Der erste Auftrag erledigt, jetzt noch schnell eine Rechnung schreiben und das Geld fließt auf das Konto! Doch wie schreibt man als Freiberufler eine Rechnung? Zum Glück ist es kein Hexenwerk, als Gewerbetreibender eine korrekte Rechnung zu stellen. Die Hauptsache: alle Pflichtangaben müssen enthalten sein. Außerdem sollten Gewerbetreibende und Freiberufler in der Rechnung die Umsatzsteuer korrekt ausweisen. Für Kleinunternehmer und Heilberufe gilt: eine Rechnung schreiben diese Freiberufler „ohne MwSt.“, dafür mit einem Hinweis, warum keine Umsatzsteuer anfällt. Und ab 2025 kommt die Pflicht zur E-Rechnung.

Wichtig: korrekte Rechnung erstellen als Freiberufler

Im Rahmen einer freiberuflichen Tätigkeit eine Rechnung zu stellen, gehört zum Berufsalltag in der Selbstständigkeit. Es gibt mehrere Gründe, warum dabei keine Fehler unterlaufen dürfen.

• Selbstständige sollten auch mit ihren Rechnungen eine gute Arbeit leisten. Es gehört zur Professionalität eines Freiberuflers, eine korrekte und ordentliche Rechnung zu schreiben. Mit einer Rechnung präsentieren Freiberufler sich und ihr Qualitätsbewusstsein genauso wie mit ihrer Arbeit, ihrer Website oder ihrem persönlichen Auftreten. Fehlerhafte oder unvollständige Rechnungsdokumente schaden dem Image.
• Darüber hinaus gibt es ganz handfeste rechtliche Gründe, als Freiberufler oder gewerblicher Selbstständiger eine korrekte Rechnung auszustellen. Nur wenn Freiberufler eine Rechnung mit Umsatzsteuer und den anderen vorgeschriebenen Angaben ausstellen, kann ihr Kunde den Umsatzsteueranteil als Vorsteuer beim Finanzamt geltend machen. Berechnen Freiberufler die Umsatzsteuer in der Rechnung falsch oder vergessen sie vorgeschriebene Rechnungsangaben, kann das den Kunden später viel Geld kosten. Entdeckt das Finanzamt dies, macht es den Vorsteuerabzug rückgängig.
• Außerdem gehören korrekte, nachvollziehbare Rechnungen zu den Anforderungen der GOBD – den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form“. Diese Verwaltungsanweisung des Finanzamts wird beispielsweise bei einer Betriebsprüfung wichtig. Eine korrekte und nachvollziehbare Rechnung zu schreiben als Freiberufler ist deshalb wichtig: Man vermeidet so, dass das Finanzamt aufgrund mangelhafter Belege die eigene Steuerlast oder die des Kunden schätzt. 

Als Freiberufler eine korrekte Rechnung zu schreiben, ist nicht schwer. Dennoch sollten Selbstständige diese Aufgabe nicht auf die leichte Schulter nehmen.

Pflichtangaben beim Rechnung stellen als Freiberufler

Welche Angaben eine Rechnung enthalten soll, gibt das Umsatzsteuergesetz vor (§ 14 Abs. 4 UStG). Die folgende Liste gilt für Rechnungen ab einem Bruttobetrag von 250 Euro. Für sogenannte Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro ist nur ein Teil der folgenden Rechnungsangaben erforderlich, dazu weiter unten mehr.

Sinnvolle Zusatz-Angaben auf einer Freelancer-Rechnung

• Nicht verpflichtend ist, dass Freelancer ihre Rechnung auch als „Rechnung“ betiteln. Dies ist jedoch üblich und sinnvoll, um Missverständnisse zu vermeiden. In manchen Fällen stellt der Kunde das Rechnungsdokument aus, dann muss es explizit mit „Gutschrift“ überschrieben werden.
• Ein Zahlungsziel („zahlbar bis“) und Zahlungsbedingungen (z. B. „2 % Skonto bei Barzahlung innerhalb von 10 Tagen“) sind ebenfalls sinnvoll und motivieren die Rechnungsempfänger zur raschen Zahlung
• Vergessen Sie nicht, die Bankverbindung mit Kontonummer anzugeben, ggf. auch andere Zahlungsmöglichkeiten wie z.B. ein PayPal-Konto etc.

