen (IST-Daten, Projektreport)

• Eigenverantwortliche Organisation, Koordination, Betreuung und Nachbereitung von weltweit durchgeführten Präsentationsveranstaltungen (u.a. Roadshows) auf Managementebene (Teilnehmerkreis: ca. 1.000 Pers.)

• Termin-/ Reisemanagement/ -Betreuung für Projektleitung, Referenten und Trainer

• Planung, Organisation, Betreuung und Nacharbeit von mehrtägigen Technischen Trainings für die Supply Chain Mitarbeiter der Bayer HealthCare AG -weltweit- (200 Trainingsteilnehmer)

• Pflege/ Aktualisierung der Intranetseite

• Organisation von Sitzungen

• Ansprechpartner für Projektpartner, externe Projektkunden, Geschäftspartner

• Korrespondenz

• Vor- und Nachbereitung von Kamingesprächen

• Abwicklung von Telefonaten

• Planung und Überwachung von Terminen

• Erstellung von Präsentationsunterlagen und Statistiken

• Organisation von Reisen und Besprechungen

• Reisekostenabrechnung

• Eigenständige Betreuung des Sekretariats des Managers und Unterstützung
  des Teams
• Ansprechpartner/in für Vorstand sowie externe, internationale Gesprächspartner
• Unterstützende Tätigkeit im Bereich Portfolio Management
• Durchführung von Recherchetätigkeiten, vornehmlich im Internet
• Planung und Organisation von Terminen, Konferenzen und Geschäftsreisen

• Auftragsannahme / Terminmanagement
• Mailingaktion entwickelt und umgesetzt
• Neukundenakquise
• Kundendatenbank aufgebaut und gepflegt

• Organisation und Durchführung eines Konzeptes
  „breakfast Club - Design für Frühaufsteher“
• Designer für dieses Projekt akquirieren
• Mailing- / Flyer-Aktion umsetzen

• Unterstützung der Projektleitung
• Verantwortlich für die interne Projektkommunikation via Internet und eMail
• Ansprechpartnerin für Projektmitglieder und Kunden
• Protokollführung und Ablage
• Terminsteuerung intern und auf Kundenseite
• Tracking der Open-Task-Listen-
• Sicherstellung von der Einhaltung der Deadlines
• Organisatorische und administrative Tätigkeiten

• Professionelle Führung und Organisation des Sekretariats
• Allgemeine Office-Managementaufgaben
• Terminkoordination
• Reisemanagement
• Erstellung von Angeboten und Kandidatenberichten
• Telefonischer, schriftlicher und persönlicher Kontakt zu Kandidaten und Klienten

• Unterstützung und Entlastung der Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft
• Durchführung aller anfallenden administrativen und organisatorischen Aufgaben
• Selbstständige Abwicklung der schriftlichen und telefonischen Korrespondenz 
  mit den Geschäftspartnern und Kunden
• Planung und Koordination von Terminen und Telefonkonferenzen

• Vor- und Nachbereitung einer Pressekonferenz "AOK Baden-Württemberg ScienceKids: Kinder entdecken Gesundheit"
• Mitwirkung am Aufbau einer webbasierten Kontaktdatenbank
• Recherche von Fachzeitschriften aus England und USA über Telefon und Internet für einen Kunden aus der Automobilbranche
• Themen-Monitoring für das Forum "Familie stark machen"

• Die Planung, Koordination des Tourplans der Show "AFRIKA!-AFRIKA!"
• Erstellen von Meilensteinplänen für das Event "Witzigmann Palazzo" deutschlandweit
• Assistenz und Unterstützung des Geschäftsführers bei seinen Fach- und Führungsaufgaben
• Unterstützung in der Kommunikation aller externen und internen Abläufen zwischen den Ensemble-Mitglieder, Künstlern und dem Geschäftsführer