Bis 250 Euro: eine Kleinbetrags-Rechnung schreiben als Freiberufler

Eine Ausnahme von den Pflichtangaben gilt für „Rechnungen über Kleinbeträge“ mit einem Brutto-Rechnungsbetrag von maximal 250 Euro. Dann beschränkt die Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung die Rechnungspflichtangaben (§ 33 UStDV) darauf:

• Name und Anschrift des „leistenden Unternehmers“ (d. h. des Selbstständigen, Freiberuflers oder Freelancers, der die Rechnung ausstellt)
• Rechnungsdatum
• Art und Menge oder Anzahl der gelieferten Produkte oder der Dienstleistung 
• Nettopreis, Umsatzsteuersatz, Bruttopreis
• Bei Steuerbefreiung Hinweis darauf, warum keine Umsatzsteuer anfällt

Diese Erleichterung gelten nicht bei Fernverkauf, innergemeinschaftlichen Lieferungen und bei Umkehrung der Steuerschuldnerschaft (reverse charge).

Rechnungsnummer: auch Freiberufler, Freelancer und Einzelselbstständige müssen fortlaufende Rechnungsnummern verwenden

Bei der Rechnungsstellung als Freiberufler ist jeweils eine eindeutige und fortlaufende Rechnungsnummer anzugeben. Die Form der Rechnungsnummer ist nicht vorgeschrieben. Eine einfache Nummer ist ebenso möglich wie eine Kombination aus Zahlen und Buchstaben, in der z.B. das Datum, eine Kundennummer o.ä. enthalten ist.

Entscheidend ist nur, dass jede Rechnung eine eigene Nummer bekommt, die kein weiteres Mal vergeben wird. Außerdem müssen beim Vergeben von Rechnungsnummern auch Freiberufler darauf achten, dass eine später ausgestellte Rechnung eine höhere Nummer erhält. Die Reihenfolge der Rechnungserstellung sollte erkennbar sein, die Rechnung Nr. 2024_Aug_0031 sollte vor der Rechnung Nr. 2024_Aug_0033 kommen. Eine lückenlose Rechnungsnummernfolge ist dagegen nicht vorgeschrieben. Entscheidend sind die einmalige Vergabe und die nachvollziehbare Zuordnung.

Die E-Rechnung kommt ab 2025

Wie schreibt man als Freiberufler eine Rechnung? Ab 2025 lautet die Antwort: elektronisch als strukturierte E-Rechnung. Derzeit können Rechnungen noch auf Papier und per Post zugeschickt werden, und wenn der Adressat einverstanden ist, digital übermittelt werden, zum Beispiel als PDF-Datei. Diese Rechtslage ändert sich ab dem Jahr 2025. Dann wird die Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format neuer Standard. Zugelassen sind XML-basierte Dateiformate wie die Formate XRechnung und ZUGFeRD. Alle anderen Rechnungsformate wie Papierrechnungen, PDF-Rechnungen oder Rechnungen in Form von Word- oder Excel-Dateien zählen dann als „sonstige Rechnung“. Sonstige Rechnungen sind ab 2025 nur noch unter bestimmten Voraussetzungen beziehungsweise für eine bestimmte Übergangsfrist zulässig:

• Rechnungen an Privatkunden beziehungsweise Verbraucher sind von der E-Rechnungspflicht ausgenommen.
• Ausgenommen sind außerdem Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro sowie Fahrausweise.
• Solange der Rechnungsadressat einverstanden ist, dürfen für eine Übergangsfrist bis Ende 2026 weiterhin „sonstige Formate“ genutzt werden, also etwa Papier- oder PDF-Rechnungen.
• Diese Übergangsfrist gilt sogar bis Ende 2027, wenn der Vorjahresumsatz maximal 800.000 Euro betrug. Damit gilt für die meisten Freelancer: die Rechnung im XML-Format wird erst ab 2028 verpflichtend. Allerdings müssen die Kunden einverstanden sein.
• Unternehmen, die EDI-Formate nutzen, dürfen dies bei Rechnungen mit Zustimmung des Adressaten ebenfalls noch bis Ende 2027 tun.

In jedem Fall müssen Freelancer und andere Selbstständige ab 2025 auf elektronische Eingangsrechnungen im XML-Format eingestellt sein.

Rechnungs-Vorlage oder Rechnungs-Software nutzen?

Genügt für die Rechnung eines Freiberufler eine Vorlage im Word-, Excel- oder PDF-Format? Wer nur wenige Rechnungen schreibt, kann im Moment noch eine solche Muster-Rechnung benutzen und jeweils von Hand anpassen. Für die PDF- oder Papier-Rechnung von Freiberuflern eine Vorlage zu finden, ist nicht weiter schwierig. Es gibt sie zahlreich im Internet, oft sogar kostenlos.

Allerdings schließt sich das Zeitfenster für solche einfachen Lösungen bald. Ab dem Jahr 2025 müssen Freelancer eine Rechnung im XML-Format akzeptieren. Außerdem sollte man dann auch in der Lage sein, eine strukturierte elektronische Rechnung zu erstellen. Wer nicht gerade Programmierprofi ist, wird dazu auf eines der etablierten Rechnungsverwaltungs-Programme bzw. eine gängige Buchhaltungssoftware zurückgreifen müssen. Bei diesen Programmen ist die Möglichkeit, elektronische Rechnungen zu stellen meist schon jetzt implementiert. Natürlich können diese Anwendungen die XML-Rechnungsformate für Menschen lesbar darstellen.

Ein weiterer Vorteil: die Rechnungsvorlagen, die diese Programme enthalten, sind einerseits gut an den eigenen Bedarf oder an eigene Wünsche anpassbar. Auf der anderen Seite enthalten sie Felder für alle Pflichtbestandteile in der Rechnung oder füllen diese gleich selbst aus. Zum Beispiel hat man damit stets eine korrekte einmalige Rechnungsnummer.

Sonderfälle: Für bestimmte Rechnungen gelten besondere Vorschriften

Eine Rechnung erstellen als Freiberufler – diese Thematik ist leider eng mit steuerrechtlichen Fragen verknüpft. Deshalb gibt es eine ganze Reihe von Sonderfällen und Ausnahmen, die besondere Anforderungen an die Rechnungen von Freiberuflern mit sich bringen.

• Ein Beispiel sind Rechnungen ins Ausland. Bei einer Rechnung in ein anderes EU-Land muss auch die USt-IdNr. des Empfängers angegeben werden. In vielen Fällen gilt dabei die Umkehrung der Steuerschuldnerschaft, so dass die Rechnung ohne Umsatzsteuer, aber mit einem entsprechenden Hinweis geschrieben werden muss. Entscheidend ist, ob der Rechnungsadressat Verbraucher ist und wo der Ort der Leistung liegt. Die Antwort auf diese Fragen kann im Einzelfall sehr kompliziert sein. Rechnungen in Länder außerhalb der EU werden grundsätzlich ohne Umsatzsteuer erstellt. 
• Rechnungen an öffentliche Auftraggeber sind ein weiterer Sonderfall. Wenn Sie einer öffentlich-rechtlichen Körperschaft eine Rechnung stellen, auch als Freiberufler, müssen Sie bereits jetzt eine E-Rechnung verfassen.
• Wenn Sie fortlaufende Dienstleistungen erbringen oder Waren liefern, können Sie eine Dauerrechnung beziehungsweise eine wiederkehrende Rechnung erstellen. Typische Beispiele sind Vermietungen, Support oder Training. Dabei werden oft Leistungszeiträume statt einem Leistungsdatum angegeben. Als Leistungszeitraum ist die Angabe eines Monats als Rechnungsangabe akzeptabel.

Wer im Rahmen einer freiberuflichen Tätigkeit eine Rechnung stellen möchte und dabei Fehler macht, kann damit bei sich selbst und beim Kunden Steuernachzahlungen auslösen. Bei Fragen helfen die Steuerberaterin oder der Steuerberater. Sie wissen zum Beispiel ob Freiberufler eine Rechnung mit Umsatzsteuer stellen müssen oder ohne. Mit ihrer Hilfe wird das Schreiben von Rechnungen als Freiberufler zum Kinderspiel.